O check-up fiscal da empresa o que revisar uma vez por ano tem sete frentes: regime tributário, situação fiscal, certidões, cadastros, notas e retenções, folha e declarações anuais. Feito no fim do ano, ele evita multa, exclusão do Simples e imposto pago a mais no ano seguinte.
Por que o check-up fiscal da empresa o que revisar uma vez por ano evita multa
A rotina mensal resolve o mês. Ela não pergunta se o regime continua sendo o melhor, se o CNAE descreve o que a empresa faz ou se uma pendência antiga está crescendo no portal da Receita. O check-up anual é a hora dessas perguntas.
O fim do ano é o melhor momento porque várias decisões valem para o ano seguinte. Em 2026 isso pesa mais: há mudanças com efeito em 01/01/2027.
Bloco 1: regime tributário
- Compare o imposto do ano no regime atual com o que seria em outro regime, com a receita e a margem reais.
- Confira se a empresa continua cumprindo os requisitos do Simples Nacional, se for optante.
- Projete a receita do ano seguinte e veja se ela muda a faixa ou o limite do regime.
- Saiba quando a troca é possível. Pela LC 214/2025, art. 517, com efeitos a partir de 01/01/2027 (art. 544, III), a opção pelo Simples passa a ser feita em setembro, até o último dia útil, para valer no ano seguinte.
Por que esse bloco vem primeiro: o regime define o imposto do ano inteiro. A comparação está em Simples Nacional ou Lucro Presumido: como escolher o regime da sua empresa.
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Bloco 2: situação fiscal nos portais
- Consulte a situação fiscal da empresa no e-CAC da Receita Federal.
- Consulte débitos e pendências na secretaria da fazenda do estado, se a empresa tiver inscrição estadual.
- Consulte a prefeitura: ISS, taxas e cadastro.
- Veja se há débitos inscritos em dívida ativa, que mudam de órgão e de forma de pagamento.
- Liste declarações não entregues de anos anteriores.
Por que fazer: pendência pequena esquecida vira bloqueio de certidão e, no Simples, pode levar à exclusão por débito.
Bloco 3: certidões
- Emita as certidões de regularidade federal, estadual e municipal e veja se saem negativas.
- Emita a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. Pela CLT, art. 642-A, § 4º, ela vale 180 dias da emissão.
- Confira a regularidade do FGTS.
- Anote a validade de cada certidão no calendário.
Por que importa: cliente grande, banco e licitação pedem certidão. Descobrir a pendência na véspera custa o negócio. O passo a passo está em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.
Bloco 4: cadastros e documentos da empresa
- Confira se o CNAE e o objeto social descrevem o que a empresa faz.
- Verifique endereço, quadro de sócios e responsável no cartão CNPJ.
- Veja a validade do certificado digital e quem é o responsável.
- Confira licenças e alvarás que vencem no ano seguinte.
- Verifique se a contabilidade levantou o balanço patrimonial e o de resultado do exercício, como prevê o Código Civil, art. 1.179, ressalvado o pequeno empresário (§ 2º).
Por que fazer: CNAE desatualizado muda imposto e trava nota; certificado vencido para a emissão.
Bloco 5: notas fiscais e retenções
- Compare o total de notas emitidas com o faturamento declarado no ano.
- Revise notas canceladas e substituídas.
- Confira as retenções sofridas e se foram compensadas.
- Prepare o emissor para 2027: a retenção de CSLL, Cofins e PIS de 4,65% (Lei 10.833/2003, art. 31) vale até 31/12/2026; a partir de 01/01/2027, a LC 214/2025, art. 509, muda para 1% de CSLL.
Por que fazer: diferença entre notas e declarações é o primeiro cruzamento da fiscalização. Veja Como se preparar para fiscalização da prefeitura ou da Sefaz: checklist.
Bloco 6: folha e sócios
- Revise o valor do pró-labore de cada sócio.
- Confira a distribuição de lucros do ano contra o lucro contábil.
- Revise acordos de banco de horas, férias vencidas e convenção coletiva da categoria.
- Verifique se todos os eventos do eSocial do ano foram enviados.
Por que fazer: lucro distribuído acima do que a contabilidade mostra vira discussão de imposto na pessoa física.
Bloco 7: declarações anuais
- Liste as declarações anuais da empresa e os prazos do ano seguinte. No Simples, a declaração anual está prevista na LC 123/2006, art. 25; veja DEFIS: o que é, prazo, multa e a mudança para o PGDAS-D.
- Separe os informes de rendimentos que a empresa precisa entregar a sócios e prestadores.
- Combine com o contador o calendário do primeiro trimestre. O resumo está em Calendário fiscal 2027: o que vence mês a mês, quem paga e onde está o dinheiro.
Por que fechar aqui: o ano seguinte começa com prazos, e o check-up deixa tudo mapeado.
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O lado financeiro do fechamento está em Checklist financeiro de fim de ano para a empresa: 18 itens antes de 31/12, e outros guias em Guias.
Perguntas frequentes
Quando fazer o check-up fiscal?+
No último trimestre do ano, para dar tempo de corrigir pendências e decidir o que vale no ano seguinte. Em 2026, isso inclui as mudanças com efeito em 01/01/2027.
Posso trocar de regime para 2027?+
A janela de opção pelo Simples para 2027 encerrou em 2026, e quem não optou segue no regime atual. A partir de 2027, pela LC 214/2025, art. 517, a opção pelo Simples é feita em setembro para o ano seguinte. Outras trocas dependem do regime atual.
Qual certidão vence mais rápido?+
Cada certidão tem prazo próprio. A trabalhista vale 180 dias pela CLT, art. 642-A, § 4º. Anote a validade de todas no calendário da empresa.
O check-up substitui a rotina mensal?+
Não. A rotina mensal apura e paga. O check-up revisa decisões de fundo, como regime, cadastro e pendências antigas, uma vez por ano.
Empresa sem movimento precisa do check-up?+
Precisa. Empresa parada continua com declarações, cadastros e certidões. Pendência esquecida em empresa sem movimento costuma ser a mais cara de resolver depois.
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Fontes: Planalto, Lei Complementar 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Planalto, Lei Complementar 214/2025 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm; Planalto, Lei 10.833/2003 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2003/l10.833.htm; Planalto, Decreto-Lei 5.452/1943 (CLT) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm; Planalto, Código Civil https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm
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