SPED Fiscal: quem entrega e o que a nota fiscal alimenta

O SPED Fiscal é a Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI, a EFD ICMS/IPI: um arquivo digital em que a empresa informa ao fisco as notas que emitiu e recebeu e a apuração desses impostos. Ele substituiu o livro de saídas em papel, e quem entrega é o contribuinte do ICMS ou do IPI, com a empresa do Simples Nacional dispensada na regra geral.

Esta página é para o dono de comércio, distribuidora ou pequena indústria que ouviu falar em SPED e quer saber se isso é com ele. Também serve para quem está no Simples e pensa em mudar de regime: a saída do Simples costuma trazer a EFD junto, e a qualidade das notas passa a pesar direto no arquivo.

O que é o SPED Fiscal e quais livros ele substituiu

O Sped é o sistema público de escrituração digital, com várias entregas diferentes. A parte fiscal do ICMS e do IPI foi criada pelo Ajuste SINIEF 02/09, que tornou a EFD obrigatória a partir de 01/01/2009 para os contribuintes do ICMS e do IPI. O mesmo ajuste permite aos estados dispensar alguns contribuintes.

Antes, a empresa mantinha livros em papel, preenchidos a partir das notas. Segundo a SEFAZ-SP, a EFD substituiu estes livros:

Registro de Entradas;
Registro de Saídas;
Registro de Inventário;
Registro de Apuração do IPI;
Registro de Apuração do ICMS;
Registro de Controle da Produção e do Estoque, a partir de 01/2016;
CIAP, o controle do crédito de ICMS do ativo imobilizado.

Então, quando alguém pergunta pelo "livro de saídas", a resposta para quem está obrigado é: ele virou um bloco do arquivo digital. Não existe mais um livro separado a preencher à mão.

Quem é obrigado a entregar a EFD ICMS/IPI

A obrigação é de quem é contribuinte do ICMS ou do IPI, ou seja, de quem vende mercadoria, industrializa ou faz outra operação desses impostos. Uma empresa só de serviços, que recolhe ISS e não tem inscrição estadual, não entra nessa conta. Se você tem dúvida sobre a inscrição estadual, a explicação está em Inscrição estadual: precisa ou não? Quem é obrigado em São Paulo.

Na prática, o grupo que entrega é formado pelas empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real que são contribuintes do ICMS ou do IPI, salvo dispensa do próprio estado, além das exceções do Simples explicadas logo abaixo.

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Empresa do Simples Nacional entrega SPED Fiscal?

Em regra, não, pelo menos em 2026. O Ajuste SINIEF 02/09 nem menciona o Simples. A dispensa vem da Resolução CGSN 140/2018, que regulamenta o regime:

art. 64, §4º, I: o Sped só pode ser exigido da EPP que ultrapassou o sublimite do estado, ou em perfil específico que não exija a apuração de tributos;
art. 65: fora disso, a escrituração só pode ser exigida quando vier pré-escriturada pelo próprio fisco, e o §4º diz que ela não é obrigatória nos demais casos.

A Resolução CGSN 190/2026 altera esses artigos a partir de 01/01/2027; quem planeja o ano que vem deve conferir a redação nova com o contador.

O caso mais comum de obrigação dentro do Simples é o da EPP que passou do sublimite e passa a recolher ICMS fora do DAS. Como funciona o sublimite e o que muda quando a empresa o ultrapassa está em Sublimite do Simples Nacional: quando ICMS e ISS saem do DAS.

A regra de São Paulo para o SPED Fiscal

A SEFAZ-SP responde de forma direta em suas perguntas frequentes: "No Estado de São Paulo, todos os contribuintes RPA são obrigados a entregar a EFD." RPA é o regime periódico de apuração do ICMS, o regime de quem não está no Simples. A base paulista é a Portaria CAT 147/2009 e o art. 250-A do RICMS.

Dois pontos da mesma página ajudam quem muda de regime:

a empresa que passa do RPA para o Simples é descredenciada da EFD automaticamente;
a empresa do Simples pode aderir à EFD voluntariamente, se quiser.

Sobre penalidades, a SEFAZ-SP informa que se aplicam as do art. 527 do RICMS, especialmente o inciso V, e que até o momento não há multa automática. Sem multa automática não quer dizer sem multa: o art. 527 continua valendo.

O que a nota fiscal alimenta no arquivo

A EFD é montada a partir dos documentos fiscais do período. Cada NF-e emitida entra como saída, cada nota recebida entra como entrada, e o resultado vira a apuração do ICMS e do IPI. Desde a referência de abril de 2012, a chave de acesso da NF-e é informação obrigatória no arquivo, o que liga o registro de cada nota no arquivo à nota autorizada.

Isso muda a forma de olhar a nota. Um código errado, uma nota de entrada que ninguém lançou ou uma nota cancelada que continuou no arquivo deixam o arquivo diferente das notas autorizadas que a SEFAZ já tem. Por isso vale caprichar nos campos que definem o imposto:

o CFOP, que diz se é venda, devolução, remessa ou outra operação (CFOP: o que é, o que cada dígito diz e como escolher o código certo);
o CST ou o CSOSN, que diz como o ICMS foi tratado (CST e CSOSN na nota fiscal: o que cada código diz e qual a sua empresa usa);
os dados do destinatário e os valores de base e imposto.

Quem quer entender a NF-e desde o começo, incluindo autorização e DANFE, encontra o passo a passo em NF-e: o que é a nota fiscal eletrônica e quem precisa emitir.

Como a WJR cuida das notas e da escrituração

A WJR atende todos os regimes tributários, incluindo Lucro Presumido e Lucro Real, e tem emissor de notas próprio. Para quem está no Simples, a WJR acompanha o RBT12 e o sublimite todo mês, o que mostra quando a empresa se aproxima do ponto em que a EFD passa a ser exigida.

A entrega da EFD ICMS/IPI de cada empresa: depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. Conheça o time em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995 e veja outros temas de nota em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

SPED Fiscal e EFD ICMS/IPI são a mesma coisa?+

Sim. SPED Fiscal é o nome popular da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI, instituída pelo Ajuste SINIEF 02/09 e obrigatória desde 01/01/2009 para os contribuintes desses impostos.

Empresa do Simples Nacional precisa entregar SPED Fiscal?+

Não, na regra geral. A Resolução CGSN 140, arts. 64 e 65, só permite exigir o Sped da EPP que ultrapassou o sublimite ou em perfil sem apuração de tributos.

Em São Paulo, a empresa do Simples pode entregar a EFD mesmo sem obrigação?+

Sim. A SEFAZ-SP informa que a empresa do Simples pode aderir voluntariamente à EFD. Quem passa do RPA para o Simples é descredenciado automaticamente.

O livro Registro de Saídas em papel ainda existe para quem entrega a EFD?+

Não. Para quem entrega a EFD, os livros de Entradas, Saídas, Inventário e Apuração do ICMS e do IPI foram substituídos pelo arquivo digital.

Empresa só de serviços entrega SPED Fiscal?+

Não. A EFD ICMS/IPI é dos contribuintes do ICMS ou do IPI. Quem só presta serviço sujeito ao ISS, sem inscrição estadual, fica fora dessa obrigação. A WJR tem emissor de notas próprio e atende todos os regimes tributários, do Simples ao Lucro Real; veja como funciona em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

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