Termo de intimação fiscal: como responder

Na dúvida sobre termo de intimação fiscal como responder, comece pelo próprio termo: ele diz o que o fiscal quer e o prazo marcado, e a resposta deve atender exatamente esses itens, com documentos que provem cada ponto. Deixar de atender no prazo pode aumentar a multa de ofício pela metade (Lei 9.430/1996, art. 44, § 2º), por isso o prazo é a primeira coisa a anotar.

O que é o termo de intimação e por que ele muda o jogo

O termo de intimação é o documento em que a fiscalização pede esclarecimentos, livros, arquivos ou comprovantes. Pelo Decreto 70.235/1972, art. 7º, o procedimento fiscal começa com o primeiro ato de ofício escrito, praticado por servidor competente e cientificado ao contribuinte.

Esse início tem dois efeitos práticos:

Fim da espontaneidade: o § 1º do art. 7º diz que o início do procedimento exclui a espontaneidade do contribuinte quanto aos atos anteriores. O CTN, art. 138, parágrafo único, confirma: não há denúncia espontânea depois de iniciado procedimento ligado à infração.
Prazo do procedimento: pelo § 2º do art. 7º, na redação da LC 227/2026, esses atos valem por 90 dias, prorrogáveis sucessivamente por igual período com qualquer ato escrito que indique o prosseguimento.

Em outras palavras: depois do termo, pagar o atraso não afasta a multa como antes. A estratégia passa a ser responder bem.

Como a intimação chega

O art. 23 do Decreto 70.235/1972 prevê três formas de intimação: pessoal, por via postal ou outro meio com prova de recebimento no domicílio tributário, e por meio eletrônico, com envio ao domicílio tributário do contribuinte. Se os meios fracassarem, cabe edital.

Para a empresa, isso quer dizer que uma mensagem eletrônica da Receita pode valer tanto quanto uma carta. Quem não lê as mensagens do e-CAC pode ter o prazo correndo sem saber. O que costuma gerar intimação está em O que gera notificação da Receita Federal para empresa: checklist de riscos.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero meu Diagnóstico WJR

Termo de intimação fiscal como responder, passo a passo

1. Anote o prazo e o canal

O prazo de resposta é o que está marcado no termo. Anote a data de ciência, conte o prazo e marque no calendário com folga. Confira também por qual canal a resposta deve ser enviada, porque protocolar no lugar errado equivale a não responder.

Se o volume de documentos não cabe no prazo, peça prorrogação por escrito, antes do vencimento, explicando o motivo. A decisão é do fiscal, então não conte com ela.

2. Leia cada item e faça uma lista

Copie os itens do termo numa lista numerada. Para cada um, anote o documento que responde, quem tem esse documento e o que falta. Essa lista vira o índice da resposta.

3. Responda só o que foi pedido

Entregue exatamente o que o termo pede. Documento a mais, sem explicação, abre outras frentes. Documento a menos gera nova intimação ou presunção contra a empresa.

4. Explique a origem dos valores

Muitos termos pedem a origem de depósitos bancários. A Lei 9.430/1996, art. 42, trata como omissão de receita os créditos em conta cuja origem o titular, regularmente intimado, não comprova com documento hábil e idôneo. Contrato, nota fiscal, extrato do marketplace e comprovante de empréstimo são exemplos de prova. O tema tem guia próprio em Depósitos bancários sem origem comprovada na empresa: o risco e como se defender.

5. Organize a resposta como um processo

Monte uma carta de resposta com a identificação da empresa, o número do termo e, item por item, o que está sendo entregue. Anexe os documentos com nome que remeta ao item: "Item 3, contratos de 2025.pdf".

6. Protocole e guarde o comprovante

Depois do envio, salve o recibo de protocolo com data e hora. É a prova de que a empresa atendeu no prazo.

O que acontece se não responder

A Lei 9.430/1996, art. 44, § 2º, aumenta pela metade os percentuais da multa de ofício quando o contribuinte não atende, no prazo marcado, a intimação para prestar esclarecimentos, apresentar arquivos e sistemas ou apresentar documentação técnica. A multa básica de lançamento de ofício é de 75% (art. 44, I).

Além da multa maior, a falta de resposta deixa o fiscal trabalhar só com os dados que já tem, e isso costuma terminar em lançamento por presunção. Como reduzir a multa de ofício está em Multa de ofício de 75 por cento como reduzir: prazos e percentuais da lei.

Depois da resposta

A fiscalização pode encerrar sem lançamento, pedir mais documentos ou lavrar auto de infração. Se houver auto, abre-se o prazo de impugnação de 20 dias úteis, contado da intimação da exigência (Decreto 70.235/1972, art. 15, na redação da LC 227/2026). O caminho da defesa está em Auto de infração da Receita Federal como recorrer: prazos e etapas.

O que a fiscalização costuma pedir e em quanto tempo está em Fiscalização na empresa prazo e documentos que pedem: checklist. Uma visão geral da malha da PJ está em Malha fiscal PJ: o que a Receita cruza na empresa e como sair dela.

Erros que pioram a situação

Deixar o termo na caixa postal sem abrir.
Responder no último dia, sem tempo de conferir.
Mandar extratos sem explicar cada crédito.
Entregar planilha que não fecha com a contabilidade.
Mudar a versão dos fatos de uma resposta para outra.
Retificar declarações depois do termo achando que isso afasta a multa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Malha fiscal PJ: o que a Receita cruza na empresa e como sair dela.

Organizar documentos antes da fiscalização é parte de BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa. Outros guias estão em Guias.

Perguntas frequentes

Qual o prazo para responder um termo de intimação?+

O prazo é o marcado no próprio termo. Anote a data de ciência e conte a partir dela. Se precisar de mais tempo, peça prorrogação por escrito antes do vencimento.

Posso pagar o imposto atrasado depois de receber o termo e evitar a multa?+

Não com o benefício da denúncia espontânea. O CTN, art. 138, parágrafo único, e o Decreto 70.235/1972, art. 7º, § 1º, dizem que o início do procedimento exclui a espontaneidade.

Intimação pelo e-CAC vale como intimação oficial?+

Sim. O Decreto 70.235/1972, art. 23, III, prevê a intimação por meio eletrônico com envio ao domicílio tributário do contribuinte. Por isso as mensagens eletrônicas da Receita precisam ser lidas com frequência.

Responder o termo é a mesma coisa que impugnar?+

Não. A resposta ao termo acontece durante a fiscalização. A impugnação vem depois, se houver auto de infração, no prazo de 20 dias úteis do art. 15 do Decreto 70.235/1972.

O que acontece se eu ignorar a intimação?+

A multa de ofício pode ser aumentada pela metade (Lei 9.430/1996, art. 44, § 2º), e o fiscal pode lançar o imposto com base só nas informações que já tem.

Termo de intimação fiscal como responder: passo a passo para a empresa