ECD: quem entrega, prazo em junho e multa por atraso

A ECD, Escrituração Contábil Digital, é o arquivo com a contabilidade da empresa (Diário, Razão, Balancetes Diários e Balanços) que vai para o Sped da Receita Federal até o último dia útil de junho do ano seguinte. Entrega quem escritura pela lei comercial, inclusive entidades imunes e isentas, e ficam de fora o Simples Nacional sem investidor, as inativas, os órgãos públicos e alguns casos do Lucro Presumido.

Para o dono de uma empresa do Presumido ou do Real, a ECD é a prova oficial de que a contabilidade existe. É ela que acompanha uma distribuição de lucro acima da presunção, que alimenta parte da ECF e que um banco ou um comprador podem pedir quando quiserem ver os números da empresa.

O que vai dentro da ECD

Pela IN RFB 2.003/2021, art. 2º, a ECD compreende a versão digital de três conjuntos de livros:

o Diário e seus auxiliares, se houver;
o Razão e seus auxiliares, se houver;
os Balancetes Diários e Balanços, e as fichas de lançamento que os comprovam.

O arquivo é assinado com certificado digital ICP-Brasil e transmitido ao Sped. O recibo de entrega vale como autenticação dos livros, sem passar pela Junta Comercial (art. 6º). O que cada livro registra está em Livro diário e razão: o que cada um registra e por quanto tempo guardar.

Quem é obrigado a entregar a ECD

A regra geral está no art. 3º da IN 2.003: entregam a ECD as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial. Na prática, entram nessa regra:

toda empresa do Lucro Real, como lista o manual da ECD;
a empresa do Lucro Presumido que não se encaixa na dispensa descrita mais abaixo;
as imunes e isentas cujos ingressos somem R$ 4.800.000,00 ou mais no ano;
a ME ou EPP que recebeu aporte de investidor-anjo (LC 123, arts. 61-A a 61-D), mesmo no Simples (art. 3º, §2º).

Sociedades em Conta de Participação (SCP) e Empresas Simples de Crédito (ESC) entregam a ECD em livro próprio (§5º). O investidor-anjo no Simples está em Investidor-anjo no Simples Nacional: como funciona o aporte e o que muda na empresa.

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Quem está dispensado da ECD

O §1º do art. 3º lista seis dispensas:

as optantes pelo Simples Nacional;
os órgãos públicos, as autarquias e as fundações públicas;
as pessoas jurídicas inativas;
as imunes e isentas com ingressos abaixo de R$ 4.800.000,00 no ano;
as do Lucro Presumido que mantêm o livro Caixa (Lei 8.981/1995, art. 45, parágrafo único);
a Itaipu Binacional.

Dispensa da ECD não é dispensa de contabilidade. O Código Civil continua exigindo a escrituração (art. 1.179), e a própria IN permite que quem não é obrigado entregue a ECD de forma facultativa, inclusive para cumprir o Código Civil (§6º). Quem entrega por opção não paga multa por atraso (art. 11, parágrafo único).

ECD no Lucro Presumido: as duas condições da dispensa

É no Presumido que a regra mais confunde. A empresa só fica dispensada da ECD se cumprir as duas condições juntas:

mantém o livro Caixa na forma da Lei 8.981/1995, art. 45, parágrafo único (art. 3º, §1º, V);
não distribui lucro sem IRRF acima da base de cálculo do imposto de renda menos os impostos e contribuições do período (art. 3º, §3º).

Falhou uma das duas, a ECD passa a ser obrigatória. O caso mais comum é o do sócio que quer retirar o lucro real da empresa, maior do que a presunção: para isso a empresa precisa de contabilidade completa, e quem tem contabilidade completa para esse fim entrega a ECD. A conta do limite isento está em Distribuição de lucros no Lucro Presumido: quanto sai sem imposto e quando precisa de contabilidade, e a diferença entre livro Caixa e escrituração em Livro caixa no Simples Nacional ou escrituração contábil: o que cada um resolve.

Prazo da ECD: último dia útil de junho

A ECD vai ao Sped até o último dia útil de junho do ano seguinte ao da escrituração (IN 2.003, art. 5º, na redação da IN RFB 2.142/2023). A ECD do ano-calendário 2025 venceu em 30/06/2026, e a de 2026 vence no último dia útil de junho de 2027.

