Como comparar propostas de contabilidade checklist com 14 pontos antes de assinar

Quem procura como comparar propostas de contabilidade checklist em mãos deve, antes de olhar o preço, colocar todas as propostas no mesmo formato de escopo, extras, reajuste, atendimento, relatórios e saída. Só assim o número final compara igual com igual.

Por que comparar só o preço engana

Duas propostas com mensalidades diferentes podem estar vendendo coisas diferentes. Uma inclui folha e pró-labore; outra cobra cada funcionário à parte. Uma entrega balanço e relatórios gerenciais; outra entrega só a guia de imposto. O checklist abaixo transforma cada proposta numa linha de tabela que dá para comparar.

Monte uma planilha com uma coluna por escritório e uma linha por item. Onde a proposta não responder, escreva "não informado" e pergunte. A falta de resposta também é informação.

Como comparar propostas de contabilidade checklist: bloco 1, quem é e o que entrega

1. Registro no CRC

O Decreto-Lei 9.295/1946, art. 12, só permite o exercício da profissão contábil depois do bacharelado em Ciências Contábeis, da aprovação no Exame de Suficiência e do registro no Conselho Regional de Contabilidade. Peça o número do CRC do escritório e do responsável técnico e confira no site do conselho. O assunto está em Contador precisa de CRC? O que a lei exige e como conferir o registro.

2. Escopo escrito, item por item

A proposta precisa dizer o que está incluído: escrituração contábil, apuração de impostos, declarações, folha, pró-labore, balanço. Escopo vago ("serviços contábeis em geral") vira discussão depois. O que costuma entrar num honorário contábil está em Honorários contábeis: o que está incluído e o que é cobrado à parte.

3. O que é cobrado à parte

Abertura e alteração de empresa, certidões, declaração de imposto de renda dos sócios, funcionário adicional, nota fiscal emitida pelo escritório, regularização de atraso. Liste os extras de cada proposta com o valor. É aqui que propostas baratas costumam ficar caras.

4. Regime tributário e porte considerados

A proposta foi feita para o seu regime (Simples, Presumido ou Real) e para o seu volume de notas e funcionários? Se o escritório não perguntou, o preço pode mudar no primeiro mês.

Bloco 2: preço e contrato

5. Base do preço

Valor fixo, faixa de faturamento, número de notas ou de funcionários. Cada base tem vantagem e risco, comparados em Honorário contábil por faturamento ou valor fixo qual é melhor para a sua empresa.

6. Reajuste

Índice, data e gatilhos de mudança de faixa. Simule o preço se o faturamento dobrar.

7. Cobranças anuais

Pergunte se existe honorário extra no fim do ano, por exemplo para o balanço ou para o 13º honorário. O tema está em 13º honorário contábil: por que existe, o que cobre e o que perguntar antes de assinar. Some ao custo anual de cada proposta.

8. Contrato e multa de saída

Prazo mínimo, aviso prévio, multa por rescisão e entrega dos documentos na saída. O que um contrato de serviços contábeis deve ter está em Contrato de contador: o que ele precisa deixar claro e o que conferir antes de assinar.

Bloco 3: atendimento e rotina

9. Quem atende e por qual canal

Pessoa fixa, time, central de chamados ou robô. Canal (WhatsApp, e-mail, sistema) e tempo de resposta prometido. A comparação entre modelo online e presencial está em Contabilidade online ou presencial: qual faz mais sentido pra sua empresa?.

10. Como você envia documentos

Sistema próprio, integração bancária, envio de extratos, leitura das notas emitidas e recebidas. Quanto mais manual, mais tempo seu.

11. Calendário de entregas

Data em que você recebe as guias, o fechamento do mês e a folha. Guia que chega no dia do vencimento é risco de multa.

Bloco 4: relatórios, decisões e saída

12. Relatórios que você recebe

Balancete, DRE, balanço, relatório gerencial. Com que frequência e em que formato. Demonstrativos contábeis bem feitos são o que o banco pede para dar crédito; o serviço está descrito em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

13. Orientação tributária

A proposta inclui revisão do regime tributário e reunião periódica, ou só cálculo de impostos? Pergunte quando e como a revisão acontece.

14. Transição de entrada

Quem pede os documentos ao contador anterior, quem confere os saldos de abertura e em quanto tempo o novo escritório assume as obrigações. Uma transição mal feita gera multa nos primeiros meses.

Como montar a nota final

Com as 14 linhas preenchidas, faça três contas para cada proposta:

1. Custo anual real: mensalidade multiplicada por 12, mais extras previstos, mais cobranças anuais.

1. Custo em cenário de crescimento: o mesmo cálculo com faturamento e funcionários maiores.

1. Itens não informados: quantos pontos ficaram sem resposta.

A proposta com menor custo anual real e menos itens não informados tende a ser a mais segura. Se duas ficarem próximas, decida por atendimento e relatórios, que são o que você vai usar todo mês.

Sinais de alerta numa proposta

• Preço muito abaixo dos outros sem explicar o escopo.
• Contrato com multa alta e sem cláusula de entrega de documentos.
• Nenhuma pergunta sobre seu faturamento, funcionários e regime antes do preço.
• Promessa de economia de imposto em percentual antes de ver seus números.

Mais critérios para escolher contador estão em Como escolher um contador para a sua empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Como escolher um contador para a sua empresa.

Outros guias estão em Guias.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Decreto-Lei 9.295/1946 (art. 12, redação da Lei 12.249/2010) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del9295.htm