Checklist para exportar pela primeira vez

O checklist para exportar pela primeira vez tem quatro etapas: habilitar a empresa no Siscomex, confirmar como ficam os impostos na exportação, montar preço e contrato com o cliente de fora e preparar a contabilidade para receita em moeda estrangeira. Cada item abaixo vem com o porquê, para você saber o que pedir a cada parceiro.

Exportar abre mercado e, em muitos casos, reduz a carga de tributos sobre a venda. Mas a primeira operação concentra decisões que, se mal feitas, travam o embarque ou o recebimento.

Etapa 1: habilitação e cadastro

1. Decida se vai exportar direto ou por intermediário

Na exportação direta, a sua empresa aparece como exportadora e cuida do despacho. Na indireta, você vende a uma comercial exportadora ou trading, que faz a operação. A LC 123/2006 trata a venda por meio de comercial exportadora como receita de exportação para o Simples (art. 18, § 4º-A, IV). A comparação está em Exportação indireta via trading ou comercial exportadora: diferenças de registro, imposto e risco.

2. Habilite a empresa no Siscomex

Segundo a Receita Federal, para operar no comércio exterior a empresa precisa estar habilitada no Siscomex e cadastrar seus representantes. Se não houver dispensa, escolhe-se a modalidade Expressa, Limitada ou Ilimitada. A Receita indica até 10 dias corridos como tempo estimado do serviço, que é gratuito, e cita a IN RFB 1.984/2020 como base.

3. Regularize o representante legal

A Receita informa que o representante deve ter CPF em situação regular e registro ativo no cadastro aduaneiro de intervenientes. O despachante aduaneiro pode ser cadastrado como representante da empresa.

4. Confira o certificado digital e os acessos

A habilitação e o acompanhamento são feitos em sistemas da Receita. Certificado vencido ou procuração eletrônica errada atrasa a primeira operação.

Etapa 2: impostos na exportação

5. Confirme a imunidade de ICMS e IPI

A Constituição diz que o ICMS não incide sobre operações que destinem mercadorias para o exterior, assegurada a manutenção do imposto cobrado nas etapas anteriores (art. 155, § 2º, X, a). O IPI não incide sobre produtos industrializados destinados ao exterior (art. 153, § 3º, III).

6. Confirme a não incidência de PIS e Cofins

Em 2026, as Leis 10.637/2002 (art. 5º, I) e 10.833/2003 (art. 6º, I) dizem que PIS e Cofins não incidem sobre receitas de exportação de mercadorias para o exterior. Isso vale para quem está no regime não cumulativo; no Simples e no Lucro Presumido, o tratamento segue as regras próprias de cada regime. A LC 214/2025, art. 542, revoga esses dispositivos em 01/01/2027, quando a CBS passa a substituir PIS e Cofins, e o art. 8º da mesma lei complementar torna as exportações de bens imunes ao IBS e à CBS.

7. No Simples, segregue a receita de exportação

O art. 18, § 4º-A, IV, da LC 123/2006 manda segregar as receitas de exportação, inclusive por comercial exportadora. Pelo § 14, o DAS sobre essas receitas é reduzido nos percentuais de Cofins, PIS, IPI, ICMS e ISS. A contribuição previdenciária, o IRPJ e a CSLL continuam no cálculo.

8. Veja o efeito no limite do Simples

O art. 3º, § 14, da LC 123/2006 permite que a empresa tenha, além das receitas no mercado interno, receitas de exportação adicionais, desde que elas também não excedam os limites de receita bruta anual. Para quem cresce exportando, esse ponto muda o planejamento.

9. Planeje o crédito acumulado

Como a exportação não gera débito de ICMS, os créditos das compras podem se acumular. Usar esse saldo depende das regras do estado. Veja Saldo credor de ICMS acumulado como usar em São Paulo, passo a passo. Com a reforma tributária, o tema muda de forma: veja Empresa exportadora saldo credor de IBS e CBS: como recuperar e em quanto tempo.

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Etapa 3: preço, contrato e câmbio

10. Defina o Incoterm e quem paga cada custo

O termo de venda internacional diz até onde vai a responsabilidade da sua empresa: só a fábrica, o porto de embarque ou o destino. Ele define quem paga frete, seguro e despacho, e entra direto no preço.

11. Monte o preço de exportação

Some custo do produto, embalagem para exportação, frete interno, despacho, documentos e margem. Desconte os tributos que não incidem na exportação. Compare com o preço do concorrente no mercado de destino.

12. Formalize o contrato ou a proforma

Antes de produzir, tenha por escrito o produto, a quantidade, o preço, a moeda, o prazo, a forma de pagamento e o Incoterm. Pagamento antecipado reduz risco na primeira venda a um cliente novo.

13. Escolha como vai receber

O recebimento passa por uma operação de câmbio com banco ou instituição autorizada. Compare custos e prazos antes de fechar a venda, porque a taxa de câmbio e as tarifas afetam a margem.

Etapa 4: contabilidade e documentos

14. Registre a receita em moeda estrangeira corretamente

A venda é registrada em reais, com a conversão da moeda estrangeira, e a diferença até o recebimento vira variação cambial. Sem esse controle, o lucro da operação fica distorcido. Veja Como contabilizar receita em moeda estrangeira: da invoice ao dinheiro na conta.

15. Guarde o dossiê de cada embarque

Nota fiscal de exportação, declaração de exportação, conhecimento de embarque, contrato de câmbio e comprovante de recebimento. A não incidência dos tributos depende de provar que a mercadoria saiu do país.

Como usar o checklist para exportar pela primeira vez

Comece pelos itens 1 a 4 antes de negociar com o cliente. Os itens 5 a 9 são a conversa com a contabilidade, e os de 10 a 13 com o despachante e o banco. O item 15 vale para todas as operações seguintes. Mais temas de quem vende para fora estão em Exterior.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples Nacional pode exportar?+

Pode. A LC 123/2006 manda segregar a receita de exportação e reduzir o DAS nos percentuais de Cofins, PIS, IPI, ICMS e ISS. Os demais tributos do Simples continuam incidindo sobre essa receita.

Preciso de habilitação no Siscomex para exportar?+

Para operar diretamente, sim, salvo os casos de dispensa previstos pela Receita. Quem exporta por meio de comercial exportadora ou trading pode não precisar, porque quem opera é o intermediário.

Exportação paga ICMS?+

Não. A Constituição, art. 155, § 2º, X, a, diz que o ICMS não incide sobre operações que destinem mercadorias ao exterior e garante a manutenção do imposto cobrado nas etapas anteriores.

Quanto tempo leva a habilitação no Siscomex?+

A Receita Federal indica até 10 dias corridos como tempo estimado, em consulta de 08/11/2026. Quando a habilitação é automática pelo Portal Único, o atendimento é imediato.

A receita de exportação conta para o limite do Simples?+

O art. 3º, § 14, da LC 123/2006 permite receitas de exportação adicionais às do mercado interno, desde que elas também não excedam os limites de receita bruta anual. Cada parcela tem o próprio teto.

Checklist para exportar pela primeira vez: habilitação, impostos, preço e contabilidade