Documentos para o contador: o que mandar todo mês

Os documentos para o contador todo mês são, em resumo, cinco grupos: notas fiscais emitidas e recebidas, extratos do banco e da maquininha, comprovantes de despesas e impostos pagos, informações da folha e o que os sócios retiraram. Não existe uma lei com a lista fechada, mas cada item alimenta uma guia ou declaração com data certa, e é essa data que define até quando o contador precisa receber tudo.

Isto é para o dono de pequena e média empresa que sente que a contabilidade vive pedindo papel e nunca sabe exatamente o quê. Com a rotina definida, o fechamento do mês deixa de ser correria, o imposto sai calculado sobre o que de fato aconteceu e você para de receber cobrança de documento esquecido na véspera do vencimento.

Quais documentos para o contador você manda todo mês

A lista abaixo vale para a maior parte das empresas do Simples Nacional e do Lucro Presumido. Algumas coisas o contador já puxa sozinho, como as notas emitidas no sistema da Prefeitura ou no Emissor Nacional, mas só se ele tiver acesso a esses sistemas.

Notas fiscais de venda e de serviço emitidas no mês, inclusive as canceladas. Se você emite fora do sistema combinado com o contador, mande o arquivo XML ou o relatório.
Notas fiscais de compra e de serviços contratados, como mercadoria para revenda, aluguel, internet, software e serviços de terceiros.
Extratos bancários de todas as contas da empresa, inclusive conta digital, conta de investimento e conta que quase não é usada.
Relatório da maquininha, do gateway de pagamento e dos marketplaces, com vendas, taxas e antecipações.
Comprovantes de pagamento de despesas e de impostos, principalmente os que não saíram da conta da empresa.
Informações da folha: faltas, horas extras, comissões, adiantamentos, férias combinadas, admissões e desligamentos.
Retiradas dos sócios: quanto saiu como pró-labore, quanto como lucro e quanto foi despesa pessoal paga pela empresa.

Fora da rotina mensal, mande sempre que acontecer: contrato novo de aluguel, empréstimo ou financiamento, compra de veículo ou equipamento, mudança de endereço e qualquer carta ou mensagem de órgão público.

Por que cada documento importa

O extrato bancário é o documento mais importante da lista, porque é nele que o contador confere se as notas batem com o dinheiro que entrou. Venda recebida sem nota, ou nota emitida sem o dinheiro correspondente, aparece ali.

As notas de compra e as despesas sustentam o custo da empresa. No Lucro Real, custos e despesas entram na conta do lucro efetivo, que é a base do imposto. No Simples, ajudam a mostrar se existe lucro de verdade na hora de distribuir dinheiro aos sócios.

As informações da folha viram eventos no eSocial, e daí saem o INSS e o FGTS do mês. Uma hora extra que não chegou ao contador vira salário pago errado e recolhimento a menor. A admissão tem uma regra própria: o registro do funcionário precisa ir ao eSocial antes do primeiro dia de trabalho, como explica eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar.

As retiradas dos sócios parecem detalhe e não são. Dinheiro que sai do caixa sem classificação nenhuma dificulta provar, no fim do ano, o que foi remuneração pelo trabalho e o que foi lucro.

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Até quando mandar: as datas que puxam o calendário

O prazo de envio ao contador é o que ele combinar com você, mas ele existe por causa das datas do governo. Estas são as mais comuns em 2026, pela lei e pelos manuais oficiais:

| O que vence | Quando | Base |

|---|---|---|

| Salário dos empregados | até o 5º dia útil do mês seguinte | CLT, art. 459, §1º |

| Eventos da folha no eSocial | até o dia 15 do mês seguinte | Manual de Orientação do eSocial |

| DAS do Simples e PGDAS-D | até o dia 20 do mês seguinte | LC 123/2006 |

| FGTS Digital | até o dia 20 | Lei 8.036, art. 15 |

| INSS da folha (DARF) | até o dia 20 | Lei 8.212, art. 30, I, "b" |

| DCTFWeb | até o último dia útil do mês seguinte | Manual da DCTFWeb |

Repare que a folha precisa estar fechada antes do 5º dia útil para o salário sair certo. Por isso as informações de ponto e de variáveis são as primeiras que o contador pede. O detalhe de cada evento do eSocial fica em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa, e o vencimento do DAS em DAS vencimento: quando vence a guia do Simples Nacional e como emitir.

