Folha de pagamento: erros que geram multa

Os casos de folha de pagamento erros comuns que geram multa se repetem em quase toda pequena empresa: salário pago depois do 5º dia útil, FGTS e INSS recolhidos depois do dia 20, férias fora do prazo, rescisão atrasada e empregado sem registro. Todos têm regra escrita na CLT ou na lei do tributo, e quase todos se evitam com um calendário fixo e uma conferência antes de aprovar a folha.

Folha de pagamento erros comuns que geram multa: por que acontecem

A folha junta três frentes ao mesmo tempo: a trabalhista (salário, férias, 13º, rescisão), a previdenciária (INSS) e a do FGTS. Cada uma tem prazo próprio e consequência própria. O eSocial, instituído pelo Decreto 8.373/2014, reúne essas informações num só canal, o que facilita o cruzamento de dados pelo governo.

Isso significa que um erro de cadastro ou de data aparece rápido. O que antes passava despercebido numa planilha passa a ficar registrado em evento eletrônico com data e hora.

Erro 1: salário depois do 5º dia útil

Para quem recebe por mês, o salário deve ser pago até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado (CLT, art. 459, § 1º). Pagar no dia 10 porque "o caixa só entra depois" é atraso, mesmo que o empregado aceite.

O atraso costuma aparecer em convenção coletiva com multa própria e em reclamação trabalhista. O impacto completo do atraso está em Atraso no pagamento de salário: multa, rescisão indireta e o bloqueio de pró-labore e lucros.

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Erro 2: FGTS e INSS depois do dia 20

O FGTS de 8% da remuneração do mês anterior deve ser depositado até o dia 20 de cada mês (Lei 8.036/1990, art. 15, redação da Lei 14.438/2022). As contribuições previdenciárias descontadas dos empregados e as da empresa também vencem até o dia 20 do mês seguinte ao da competência (Lei 8.212/1991, art. 30, I, b).

Nos tributos federais pagos com atraso, a multa de mora é de 0,33% por dia, limitada a 20%, mais juros pela Selic (Lei 9.430/1996, art. 61). O Ministério do Trabalho recomenda não deixar a emissão da guia do FGTS Digital para o dia do vencimento. Os erros mais comuns na guia estão em Guia de FGTS Digital erros comuns e como corrigir cada um.

Erro 3: férias vencidas e pagas fora do prazo

As férias devem ser concedidas nos 12 meses seguintes à data em que o empregado adquiriu o direito (CLT, art. 134). Se passar desse prazo, o empregador paga a remuneração em dobro (art. 137).

Dois prazos menores também pesam:

Aviso de férias por escrito com no mínimo 30 dias de antecedência (art. 135).
Pagamento da remuneração das férias até 2 dias antes do início do descanso (art. 145).
Recibo assinado pelo empregado, com início e fim das férias (art. 145, parágrafo único).

O caminho para não cair em férias em dobro está em Férias em dobro quando acontece e como evitar na sua empresa.

Erro 4: rescisão paga depois de 10 dias

Na saída do empregado, os documentos e o pagamento das verbas rescisórias devem ser entregues em até dez dias contados do término do contrato (CLT, art. 477, § 6º). Se não cumprir, o empregador paga ao empregado uma multa no valor do salário dele, salvo se o próprio empregado der causa ao atraso (art. 477, § 8º).

Esse erro aparece muito quando a empresa descobre a demissão tarde, sem tempo para calcular aviso, férias proporcionais e 13º. O cálculo está em Cálculo de rescisão: o que entra em cada tipo de desligamento e o prazo para pagar.

Erro 5: empregado sem registro

Manter empregado sem registro é infração com multa por empregado, acrescida de igual valor em cada reincidência (CLT, art. 47). O registro começa no primeiro dia de trabalho, não depois do período de experiência.

"Vou registrar quando ele passar na experiência" é uma das frases que mais custam caro. O contrato de experiência é um contrato de trabalho como outro qualquer e exige registro desde o início.

Erro 6: 13º fora das datas da lei

O 13º tem duas etapas. O adiantamento de metade do salário é pago entre fevereiro e novembro, e o saldo vai até o dia 20 de dezembro (Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º). O regime completo do 13º mora em 13º salário: datas de 2026 e 2027, cálculo com exemplo em reais e o pico de dezembro.

O erro comum é esquecer a primeira parcela de quem não pediu nas férias e pagar tudo em dezembro. Outro é calcular o 13º sem as médias de horas extras e comissões.

Erro 7: benefício pago do jeito errado

Alguns benefícios só ficam fora dos encargos se seguirem a regra da lei. Dois exemplos que geram autuação e passivo trabalhista:

Vale-transporte pago em dinheiro, fora das exceções do Decreto 10.854/2021, art. 110.
Auxílio-alimentação pago em dinheiro, o que a CLT veda (art. 457, § 2º).
Ajuda de custo fixa sem comprovação, usada para "complementar" salário.

Quando o benefício vira salário disfarçado, entram INSS, FGTS e reflexos em férias, 13º e rescisão.

Erro 8: descontos que a folha esqueceu

Desde maio de 2025, o desconto em folha das parcelas de empréstimo consignado contratado pelo programa Crédito do Trabalhador é obrigatório, segundo o eSocial. Esquecer o desconto deixa o empregado inadimplente e a empresa com problema de repasse.

Pensão alimentícia, faltas não justificadas e adiantamentos também precisam de rubrica certa. Desconto lançado sem documento é desconto contestável.

Como montar uma rotina que evita multa

Não existe sistema que resolva tudo sozinho. O que funciona é uma rotina fixa com conferência antes de pagar:

Calendário do mês com 5º dia útil, dia 20 e vencimentos de férias.
Lista de admissões e desligamentos da semana, enviada ao responsável pela folha no mesmo dia.
Conferência da folha antes da aprovação, com variações em relação ao mês anterior.
Controle de férias vencidas e a vencer, olhando 90 dias à frente.
Guarda dos recibos, avisos e comprovantes de pagamento.

O roteiro de conferência está em Como conferir a folha de pagamento antes de aprovar: checklist em 4 etapas. Se a dúvida é a ferramenta, veja Folha de pagamento em planilha ou sistema qual a melhor opção? Compare os critérios.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Outros guias práticos estão em Guias.

Perguntas frequentes

Qual é a multa por pagar o FGTS atrasado?+

O depósito fora do prazo recebe TR, juros de mora de 0,5% ao mês e multa de 5% no mês do vencimento ou de 10% a partir do mês seguinte (Lei 8.036/1990, art. 22). O prazo é o dia 20 de cada mês.

Pagar o salário no dia 6 já é atraso?+

Pode ser, conforme os dias úteis do mês. A regra é o quinto dia útil do mês seguinte (CLT, art. 459, § 1º). Se o dia 6 for o sexto dia útil, houve atraso.

Férias pagas no primeiro dia do descanso estão certas?+

Não. A remuneração das férias deve ser paga até 2 dias antes do início do período (CLT, art. 145). Pagar no primeiro dia já descumpre a regra.

Esquecer de registrar o empregado na experiência dá multa?+

Sim. A CLT prevê multa por empregado não registrado, acrescida de igual valor na reincidência (art. 47). O registro vale desde o primeiro dia de trabalho, inclusive na experiência.

O INSS do mês pode ser pago junto com o do mês seguinte?+

Não. Cada competência vence até o dia 20 do mês seguinte (Lei 8.212/1991, art. 30, I, b). Juntar duas competências gera multa de mora e juros sobre a primeira.

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