Carta de responsabilidade do contador: o que é

A carta de responsabilidade do contador é o documento que ele pede para o dono ou o administrador da empresa assinar ao término de cada exercício social. Ela está na ITG 1000, norma do Conselho Federal de Contabilidade de 15 de dezembro de 2022, nos itens 12 a 15, e serve para separar o que é responsabilidade do contador do que é responsabilidade de quem administra o negócio.

Este texto é para o empresário que recebeu o documento no começo do ano e ficou na dúvida se deve assinar, ou que nunca viu essa carta e quer saber se o contador deveria ter pedido. Entender o que ela diz evita duas coisas: assinar sem ler e achar que o contador está empurrando a culpa para você.

O que é a carta de responsabilidade do contador

O nome completo é Carta de Responsabilidade da Administração. Pelo item 13 da ITG 1000, para salvaguardar a sua responsabilidade, o profissional da contabilidade deve obtê-la da administração da entidade para a qual presta serviços, podendo seguir o modelo sugerido no Anexo 1 da própria norma.

Em linguagem simples: o contador faz a escrituração com base no que a empresa entrega a ele. Notas, extratos, contratos, informações sobre estoque e sobre fatos que ele não vê do escritório. A carta é o registro de que essas informações vieram da administração e de que é ela quem responde por elas.

Um ponto que costuma confundir: a carta não está na Resolução CFC 1.590/2020, que trata do contrato, nem na ITG 2000. O lugar dela é a ITG 1000 de 2022, que também traz os critérios de porte das empresas pequenas.

Quando o contador pede a carta

O item 14 da ITG 1000 é direto: a carta deve ser obtida ao término de cada exercício social. Não é um documento mensal nem um papel assinado só na contratação. Na empresa que fecha o exercício em 31 de dezembro, o pedido chega no começo do ano seguinte, junto do fechamento contábil.

Faz sentido que seja nesse momento. É no fim do exercício que o contador fecha as demonstrações do ano, como o balanço e a demonstração do resultado. A carta acompanha esse fechamento e se refere ao período que acabou de ser encerrado.

Quais demonstrações a sua empresa precisa ter no fim do ano depende do porte, pelas NBC TG 1002 e 1001. O assunto está em Relatórios contábeis mensais: o que pedir ao contador e o que cada um mostra.

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Por que existe a separação de responsabilidades

O item 15 da ITG 1000 explica o objetivo. A carta serve para salvaguardar o profissional da contabilidade no que se refere à responsabilidade pela escrituração contábil do período-base encerrado, segregando-a e distinguindo-a das responsabilidades da administração da empresa.

Na prática, há duas responsabilidades diferentes dentro do mesmo balanço:

Do contador: registrar corretamente, pelas normas contábeis, o que recebeu.
Da administração: entregar informação completa e verdadeira, manter os controles da empresa e responder pelos documentos que emitiu.

Se a empresa deixou de mandar uma nota, escondeu uma venda ou informou um estoque errado, a escrituração sai errada por um motivo que o contador não controla. A carta deixa isso documentado.

Isso não significa que o contador fica livre de qualquer erro. Quem responde pelo quê quando a falha é do escritório está em Responsabilidade do contador por erro: quem responde perante a empresa, o fisco e o conselho.

O que o empresário confirma ao assinar a carta de responsabilidade

O modelo sugerido fica no Anexo 1 da ITG 1000, e o texto final costuma ser adaptado por cada escritório. Por isso a regra é uma só: leia antes de assinar.

Antes de assinar, faça três perguntas a si mesmo:

Mandei ao contador todas as notas, extratos e contratos do ano?
Existe algum fato relevante que ele não sabe, como uma dívida, um processo ou um empréstimo entre a empresa e os sócios?
O estoque e os saldos que aparecem no fechamento batem com a realidade?

Se a resposta a qualquer uma for não, a hora de corrigir é antes da assinatura. Mande o que falta e peça ao contador para refazer o que for preciso. O que enviar ao longo do ano para chegar ao fechamento sem pendência está em Documentos para o contador: o que mandar todo mês e até quando.

E se eu não concordar com o texto da carta?

Converse antes de assinar. Se uma frase afirma algo que não corresponde à realidade da sua empresa, o caminho não é assinar assim mesmo: é contar o fato ao contador e ajustar o fechamento e o texto.

Também vale perguntar o que cada parágrafo quer dizer. Um bom contador explica sem pressa, porque a carta só cumpre a função se quem assina entende o que está confirmando. E, se a dúvida for sobre um número do balanço, peça para ver de onde ele saiu antes de colocar o seu nome embaixo.

A carta muda quem paga a multa?

Não do jeito que muita gente imagina. Perante o fisco, a multa por erro em imposto ou declaração é da empresa. A carta não cria nem apaga essa obrigação: ela organiza, entre você e o contador, quem respondia por qual informação. O tema está em Contador paga multa da empresa? Quem responde perante o fisco e quando o contador responde.

A relação entre você e o escritório, incluindo o que cada um faz, fica no contrato, explicado em Contrato de contador: o que ele precisa deixar claro e o que conferir antes de assinar. Contrato e carta se completam: um define o combinado, o outro registra, ano a ano, que a informação veio de você.

Como a WJR cuida do fechamento do exercício

Na WJR, o escopo é desenhado para cada cliente, e o que está no contrato está na mensalidade. O fechamento do ano e as demonstrações contábeis fazem parte do serviço de Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa, e é nesse trabalho que a conversa sobre as informações do exercício acontece.

O dia a dia corre pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente, com o time especializado. A trajetória do escritório, na Mooca desde 1995, está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995, e os demais guias do tema estão em Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

A carta de responsabilidade é assinada todo mês?+

Não. Pelo item 14 da ITG 1000, ela deve ser obtida ao término de cada exercício social, ou seja, uma vez por ano, no fechamento.

Quem pede a carta é o contador ou o governo?+

O contador. O item 13 da ITG 1000 diz que o profissional da contabilidade deve obtê-la da administração da entidade para a qual presta serviços, para salvaguardar a sua responsabilidade.

Existe um modelo pronto de carta de responsabilidade?+

Sim. A ITG 1000 traz um modelo sugerido no Anexo 1. O contador pode segui-lo e adaptar o texto à empresa.

A carta de responsabilidade está na Resolução CFC 1.590/2020?+

Não. A carta está na ITG 1000, de 15 de dezembro de 2022, itens 12 a 15. A Resolução CFC 1.590/2020 trata do contrato de prestação de serviços contábeis.

Posso assinar a carta sem ler?+

Não deveria. Ao assinar, a administração assume a responsabilidade pelas informações entregues ao contador naquele exercício. Leia e corrija o que faltar antes. Se você quer um fechamento de ano organizado, com as demonstrações certas para o porte da sua empresa, a WJR cuida disso em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Carta de responsabilidade do contador: o documento que você assina no fim do ano