Livro diário e razão: o que são e quem precisa ter

O livro Diário e o Razão são os dois livros centrais da contabilidade: o Diário registra todas as operações da empresa, dia a dia e em ordem de data, e o Razão reúne esses mesmos lançamentos separados por conta. O Diário é indispensável pelo Código Civil (art. 1.180), o Razão é exigência da lei fiscal, e hoje os dois são entregues juntos, em arquivo digital, na ECD.

Este texto é para o dono que ouviu do contador que "o Diário foi transmitido" ou que "o Razão da conta não fecha" e não sabe o que isso quer dizer. Entender os dois livros ajuda a conferir a contabilidade da própria empresa, a saber o que guardar e a responder quando um banco, um sócio ou o fisco pede para ver os registros.

O que é o livro Diário e por que ele é obrigatório

O Código Civil manda o empresário e a sociedade empresária seguir um sistema de contabilidade, com escrituração uniforme dos livros e balanço anual (art. 1.179). O número e a espécie dos livros ficam a critério da empresa, com uma exceção: o Diário (§1º). O art. 1.180 diz que ele é indispensável e que pode ser substituído por fichas quando a escrituração é mecanizada ou eletrônica.

O que vai no Diário também está na lei. Pelo art. 1.184, são lançadas "dia a dia" todas as operações relativas à empresa, com clareza e com a indicação do documento que comprova cada uma. A escrituração pode ser resumida por períodos de até 30 dias, desde que existam livros auxiliares com o detalhe (§1º).

Outras regras do Código Civil completam o quadro:

a escrituração fica sob responsabilidade de contabilista legalmente habilitado (art. 1.182);
é feita em idioma e moeda nacionais, em forma contábil e em ordem cronológica (art. 1.183);
o balanço patrimonial e o de resultado são lançados no próprio Diário, assinados pelo contador e pelo empresário (art. 1.184, §2º).

Quem assina e o que o balanço mostra estão em Balanço patrimonial: o que é, o que cada grupo mostra e quem assina.

Como fica um lançamento no Diário

Um exemplo com números hipotéticos. No dia 10, a empresa vende R$ 5.000,00 em serviço para receber em 30 dias. No Diário, aparece uma linha com a data, a descrição da operação, o número da nota fiscal e as duas contas movimentadas: "clientes a receber" aumenta e "receita de serviços" aumenta, no mesmo valor.

No dia 9 do mês seguinte, o cliente paga. Novo lançamento: "banco" aumenta e "clientes a receber" diminui. O Diário conta a história da empresa na ordem em que ela aconteceu, uma operação atrás da outra, sempre com o documento que comprova o fato.

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O que é o Razão e para que ele serve

O Razão é o mesmo conteúdo do Diário, organizado de outro jeito. Em vez da ordem das datas, ele junta todos os lançamentos de cada conta, com o saldo depois de cada movimento. É no Razão da conta "banco" que o contador confere se o saldo bate com o extrato.

O Código Civil não nomeia o Razão. A exigência vem da lei fiscal: a Lei 8.218/1991, art. 14, pede o livro Razão ou as fichas que resumem e totalizam, por conta ou subconta, os lançamentos do Diário. A IN RFB 2.003/2021, art. 9º, II, considera essa obrigação cumprida por quem entrega a ECD.

| | Diário | Razão |

|---|---|---|

| Organização | por data, operação a operação | por conta, com saldo |

| Base legal | Código Civil, arts. 1.180 e 1.184 | Lei 8.218/1991, art. 14 |

| Pergunta que responde | o que aconteceu naquele dia? | quanto entrou e saiu daquela conta? |

| Na ECD | vai no arquivo | vai no arquivo |

Para o dono, o Razão é o relatório mais útil quando uma conta parece estranha: retiradas dos sócios, despesas com veículo, um fornecedor que não fecha. Pedir o Razão daquela conta mostra, linha a linha, de onde veio o saldo. Os relatórios que vale combinar com o contador estão em Relatórios contábeis mensais: o que pedir ao contador e o que cada um mostra.

Livro Diário e Razão na ECD: o que mudou com o digital

Pela IN RFB 2.003/2021, art. 2º, a ECD compreende a versão digital do Diário e seus auxiliares, do Razão e seus auxiliares e dos Balancetes Diários e Balanços. O arquivo é assinado com certificado digital ICP-Brasil e transmitido ao Sped.

