Notas emitidas e faturamento declarado não batem

Quem pesquisa notas emitidas e faturamento declarado não batem malha precisa saber que a diferença costuma levar à malha fiscal, porque as notas ficam registradas no Fisco e a declaração mensal vale como confissão do que a empresa deve. A boa notícia é que a diferença pode ser corrigida pela própria empresa antes de qualquer intimação, com custo bem menor.

Por que a Receita percebe a diferença

Toda nota eletrônica emitida fica na base do Fisco. No Simples Nacional, o faturamento do mês é informado no sistema de cálculo do DAS, o PGDAS-D. A LC 123/2006, art. 18, § 15-A, I, diz que essas informações têm caráter declaratório e constituem confissão de dívida.

Com as duas pontas registradas, o cruzamento é automático. Se a soma das notas do mês é maior que a receita declarada, a diferença aparece. O funcionamento do PGDAS-D está em PGDAS-D: o que é e como declarar o Simples todo mês.

Notas emitidas e faturamento declarado não batem malha: as causas mais comuns

Nem toda diferença é sonegação. A maioria vem de rotina mal amarrada entre quem emite a nota e quem fecha o imposto:

Nota cancelada no sistema da empresa, mas não cancelada no Fisco, ou cancelada fora do prazo.
Nota emitida em um mês e declarada em outro, sem uma regra clara de competência ou de caixa.
Remessas, bonificações e devoluções somadas como se fossem venda.
Notas de serviço emitidas no portal da prefeitura e esquecidas no fechamento.
Filial ou segundo CNPJ com notas que não entraram na apuração.
Venda feita por marketplace com nota emitida por integrador, fora do controle do financeiro.

O cancelamento correto da nota tem prazo próprio, explicado em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

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Competência ou caixa: o erro que parece divergência

A LC 123/2006, art. 18, § 3º, permite que a empresa do Simples pague pela receita recebida no mês, em vez da receita emitida, por opção irretratável para o ano todo. Quem optou pelo caixa declara o que recebeu, e as notas do mês não precisam bater com o declarado do mesmo mês.

Mesmo assim, a diferença precisa fechar ao longo do tempo. Um controle de contas a receber por nota mostra que cada nota emitida foi declarada no mês em que o dinheiro entrou.

O que acontece se a diferença for cobrada pelo Fisco

Se a Receita lança de ofício o imposto da receita omitida, a multa padrão é de 75% sobre o imposto não pago ou não declarado, pela Lei 9.430/1996, art. 44, I. A LC 123/2006, art. 35, aplica ao Simples as mesmas regras de juros e multas do imposto de renda.

Há casos de multa maior e há reduções previstas em lei, tratadas em Multa de ofício de 75 por cento como reduzir: prazos e percentuais da lei. O quadro geral da malha da empresa está em Malha fiscal PJ: o que a Receita cruza na empresa e como sair dela.

Como corrigir antes de qualquer intimação

O Código Tributário Nacional, art. 138, na redação da LC 236/2026, exclui a responsabilidade, inclusive a multa de mora, pela denúncia espontânea acompanhada do pagamento do tributo e dos juros. O parágrafo único do artigo tira esse benefício depois do início de qualquer procedimento de fiscalização.

Na prática, a correção segue uma ordem simples:

Levantar todas as notas do período no Fisco, e não só no sistema interno.
Separar o que é venda do que é remessa, devolução ou nota cancelada.
Retificar o PGDAS-D de cada mês com diferença.
Pagar a diferença do DAS com juros, no mesmo movimento.
Guardar a memória de cálculo de cada ajuste.

O passo a passo da retificação está em PGDAS-D com erro de valor como retificar: passo a passo e limites. A divergência vista pelo lado do PGDAS-D, mês a mês, tem guia próprio em Divergência entre PGDAS-D e notas emitidas como corrigir antes da malha.

E a declaração anual?

A DEFIS também vale como confissão de dívida, pela LC 123/2006, art. 25, § 1º. Se o mensal foi corrigido, o anual precisa refletir os mesmos números.

Como evitar que aconteça de novo

O ponto central é um fechamento mensal com conferência de notas contra o declarado, antes de gerar o DAS. Quem emite muito volume ganha com um emissor integrado ao fechamento e com uma rotina em que o contador recebe o relatório completo das notas. O enquadramento no regime certo e a rotina do Simples estão em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outros guias sobre malha fiscal estão em Guias.

Perguntas frequentes

Declarei menos do que as notas emitidas. Já estou na malha?+

Não necessariamente. Enquanto não houver intimação ou início de fiscalização, a empresa pode retificar e pagar a diferença com juros, usando a denúncia espontânea do art. 138 do CTN.

Declarei mais do que as notas emitidas. Também é problema?+

Pode ser receita sem nota, o que gera outro tipo de risco, ou um erro que fez a empresa pagar imposto a mais. Nos dois casos, a conferência mostra se cabe corrigir a nota, a declaração ou pedir de volta o que foi pago a mais.

Nota cancelada conta como faturamento?+

Nota cancelada corretamente, dentro do prazo e no Fisco, não é receita. O problema aparece quando o cancelamento só foi feito no sistema interno da empresa.

O regime de caixa explica a diferença?+

Explica a diferença dentro do mês, para quem optou pela receita recebida. Ao longo do tempo, toda nota recebida precisa aparecer na declaração do mês do recebimento.

Quanto custa a multa se a Receita achar antes de mim?+

A multa de ofício padrão é de 75% do imposto não declarado, mais juros, pela Lei 9.430/1996. Corrigir antes da intimação evita essa multa.

Notas emitidas e faturamento declarado não batem malha: riscos e como corrigir