A resposta para livros fiscais e contábeis obrigatórios da empresa quais são, em resumo: toda sociedade empresária precisa de contabilidade com o livro Diário e o balanço anual (Código Civil, arts. 1.179 e 1.180), e a lista cresce conforme o regime e a atividade. Somam-se o livro-caixa no Simples, o Registro de Inventário no Lucro Presumido, as escriturações digitais ECD e ECF e o registro de empregados para quem tem funcionário.
Livros fiscais e contábeis obrigatórios da empresa quais são pelo Código Civil
O Código Civil manda o empresário e a sociedade empresária seguir um sistema de contabilidade, com escrituração uniforme dos livros, em correspondência com os documentos, e levantar todo ano o balanço patrimonial e o de resultado econômico (art. 1.179).
Além dos livros exigidos por outras leis, o Diário é indispensável e pode ser substituído por fichas na escrituração mecanizada ou eletrônica (art. 1.180). O Diário e o Razão estão explicados em Livro diário e razão: o que cada um registra e por quanto tempo guardar.
A dispensa vale para o pequeno empresário (art. 1.179, § 2º), que a LC 123/2006 define como o empresário individual caracterizado como microempresa com receita até o limite do MEI (art. 68). Ou seja, o MEI fica dispensado; as demais empresas, não.
No Simples Nacional
A empresa do Simples não fica livre da contabilidade. A LC 123/2006 obriga a ME e a EPP do Simples a emitir documento fiscal, guardar os documentos que fundamentaram a apuração enquanto não terminar o prazo decadencial (art. 26, I e II) e manter livro-caixa com a movimentação financeira e bancária (art. 26, § 2º).
A lei permite contabilidade simplificada, conforme regulamentação do Comitê Gestor (art. 27). Pela Receita, optantes do Simples não entregam a ECD nem a ECF, mas a escrituração continua sendo a base para comprovar o lucro distribuído.
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No Lucro Presumido
A Lei 8.981/1995, art. 45, exige da empresa do Lucro Presumido:
- escrituração contábil nos termos da legislação comercial (inciso I);
- Livro Registro de Inventário, com os estoques do fim do ano (inciso II);
- guarda dos livros obrigatórios pela legislação fiscal e dos documentos enquanto não decorrido o prazo decadencial (inciso III).
O parágrafo único dispensa a escrituração do inciso I para quem mantiver livro-caixa com toda a movimentação financeira, inclusive bancária. Quem quer distribuir lucro acima da presunção, porém, precisa da contabilidade completa; veja Distribuir lucro acima da presunção exige escrituração contábil?.
Escriturações digitais: ECD e ECF
Os livros contábeis são entregues em formato digital. Segundo a Receita Federal:
- ECD: obrigatória para as pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração contábil pela legislação comercial, com exceções como optantes do Simples, inativas e o Lucro Presumido que mantém livro-caixa.
- ECF: obrigatória para as pessoas jurídicas do Lucro Real, Presumido ou Arbitrado, exceto, entre outras, as optantes do Simples e as que não tiveram nenhuma atividade no ano.
Os detalhes estão em ECD, a Escrituração Contábil Digital: quem é obrigado, prazo e multa e ECF, a Escrituração Contábil Fiscal: quem entrega, prazo, blocos e multa.
Livros fiscais de ICMS, IPI e ISS
Quem vende mercadoria, industrializa ou presta serviço tem também os registros fiscais de entradas, saídas e apuração dos impostos, conforme a legislação de cada imposto e do Estado ou município. Contribuintes de ICMS e IPI fazem isso em escrituração fiscal digital; veja SPED Fiscal e o livro de saídas: quem entrega a EFD e o que a nota alimenta.
Registro de empregados
Quem tem funcionário deve registrá-lo. A CLT diz que o registro é obrigatório em todas as atividades e pode ser feito em livro, ficha ou sistema eletrônico (art. 41).
Por que manter os livros em dia
Livro atrasado não é só multa. Sem escrituração, a empresa não prova o lucro distribuído aos sócios, não apresenta balanço ao banco ou em licitação e fica sem defesa numa fiscalização. Quando o balanço é exigido de pequenas empresas está em Quando o balanço patrimonial é exigido de pequenas empresas.
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Perguntas frequentes
O MEI precisa de livro Diário?+
Não. O Código Civil dispensa o pequeno empresário, e a LC 123/2006 define como tal o empresário individual com receita até o limite do MEI. O MEI guarda as notas e o relatório de receitas.
Empresa do Simples pode ter só o livro-caixa?+
O livro-caixa é exigido pela LC 123/2006, mas o Código Civil continua mandando a sociedade empresária manter contabilidade e balanço anual. A contabilidade simplificada é permitida, não a ausência de contabilidade.
Os livros precisam ser impressos?+
Não necessariamente. O Diário pode ser substituído por fichas na escrituração eletrônica, e a ECD entrega a contabilidade em formato digital à Receita.
Por quanto tempo guardar livros e documentos?+
Enquanto não terminar o prazo decadencial e não prescreverem as ações relacionadas, como dizem a LC 123/2006, art. 26, e a Lei 8.981/1995, art. 45. Documentos trabalhistas e previdenciários podem ter prazos próprios.
Empresa inativa precisa manter livros?+
A inativa fica fora da ECD, segundo a Receita, e a ECF não é exigida de quem não teve nenhuma atividade no ano. Os registros e documentos do período em que houve atividade continuam guardados.
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Fontes: Planalto, Código Civil (Lei 10.406/2002) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm; Planalto, Lei Complementar 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Planalto, Lei 8.981/1995 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8981.htm; Receita Federal, Perguntas frequentes da ECD https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/sped/ecd; Receita Federal, Perguntas frequentes da ECF https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/sped/ecf; Planalto, CLT https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
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