Contador paga multa da empresa? O que diz a lei

Não: perante a Receita e os outros fiscos, quem paga a multa é a empresa, e não o contador. O contador paga multa da empresa só indiretamente, quando responde perante ela por um erro culposo (Código Civil, art. 1.177, parágrafo único), e esse acerto é resolvido entre as partes, com base no contrato e na prova do que aconteceu.

Esta página é para o dono que recebeu uma cobrança com multa e quer saber se pode repassar a conta ao contador, e para quem está contratando e quer evitar essa discussão no futuro. A resposta curta é: pague para não piorar a situação com o fisco, e depois apure o que houve.

Por que a multa chega na empresa e não no contador

O Código Tributário Nacional define quem responde pelo tributo e pela multa. Pelo art. 121, o sujeito passivo é "a pessoa obrigada ao pagamento de tributo ou penalidade pecuniária", e o contribuinte é quem tem relação pessoal e direta com o fato gerador. Quem vendeu, prestou o serviço e faturou foi a empresa, não o contador.

O art. 136 fecha a porta para a desculpa "não foi culpa minha": salvo lei em contrário, a responsabilidade por infrações "independe da intenção do agente ou do responsável". Ou seja, para o fisco não importa se o atraso foi do contador, do sócio ou de um funcionário.

O Código Civil vai na mesma direção. O art. 1.177 diz que os lançamentos feitos pelo encarregado da escrituração produzem os mesmos efeitos como se fossem feitos pelo próprio empresário, salvo má-fé. E o art. 1.178 diz que a empresa responde pelos atos dos seus prepostos relativos à atividade, ainda que não autorizados por escrito.

Na prática: a Receita cobra da empresa, e a empresa precisa pagar ou contestar pelos meios próprios. As multas mais comuns estão em Multa do PGDAS-D por atraso: como é calculada, reduzida e paga e Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.

Quando o contador paga a multa ou responde pelo erro

O mesmo art. 1.177 do Código Civil, no parágrafo único, trata da responsabilidade de quem cuida da escrituração. O texto diz que os prepostos "são pessoalmente responsáveis, perante os preponentes, pelos atos culposos; e, perante terceiros, solidariamente com o preponente, pelos atos dolosos".

Traduzindo para o dia a dia:

erro por descuido (culpa): o contador responde perante a empresa, não perante o fisco;
ato intencional (dolo): o contador responde junto com a empresa perante terceiros;
excesso de poderes ou infração de lei, contrato ou estatuto: o CTN, art. 135, II, torna mandatários, prepostos e empregados pessoalmente responsáveis pelos créditos tributários resultantes desses atos.

O terceiro caso é exceção, ligado a atos fora do que foi autorizado ou contra a lei, e não ao atraso comum de uma guia.

Existe ainda a esfera profissional. O Decreto-Lei 9.295/1946, art. 27, prevê penalidades do Conselho ao contador, como multa, suspensão de até 2 anos para quem assinar documento falso ou fizer escrituração irregular para fraudar rendas públicas, e cassação em casos como a apropriação indevida de valores de clientes. Essas punições são do CRC contra o profissional, e não pagam a multa da empresa.

A lei não fala em "ressarcimento" com essa palavra. A cobrança do valor da multa ao contador, quando houver culpa, é uma questão entre as partes, resolvida por acordo ou na Justiça. O tema do erro em geral está em Responsabilidade do contador por erro: quem responde perante a empresa, o fisco e o conselho.

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Foi erro do contador ou falha da empresa?

Antes de cobrar alguém, é preciso reconstruir o que aconteceu. Muitas multas nascem de uma corrente de pequenas falhas, e nem todas são do escritório. Perguntas que ajudam:

O documento ou a informação chegou ao contador a tempo?
A tarefa estava no escopo do contrato?
A guia foi emitida e entregue, mas não foi paga pela empresa?
Havia mensagem da Receita pendente que ninguém leu?
O contador foi avisado da mudança (novo funcionário, nova atividade, venda para outro estado)?
Existe registro por escrito, como e-mail ou mensagem, do pedido e da entrega?

