Como escolher um contador: os 7 critérios

Como escolher um contador: comece pelo registro no Conselho Regional de Contabilidade, que é exigência de lei e se confere de graça pela internet, e só depois compare atendimento, escopo e experiência. Os sete critérios abaixo servem para colocar dois ou três escritórios lado a lado e decidir com base em fato, e não na impressão da primeira reunião.

Este guia é para o dono de pequena e média empresa que vai contratar o primeiro contador ou está pensando em trocar. A escolha pesa mais do que parece: é o contador que apura o imposto, transmite as declarações e lê as mensagens da Receita em nome da sua empresa, e um erro nessa rotina chega primeiro no seu CNPJ.

Critério 1: registro no CRC do profissional e do escritório

Contador sem registro não pode exercer a profissão. O Decreto-Lei 9.295/1946, art. 12, exige curso de Ciências Contábeis, aprovação no Exame de Suficiência e registro no CRC, e o §1º trata o exercício sem registro como infração. O escritório também precisa estar registrado e ter profissionais habilitados na parte técnica (art. 15).

A conferência é gratuita. Em São Paulo, o site do CRCSP tem a consulta de profissional e a "Consulta de Sociedade", para o escritório; para outros estados, o CFC mantém a Consulta Nacional. O parágrafo único do art. 20 obriga o profissional a informar o número do registro em todo trabalho que assina, então pedir esse número é normal.

O detalhe, inclusive a diferença entre técnico e contador, está em Contador precisa de CRC? O que a lei exige e como conferir o registro.

Critério 2: experiência no seu regime e na sua atividade

Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real têm apurações e declarações diferentes. Um escritório que só atende Simples pode tropeçar quando a empresa cresce e precisa mudar de regime, e é justamente nessa virada que a escolha errada custa.

A atividade também muda o trabalho. Comércio, indústria e prestação de serviço têm impostos e obrigações próprias. Pergunte quantos clientes o escritório tem no seu regime e no seu ramo, e peça um exemplo de problema que resolveu para alguém parecido com você.

Se vale mais um generalista ou um especialista no seu setor, a comparação está em Contador especializado ou generalista: quando o seu negócio precisa de um.

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Critério 3: canal de atendimento e quem responde

Descubra como a conversa vai acontecer no dia a dia: chamado em sistema, e-mail, telefone, aplicativo de mensagem ou reunião. Mais importante do que o canal é saber se do outro lado está alguém que conhece a sua empresa ou uma fila genérica.

Um bom sinal é o escritório dizer, antes de fechar, quem cuida da sua conta e por onde você fala com essa pessoa. Se a resposta for vaga na venda, dificilmente ficará mais clara depois do contrato assinado.

Critério 4: prazo de resposta combinado

Nenhuma norma do conselho fixa em quanto tempo o contador responde o cliente. Por isso o prazo precisa ser combinado e, de preferência, escrito. Uma dúvida sobre nota fiscal na hora de faturar não pode esperar uma semana.

Pergunte qual é o tempo de resposta normal e o que acontece em caso urgente. O tema tem página própria em Prazo de resposta do contador: quanto tempo é razoável esperar.

Critérios 5 a 7: escopo, clientes parecidos e o que vem além do fechamento

Escopo escrito. O que está dentro da mensalidade e o que é cobrado à parte precisa estar no papel. A leitura de uma proposta, item por item, está em Honorários contábeis: o que está incluído e o que é cobrado à parte. O Código de Ética do contador manda formalizar o serviço em contrato escrito, e vale pedir a minuta antes de assinar.

Clientes parecidos com você. Um escritório que atende empresas do seu porte já conhece as dúvidas que você vai ter. Pergunte o perfil da carteira: porte, regime e ramo dos clientes atendidos.

O que ele faz além do fechamento. Guia paga e declaração transmitida são o mínimo. O que diferencia é o contador que avisa antes: que o regime deixou de compensar, que a folha vai pesar, que uma mensagem da Receita chegou. Esse lado é o que se chama de Contabilidade consultiva: o que é e como saber se o seu contador faz.

Como escolher um contador na prática: a lista de conferência

Use esta sequência com cada escritório que você estiver avaliando:

Anote o número do CRC do profissional e do escritório e confira no site do conselho.
Pergunte quais regimes e atividades o escritório atende hoje.
Peça o nome de quem vai cuidar da sua conta e o canal de contato.
Pergunte o prazo de resposta normal e o de urgência.
Peça a proposta com a lista do que está incluso e do que é à parte.
Pergunte o perfil dos clientes atendidos.
Pergunte o que o escritório entrega além das guias e declarações.

Se quiser levar a conversa pronta, as perguntas com o que cada resposta revela estão em 12 perguntas para contador na primeira conversa, e o que cada resposta revela.

Como a WJR se encaixa nesses critérios

A WJR usa a mesma régua que recomenda. O escritório tem registro CRC/SP 1SP187269/O-0, atua desde 1995 e atende todos os regimes tributários, do Simples ao Lucro Real. O atendimento corre pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente, com o time especializado, presencialmente na Mooca ou online.

O escopo é desenhado por cliente: o que está no contrato está na mensalidade, o que está fora é cobrado à parte, e o reajuste é anual. Além da rotina, a WJR acompanha todas as mensagens que a empresa recebe da Receita e trata decisão de regime em Planejamento tributário para pagar o imposto certo. Os ramos atendidos estão em Segmentos, e a história da casa em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito, sem compromisso, com resposta em algumas horas. Os outros textos sobre o tema estão em Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

Posso contratar um contador sem registro no CRC?+

Não. O exercício da profissão sem registro é infração pelo Decreto-Lei 9.295/1946, art. 12, §1º, e o Código Civil, art. 1.182, põe a escrituração sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado. Confira o registro antes de assinar.

Como consulto se o contador tem CRC ativo?+

Pelo site do conselho. Em São Paulo, o CRCSP tem consulta de profissional e de sociedade pelo número do registro ou pelo nome; para outros estados, use a Consulta Nacional do CFC.

O contador mais barato é uma boa escolha?+

Só dá para saber comparando escopo. Duas propostas com valores diferentes quase sempre descrevem serviços diferentes, e a mais barata costuma deixar itens de fora. A conta do preço está em Honorários contábeis: o que está incluído e o que é cobrado à parte.

Existe prazo legal para o contador responder o cliente?+

Não. Nenhuma norma fixa esse prazo, então ele depende do que for combinado com o escritório. Peça que o tempo de resposta fique claro antes de contratar.

Preciso de contrato escrito com o contador?+

Sim, é o recomendado. O Código de Ética do contador manda formalizar o serviço por escrito depois de aceita a proposta, e é no contrato que o escopo e o reajuste ficam definidos. Se você quer um contador que cuide da rotina e ajude a decidir o regime da empresa, a WJR faz esse trabalho em Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Como escolher um contador: 7 critérios para comparar escritórios