Na prática, uma boa regra é mandar a folha até os primeiros dias do mês e o restante, notas e extratos, na primeira semana. Quanto mais cedo o contador fecha, mais tempo você tem para conferir a guia antes de pagar.

Como organizar o envio sem virar trabalho extra

O maior problema não é a quantidade de documentos, é a falta de rotina. Algumas práticas simples resolvem quase tudo:

Uma conta bancária só para a empresa. Misturar despesa pessoal e da empresa é a origem da maioria das perguntas do contador.
Uma pasta por mês, física ou na nuvem, onde entra todo comprovante assim que chega.
Um dia fixo no calendário para mandar o pacote do mês.
Acesso direto para o contador ao sistema de notas, ao internet banking em modo consulta e à plataforma de vendas, quando possível.
Um canal só para esse assunto, para o documento não se perder no meio de outras conversas.

Se a sua empresa emite nota por um emissor ligado ao escritório, esse item sai da lista: o contador já tem tudo. O mesmo vale para extratos, quando há integração bancária.

O que o contador devolve para você

Em troca dos documentos, o contador entrega as guias do mês, os holerites, as declarações transmitidas e, conforme o contrato, os relatórios contábeis. Se você manda tudo e mesmo assim não recebe nada de volta, vale entender o que está no escopo. O papel do contador na rotina da empresa está explicado em O que faz um contador pela empresa, na prática.

Como a WJR organiza os documentos com você

Na WJR, cada cliente tem um grupo de WhatsApp da empresa com o time especializado, além do e-mail e do portal do cliente, e é por esses canais que os documentos chegam. A WJR emite o DAS e transmite o PGDAS-D e a DEFIS, cuida do eSocial inclusive na transmissão dos eventos e pede os dados do funcionário novo com 3 dias úteis de antecedência, para o registro sair antes do primeiro dia de trabalho.

A WJR também tem emissor de notas próprio, apresentado em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro, o que ajuda a manter as notas do mês num lugar só. E, para empresas que querem arrumar a rotina interna de forma mais ampla, existe a BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa. Os outros temas sobre a relação com o contador estão em Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

Existe uma lei que diz quais documentos mandar ao contador?+

Não. Nenhuma norma traz uma lista fechada. O que existe são as obrigações da empresa, com datas próprias, e o contador pede os documentos de que precisa para cumpri-las.

Preciso mandar o extrato mesmo que não tenha tido movimento?+

Sim. O extrato sem movimento é justamente o que comprova que nada entrou nem saiu. Sem ele, o contador não tem como confirmar o mês.

Se eu atrasar o envio, quem paga a multa?+

A obrigação e a multa são da empresa perante o governo. Por isso o prazo combinado com o contador existe: ele precisa dos documentos antes do vencimento para calcular e transmitir a tempo.

Preciso mandar as notas que eu emiti?+

Só se o contador não tiver acesso ao sistema em que você emite. Com acesso, ele puxa as notas direto; sem acesso, mande os XMLs ou o relatório do mês.

Nota fiscal no CPF serve como despesa da empresa?+

Não. Despesa da empresa precisa estar em nome da empresa, com o CNPJ. Nota no CPF do sócio é despesa pessoal. A WJR recebe os documentos da sua empresa pelo grupo de WhatsApp, pelo e-mail e pelo portal do cliente, e a rotina interna pode ser organizada com a BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Documentos para o contador: o que mandar todo mês e até quando