Reembolso de custas do cliente: paga imposto?

No tema reembolso de custas e despesas do cliente advocacia imposto, o ponto central é se o valor é do cliente ou é preço do seu serviço: custas pagas em nome do cliente e reembolsadas pelo valor exato, com guia ou recibo, tendem a não ser receita do escritório. Se o reembolso vem embutido nos honorários, com margem ou sem documento, o fisco tende a tratar tudo como receita, com imposto de renda, contribuições e ISS.

Reembolso de custas e despesas do cliente advocacia imposto: o que a lei chama de receita

O Decreto-Lei 1.598/1977, art. 12, diz que a receita bruta compreende o produto da venda de bens, o preço da prestação de serviços, o resultado nas operações de conta alheia e as demais receitas da atividade principal. A LC 123/2006, art. 3º, § 1º, usa a mesma lógica para o Simples Nacional.

Para o ISS, a LC 116/2003, art. 7º, diz que a base de cálculo é o preço do serviço.

A pergunta prática, então, é: o valor que o cliente devolve é preço do serviço de advocacia ou é só a devolução de um dinheiro que o escritório adiantou por ele? A resposta sai dos documentos, não do nome que se dá ao lançamento.

Quando o reembolso tende a não ser receita

O reembolso fica mais protegido quando reúne estes pontos:

a guia de custas, o boleto ou o recibo está em nome do cliente, com CPF ou CNPJ dele;
o contrato de honorários prevê que despesas do processo correm por conta do cliente;
o escritório cobra o valor exato que pagou, sem acréscimo;
a cobrança é separada dos honorários, com o comprovante anexado;
a contabilidade registra o adiantamento como valor a receber do cliente, e não como despesa do escritório.

Com isso, fica claro que o escritório só fez o pagamento por conta do cliente. Como lançar esse adiantamento está em Custas judiciais adiantadas pelo escritório como lançar: conta a receber do cliente, não despesa.

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Quando o reembolso vira receita tributável

O risco cresce quando o reembolso perde a ligação com a despesa:

Valor embutido nos honorários: o contrato fala em um preço fechado que inclui custas. Aí o total é preço do serviço.
Reembolso com margem: o escritório cobra mais do que pagou. A diferença é receita.
Despesa em nome do escritório: a guia ou a nota está no CNPJ do escritório, como despesa própria.
Taxa fixa de despesas: um valor mensal genérico "para despesas", sem comprovação de cada gasto.
Sem documento: só o Pix do cliente, sem o comprovante do que foi pago.

Nesses casos, o valor tende a entrar na receita bruta e, conforme o regime, no DAS do Simples, na base do Lucro Presumido e no ISS do município.

Custas e despesas do dia a dia não são iguais

Custas judiciais e taxas de órgãos públicos costumam ter guia própria, com o nome da parte. É o caso mais simples de documentar.

Despesas como viagem, cópias, correio e motoboy são mais delicadas, porque muitas vezes a nota vem no nome do escritório. O tratamento dessas despesas está em Despesas reembolsáveis do advogado viagem e cópias: como combinar, documentar e cobrar.

E a nota fiscal do escritório?

Se o reembolso não é receita, ele não precisa entrar no valor do serviço da nota de honorários. Muitos escritórios cobram as custas por documento de cobrança separado, com os comprovantes, e emitem a nota só pelos honorários.

Se o escritório inclui custas no valor da nota, está dizendo ao fisco que aquilo é preço do serviço. O imposto passa a incidir sobre o total. Regras de emissão de nota de advocacia em Nota fiscal de serviço para escritório de advocacia: quem emite, onde, com quais dados e quais retenções.

O cuidado com o dinheiro do cliente na conta do escritório

Adiantar custas é uma coisa. Receber e guardar dinheiro do cliente na conta do escritório por meses é outra, e mistura o caixa. A Lei 9.430/1996, art. 42, permite tratar como receita omitida os depósitos cuja origem não seja comprovada quando a empresa é intimada. Reembolso sem documento é exatamente o tipo de crédito difícil de explicar.

O tema está em Dinheiro de cliente na conta do escritório risco fiscal: como evitar que o repasse vire receita. Quando o escritório recebe valor do processo para repassar ao cliente, veja Repasse ao cliente valor recebido em processo contabilizar: o lançamento que separa honorário de dinheiro de terceiro.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Custas judiciais adiantadas pelo escritório como lançar: conta a receber do cliente, não despesa.

Organizar o fluxo de reembolsos é parte de BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa. Outras dúvidas estão em Advogados e em Contabilidade para advogados: o que muda no seu escritório.

Perguntas frequentes

Reembolso de custas entra no faturamento do Simples?+

Quando é cobrado pelo valor exato, com guia em nome do cliente e cobrança separada dos honorários, tende a não ser receita. Se vier embutido no preço ou com margem, tende a entrar na receita bruta do DAS.

Posso cobrar uma taxa fixa mensal para despesas?+

Pode cobrar, mas uma taxa genérica, sem comprovação de cada gasto, tende a ser vista como parte do preço do serviço. Nesse caso, o valor entra na receita e na base do ISS.

A guia de custas precisa estar no nome do cliente?+

É o documento que mais ajuda. A guia em nome do cliente mostra que a despesa é dele e que o escritório só adiantou o pagamento.

Preciso emitir nota fiscal do reembolso?+

Se o reembolso não é receita de serviço, a nota de honorários não precisa incluir esse valor. A cobrança pode ser feita por documento separado, com os comprovantes do que foi pago.

Reembolso de custas e despesas do cliente advocacia imposto: quando vira receita