Quando a empresa passa por extinção, cisão, fusão ou incorporação, o prazo muda (art. 5º, §3º):

| data do evento | prazo |

|---|---|

| de janeiro a maio | último dia útil de junho do mesmo ano |

| de junho a dezembro | último dia útil do mês seguinte ao do evento |

A ECF, a declaração anual do IRPJ e da CSLL que recupera saldos da contabilidade, vence depois, no último dia útil de julho. Ela está em ECF, a Escrituração Contábil Fiscal: quem entrega, prazo, blocos e multa.

Substituição e multa da ECD

A ECD entregue não se corrige à vontade. A substituição só cabe quando há erro que não pode ser corrigido por lançamento extemporâneo, nos termos da ITG 2000 (R1), itens 31 a 36, e exige um Termo de Verificação. O limite é o fim do prazo de entrega da ECD do ano seguinte (art. 8º, §4º).

A multa por atraso vem da Lei 8.218/1991, art. 12, citada pela IN 2.003 (art. 11): 0,02% por dia de atraso sobre a receita bruta do período da escrituração, limitada a 1% dessa receita (inciso III). O mesmo artigo reduz a multa à metade quando a entrega acontece antes de qualquer procedimento de ofício, e a 75% quando ocorre no prazo fixado em intimação (parágrafo único).

Um exemplo com números hipotéticos, pela regra do inciso III. Empresa com receita bruta de R$ 2.000.000,00 no ano:

| atraso | multa (0,02% ao dia) |

|---|---|

| 10 dias | R$ 4.000,00 |

| 30 dias | R$ 12.000,00 |

| 50 dias ou mais | R$ 20.000,00 (teto de 1%) |

A conta é antes das reduções do parágrafo único. Com 50 dias, a multa já bate no teto de 1%.

Como a WJR cuida da ECD

A WJR atende todos os regimes tributários, inclusive o Lucro Presumido e o Lucro Real. Quando o sócio precisa distribuir lucro acima da base presumida, a escrituração contábil que dá esse lastro, e que leva à ECD, é entregue pela WJR se está no escopo; se não está, é contratada à parte.

O acompanhamento é feito pelo grupo de WhatsApp da empresa com o time especializado, além de e-mail e portal do cliente, presencial ou online. Se você quer saber se a sua empresa está obrigada, o Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. A história do escritório está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995, e os outros temas de demonstrações em Demonstrativos contábeis: o guia para entender balanço, DRE e companhia.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples Nacional entrega ECD?+

Não, salvo a ME ou EPP que recebeu aporte de investidor-anjo, que passa a ser obrigada (IN RFB 2.003/2021, art. 3º, §1º, I, e §2º).

Qual é o prazo da ECD?+

O último dia útil de junho do ano seguinte ao da escrituração (IN RFB 2.003/2021, art. 5º, na redação da IN RFB 2.142/2023).

Empresa inativa precisa entregar a ECD?+

Não. A pessoa jurídica inativa está entre as dispensas do art. 3º, §1º, III, da IN RFB 2.003/2021.

Empresa do Lucro Presumido com livro Caixa precisa entregar a ECD?+

Não, desde que não distribua lucro sem IRRF acima da base de cálculo do imposto menos os tributos do período; se distribuir, fica obrigada (IN RFB 2.003/2021, art. 3º, §1º, V, e §3º).

Quem entrega a ECD sem ser obrigado paga multa por atraso?+

Não. A entrega facultativa não sofre a multa do art. 12 da Lei 8.218/1991 (IN RFB 2.003/2021, art. 11, parágrafo único).

Dá para substituir uma ECD já entregue?+

Sim, mas só com erro que não pode ser corrigido por lançamento extemporâneo, com Termo de Verificação, até o fim do prazo da ECD do ano seguinte (IN RFB 2.003/2021, art. 8º, §4º). Para ver como a WJR trabalha com a escrituração e as demonstrações da empresa, acesse Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

ECD, a Escrituração Contábil Digital: quem é obrigado, prazo e multa