A autenticação também mudou. O Código Civil pede que os livros obrigatórios sejam autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis, a Junta Comercial (art. 1.181). Para quem entrega a ECD, o recibo de entrega emitido pelo Sped comprova a autenticação, "dispensada qualquer outra" (IN 2.003, art. 6º). Quem é obrigado à ECD, o prazo e a multa estão em ECD, a Escrituração Contábil Digital: quem é obrigado, prazo e multa.

O livro Balancetes Diários e Balanços substitui o Diário para quem escritura por fichas (CC arts. 1.185 e 1.186), e o que é um balancete está em Balancete: o que é, para que serve e o que conferir todo mês.

Não entregar a ECD não dispensa o Diário. A empresa do Simples Nacional, por exemplo, não transmite a ECD, mas continua obrigada a escriturar, e o CFC diz que a ITG 2000 (R1) vale para todas as entidades, de qualquer porte. O detalhe está em Contabilidade é obrigatória no Simples Nacional? O que a lei exige e o que ela facilita. Só o pequeno empresário do art. 970, que a LC 123 (art. 68) define como o empresário individual com receita até o limite do MEI, fica dispensado (CC art. 1.179, §2º).

Por quanto tempo guardar o livro Diário e o Razão

A lei não fixa um número de anos. O Código Civil manda conservar a escrituração, a correspondência e os papéis da empresa "enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados" (art. 1.194). O CTN diz o mesmo para os livros comerciais e fiscais e os comprovantes: ficam guardados até a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem (art. 195, parágrafo único).

Na prática, o prazo corre para cada fato registrado, e não para o livro como um todo. Um contrato de longo prazo, um parcelamento ou uma discussão com o fisco mantêm vivos os lançamentos daquele período. Por isso, a regra segura é guardar o arquivo da ECD, o recibo de entrega e os documentos que sustentam os lançamentos enquanto algum fato daquele ano puder ser questionado.

O fisco pode examinar a escrituração quando fiscaliza os impostos: as restrições ao exame dos livros não se aplicam às autoridades fazendárias (CC art. 1.193).

Como a WJR cuida da escrituração da empresa

A WJR atende todos os regimes tributários, do Simples ao Lucro Real, e acompanha cada cliente pelo grupo de WhatsApp da empresa com o time especializado, além de e-mail e portal do cliente, presencial ou online. Quando o sócio precisa distribuir lucro acima da base presumida, a escrituração contábil que dá esse lastro é entregue pela WJR se está no escopo; se não está, é contratada à parte.

Se você quer entender como estão os livros da sua empresa, o Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. A história do escritório, na Mooca desde 1995, está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995, e os outros temas de demonstrações em Demonstrativos contábeis: o guia para entender balanço, DRE e companhia.

Perguntas frequentes

Toda empresa precisa ter livro Diário?+

Sim, toda empresa que escritura pela lei comercial (CC arts. 1.179 e 1.180). A exceção é o pequeno empresário, o empresário individual com receita até o limite do MEI (CC art. 1.179, §2º; LC 123, art. 68).

O livro Razão é obrigatório pelo Código Civil?+

Não. Ele é exigência da lei fiscal (Lei 8.218/1991, art. 14), e quem entrega a ECD cumpre essa obrigação com o arquivo digital (IN RFB 2.003/2021, art. 9º, II).

Quem entrega a ECD precisa autenticar o Diário na Junta Comercial?+

Não. O recibo de entrega emitido pelo Sped comprova a autenticação, dispensada qualquer outra (IN RFB 2.003/2021, art. 6º).

O Diário pode ser feito por sistema, sem livro de papel?+

Sim. O Código Civil permite substituir o Diário por fichas na escrituração mecanizada ou eletrônica (art. 1.180).

A lei fixa um número de anos para guardar os livros?+

Não. A guarda vai até a prescrição ou a decadência dos atos registrados (CC art. 1.194) e, para fins tributários, até a prescrição dos créditos das operações (CTN art. 195, parágrafo único). Para saber como a WJR trabalha com a escrituração e as demonstrações da empresa, veja Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

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