Preparar-se para fiscalização da prefeitura ou Sefaz

Saber como se preparar para fiscalização da prefeitura ou da Sefaz é ter livros, notas e declarações dos últimos anos organizados, conferir se o que foi declarado bate com o que foi emitido e recebido, e corrigir erros antes de qualquer intimação. Desde a Lei Complementar 236/2026, o Código Tributário Nacional exige que a fiscalização comece com um documento que identifique os fiscais, o objeto, o período, os documentos pedidos e o prazo.

Por que se preparar antes da visita

A prefeitura fiscaliza o ISS e as obrigações municipais. A Sefaz fiscaliza o ICMS e as obrigações estaduais. As duas cruzam dados das notas fiscais eletrônicas, das declarações e de informações de terceiros, e muitas fiscalizações começam por uma divergência que a empresa poderia ter corrigido sozinha.

A diferença entre corrigir antes e corrigir depois é grande. O art. 138 do CTN, na redação da LC 236/2026, exclui a responsabilidade, inclusive a multa de mora, pela denúncia espontânea da infração, acompanhada, se for o caso, do pagamento do tributo devido e dos juros de mora. Mas o parágrafo único diz que a denúncia deixa de ser espontânea depois do início de qualquer procedimento ou medida de fiscalização relacionados à infração.

Como se preparar para fiscalização da prefeitura ou da Sefaz: documentos

1. Livros fiscais e contábeis em dia

O CTN (art. 195, parágrafo único) manda conservar os livros obrigatórios e os comprovantes dos lançamentos até a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem. A lista dos livros está em Livros fiscais e contábeis obrigatórios da empresa quais são, regime a regime.

2. Notas fiscais emitidas e recebidas

Tenha os arquivos das notas eletrônicas organizados por mês. O fiscal cruza o que você emitiu com o que declarou, e o que você recebeu com o que seus fornecedores emitiram.

3. Declarações entregues e recibos

Guarde os recibos de entrega e as declarações retificadoras. Uma declaração entregue e depois retificada sem registro do motivo gera perguntas.

4. Guias pagas e comprovantes

Cada guia deve estar ligada ao período e ao tributo. Pagamento em código errado parece falta de pagamento.

5. Contratos e documentos societários

Contrato social atualizado, alterações, procurações e contratos com clientes e fornecedores relevantes. Eles explicam operações que os números sozinhos não explicam.

6. Cadastros municipal e estadual

Confira se endereço, atividades e sócios estão iguais no CNPJ, na inscrição municipal e na inscrição estadual. Cadastro desatualizado é motivo frequente de notificação.

Organizar tudo isso em pastas digitais com nome padrão é o assunto de Como organizar os documentos da empresa de forma digital: checklist.

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Conferências que evitam a maior parte das autuações

1. Receita declarada contra notas emitidas

Some as notas do mês e compare com a base declarada. Diferença sem explicação é o primeiro alvo.

2. Recebimentos contra receita

Entradas por cartão, Pix e boleto informadas pelas instituições precisam ter nota correspondente. Venda sem nota aparece nesse cruzamento.

3. Estoque físico contra estoque fiscal

Para quem vende mercadoria, estoque que não fecha com as notas de entrada e saída é sinal clássico. O tema é tratado em Divergência de estoque da loja virtual e fiscalização: o risco e como corrigir.

4. Local do serviço e município do ISS

Serviço prestado fora do município da sede pode ter ISS devido em outro lugar. Confira contrato a contrato.

5. Retenções na fonte

ISS retido pelo tomador e ICMS por substituição tributária precisam estar registrados dos dois lados.

6. Créditos aproveitados

No ICMS, todo crédito precisa de nota de entrada válida e de fornecedor regular.

Fazer essa revisão uma vez por ano é o que propõe Check-up fiscal da empresa o que revisar uma vez por ano, item por item.

O que o fiscal precisa apresentar, pela regra de 2026

A LC 236/2026 mudou o art. 196 do CTN. O procedimento de fiscalização deve ser precedido de documento que preveja o início da fiscalização, com:

a identificação da autoridade que emitiu, dos fiscais encarregados, do contribuinte e dos estabelecimentos fiscalizados;
os trabalhos a serem feitos, com o objeto, o período examinado e a lista de documentos necessários;
a forma de o contribuinte confirmar a autenticidade do documento;
o prazo de duração do procedimento.

Na fiscalização no estabelecimento, uma via desse documento deve ser entregue ao contribuinte, ao representante legal ou ao preposto (art. 196, § 3º). O acompanhamento de força policial fica condicionado ao justo receio de resistência, registrado em termo (§ 4º).

No dia da fiscalização

1. Confira o documento de início

Verifique a autenticidade pelo meio indicado no próprio documento antes de entregar qualquer papel.

2. Defina uma pessoa responsável

Uma só pessoa fala com o fiscal e registra o que foi pedido e entregue.

3. Entregue só o que foi pedido

O documento lista o que é necessário. Entregue isso, com protocolo ou recibo, dentro do prazo.

4. Avise o contador no mesmo dia

Ele precisa saber o objeto e o período para revisar os números antes da entrega.

5. Não negue acesso a livros e documentos

O art. 195 do CTN afasta qualquer limitação ao direito do fiscal de examinar livros e documentos. Recusar só piora.

6. Guarde cópia de tudo

Cada termo lavrado e cada documento entregue fazem parte da sua defesa se houver autuação.

Quanto tempo para trás o fiscal pode olhar

O direito de a Fazenda constituir o crédito tributário se extingue em 5 anos, contados, na regra do art. 173, I, do CTN, do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito. Por isso, a organização dos documentos deve cobrir pelo menos esse período.

Fiscalização trabalhista segue outra lógica, explicada em Fiscalização do trabalho na pequena empresa o que verificam e como se preparar. Montar rotinas para que a empresa esteja sempre pronta é o objeto de BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Check-up fiscal da empresa o que revisar uma vez por ano, item por item.

Perguntas frequentes

O fiscal pode chegar sem aviso?+

Pela redação do art. 196 do CTN dada pela LC 236/2026, o procedimento deve ser precedido de documento de início, e na fiscalização no estabelecimento uma via deve ser entregue ao contribuinte. Confira esse documento antes de entregar papéis.

Corrigir um erro depois da intimação tira a multa?+

Não pela denúncia espontânea. O parágrafo único do art. 138 do CTN diz que a denúncia não é espontânea depois do início do procedimento relacionado à infração. Corrigir antes é o que protege.

Por quanto tempo guardar notas e livros?+

Até a prescrição dos créditos tributários das operações, como manda o art. 195 do CTN. Na prática, o mínimo é cobrir os 5 anos de decadência do art. 173, contados do exercício seguinte.

Preciso entregar documento que o fiscal não pediu?+

Não. O documento de início lista o objeto, o período e os documentos necessários. Entregue o que foi pedido, com recibo, e registre qualquer pedido adicional por escrito.

Prefeitura e Sefaz fiscalizam a mesma coisa?+

Não. A prefeitura cuida do ISS e das obrigações municipais, e a Sefaz cuida do ICMS e das obrigações estaduais. Empresa que vende produtos e serviços pode receber as duas.

Como se preparar para fiscalização da prefeitura ou da Sefaz: checklist