Um exemplo comum: o contador emitiu o DAS no prazo, mandou no grupo da empresa, e a guia não foi paga. A multa e os juros são da empresa, e não há culpa do contador. Outro: a empresa mandou as notas do mês no dia certo, e a declaração saiu atrasada por falha do escritório. Aqui existe culpa do contador.

O que enviar e quando está em Documentos para o contador: o que mandar todo mês e até quando.

O que o contrato e a carta de responsabilidade dizem

O contrato é o documento que separa o que é do contador e o que é da empresa. O Código de Ética do contador (NBC PG 01) manda formalizar a prestação em contrato escrito (item 9) e, segundo o Jornal do CFC, os serviços que ficam a cargo do cliente devem estar explicitados na proposta e no contrato (item 10). O CRCSP liga o contrato do contador justamente aos arts. 1.177 e 1.178 do Código Civil. Veja Contrato de contador: o que ele precisa deixar claro e o que conferir antes de assinar.

A carta de responsabilidade da administração é o outro lado. Pela ITG 1000, itens 12 a 15, o contador pede à empresa, ao fim de cada exercício, uma carta em que a administração assume a responsabilidade pelas informações e pelos controles internos. Ela separa a responsabilidade do contador pela escrituração da responsabilidade da empresa pelo que informou. Mais em Carta de responsabilidade do contador: o documento que você assina no fim do ano.

Como evitar a multa e a discussão

A melhor multa é a que não acontece. Três hábitos resolvem a maior parte dos casos:

combinar por escrito o que é tarefa do contador e o que é da empresa;
mandar documentos e avisos pelo canal combinado, para ficar registro;
pagar as guias no vencimento e confirmar o pagamento ao contador.

Se a multa já veio, pague ou conteste no prazo do fisco antes de discutir com o contador. Brigar primeiro e pagar depois só aumenta juros e encargos.

Como a WJR trabalha para evitar multa

No Simples, a WJR emite o DAS e transmite o PGDAS-D e a DEFIS, e o cliente só paga a guia. O escritório acompanha todas as mensagens que a empresa recebe da Receita, inclusive o Termo de Exclusão no DTE. No eSocial, faz tudo, inclusive a transmissão dos eventos, e pede os dados do funcionário novo com 3 dias úteis de antecedência para enviar o registro antes do primeiro dia de trabalho.

A conversa com o cliente fica no grupo de WhatsApp da empresa, no e-mail e no portal do cliente, o que deixa o pedido e a entrega registrados. Para ir além da rotina, a revisão de regime e estrutura entra no Planejamento tributário para pagar o imposto certo. Outros guias estão em Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

A Receita pode cobrar a multa da empresa direto do contador?+

Não, na regra geral. A multa é cobrada do sujeito passivo, que é a empresa (CTN art. 121). A exceção do art. 135, II, vale para atos com excesso de poderes ou infração de lei, contrato ou estatuto.

Se o erro foi do contador, a empresa deixa de pagar a multa?+

Não. A responsabilidade por infração independe da intenção (CTN art. 136). A empresa paga e, se houve culpa do contador, discute o valor com ele.

O contador responde por erro culposo?+

Sim, perante a empresa. O Código Civil, art. 1.177, parágrafo único, torna o preposto pessoalmente responsável perante o preponente pelos atos culposos.

O CRC pode punir o contador que causou a multa?+

Sim, se houver infração profissional. O Decreto-Lei 9.295/1946, art. 27, prevê multa, suspensão e cassação, mas essas penalidades não pagam a multa da empresa.

Guia emitida e não paga é culpa do contador?+

Não. Se a guia foi entregue no prazo e a empresa não pagou, a multa e os juros decorrem da falta de pagamento, que é da empresa. A WJR cuida das guias, das declarações e das mensagens do fisco da empresa, e a análise de regime e estrutura fica no Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Contador paga multa da empresa? Quem responde perante o fisco e quando o contador responde