O que faz um contador pela empresa, na prática

O que faz um contador pela empresa é cuidar de tudo o que transforma a sua operação em número declarado ao governo: apuração de imposto, escrituração, folha de pagamento, obrigações acessórias, demonstrativos e os atos de registro do CNPJ. É trabalho recorrente, com calendário próprio, e é ele que segura a empresa em dia.

Um aviso antes de começar, porque a busca é ambígua. Esta página não trata da carreira, da faculdade nem do mercado de trabalho do profissional: ela trata do serviço que um escritório de contabilidade presta ao dono de um negócio. Se você está escolhendo com quem trabalhar, o guia geral está em Como escolher um contador para a sua empresa.

O que faz um contador todo mês, sem você ver

A maior parte do trabalho contábil é invisível para o cliente, e é justamente por isso que ele costuma ser subestimado. Existe um calendário fiscal e trabalhista que corre sozinho, com vencimentos que não esperam a sua agenda.

O ciclo mensal padrão tem esta forma:

• receber e organizar notas emitidas, notas recebidas e extratos bancários
• escriturar essas operações na contabilidade e no fiscal
• apurar os tributos do período e emitir as guias
• fechar a folha de pagamento e os encargos
• transmitir as declarações do mês
• devolver à empresa os números fechados

Quando alguma etapa falha, a consequência não aparece no mesmo mês. Aparece na intimação, na multa por declaração não entregue ou na certidão negativa que a empresa não consegue tirar na hora em que precisa.

Apuração de imposto e escolha do regime

Apurar imposto é calcular quanto a empresa deve em cada tributo do período e gerar a guia certa, no código certo, no prazo certo. No Simples Nacional isso se concentra em uma guia única mensal; no Lucro Presumido e no Lucro Real, em várias apurações separadas.

Antes da apuração vem uma decisão maior, que é a escolha do regime. Regime errado é o erro mais caro que uma empresa comete em silêncio, porque ele custa dinheiro todo mês sem gerar nenhum aviso. Essa análise é o serviço de Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

O contador também é quem enquadra corretamente a atividade, confere o CNAE e verifica se a empresa continua elegível ao regime em que está.

Escrituração contábil e fiscal

Escrituração é o registro organizado de tudo o que a empresa fez: entradas, saídas, pagamentos, recebimentos, patrimônio e resultado. Ela alimenta duas coisas diferentes, a contabilidade societária e a apuração fiscal.

É daí que saem o balanço patrimonial e a demonstração do resultado. Esses documentos não servem só ao fisco: eles são o que banco, investidor, comprador e sócio pedem quando a empresa vai crescer, tomar crédito ou mudar de dono.

Empresa que não escritura fica cega. O acompanhamento organizado dos números está em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Folha de pagamento e as obrigações de quem tem empregado

Quem tem funcionário tem uma segunda contabilidade, com regras e prazos próprios. O contador calcula salários, descontos e encargos, gera as guias, registra admissão e rescisão, controla férias e décimo terceiro e transmite as informações trabalhistas e previdenciárias.

É a área que menos perdoa atraso, porque envolve direito de terceiro e fiscalização própria. Um erro de folha vira passivo trabalhista, e passivo trabalhista aparece anos depois. O serviço dedicado é Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Obrigações acessórias: as declarações que geram multa sozinhas

Obrigação acessória é a informação que a empresa precisa entregar mesmo quando não tem imposto a pagar. Ela existe em todos os níveis: federal, estadual e municipal, e cada uma tem prazo e penalidade próprios.

O ponto que pega o empresário desprevenido é este: a multa por declaração não entregue nasce da falta da entrega, não da falta de pagamento. Empresa parada, sem faturamento e sem movimento, continua obrigada a declarar.

Cabe ao contador saber quais obrigações a sua atividade gera, montar o calendário e transmitir tudo. É por isso que atividade e localização mudam tanto o trabalho: um comércio que vende para vários estados gera obrigações que um prestador local não gera.

Nota fiscal, emissor e o que é da empresa

Emitir nota é ato da empresa, não do contador. Quem vende sabe o que vendeu, para quem e por quanto, e é quem tem de emitir o documento no momento da operação.

O contador entra antes e depois: antes, configurando o cadastro, os códigos de serviço ou produto e a tributação de cada item; depois, escriturando e apurando. Quando a empresa precisa de estrutura para emitir, existe Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Essa divisão evita a confusão mais comum do primeiro ano de empresa, que é esperar que o escritório emita a nota do cliente no lugar do vendedor.

Abertura, alteração e os atos de registro

O contador também cuida da vida cadastral da empresa. Na abertura, isso significa escolher o tipo societário, definir o CNAE, montar o contrato social com o registro na Junta Comercial, obter as inscrições e enquadrar o regime, como está em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo.

Depois, toda mudança relevante passa pelo mesmo caminho: entrada e saída de sócio, mudança de endereço, alteração de capital, inclusão de atividade. Cada uma dessas é uma alteração contratual formal, tratada em Alteração contratual: atualize o contrato social sem travar a empresa.

Onde termina o contador e onde começa o advogado

Vale ser direto, porque a confusão custa dinheiro dos dois lados.

É do contador: escrituração, apuração de tributos, folha, obrigações acessórias, demonstrativos, registro na Junta Comercial e a orientação tributária que decorre disso.

É do advogado: contrato com cliente e fornecedor, acordo de sócios, defesa em processo judicial, reclamação trabalhista, recuperação judicial e discussão de tese tributária no Judiciário. Na esfera administrativa fiscal os dois costumam trabalhar juntos, cada um na sua parte.

Um bom escritório diz isso na hora certa em vez de improvisar fora da própria competência.

A parte que ninguém coloca na proposta: consultoria

O trabalho de rotina mantém a empresa viva. O que faz diferença no resultado é a conversa que acontece antes das decisões: abrir uma filial, contratar o primeiro funcionário, mudar de regime, comprar de outro estado, distribuir lucro, separar patrimônio.

Essa parte depende de acesso. Se você só fala com a contabilidade quando chega guia, ela não acontece. Na WJR o time especializado fica dentro do grupo de WhatsApp da própria empresa, com resposta em algumas horas, e é ali que a pergunta chega antes da decisão.

A WJR tem mais de 30 anos, escritório presencial com pessoas reais na Mooca, atendimento 100% online para quem é de outra cidade e 5 estrelas no Google. Quem está comparando modelos encontra a análise em Contabilidade online ou presencial: qual faz mais sentido pra sua empresa?, e quem procura escritório na capital pode olhar Contador em São Paulo com escritório de verdade, presencial na Mooca e online em toda a cidade.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online.

Perguntas frequentes

Fontes: Receita Federal https://www.gov.br/receitafederal/pt-br, Portal do Simples Nacional https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/default.aspx, NFS-e nacional https://www.gov.br/nfse/pt-br