Despesas reembolsáveis do advogado viagem e cópias: como combinar, documentar e cobrar

Despesas reembolsáveis do advogado viagem e cópias, além de correio, diligências e custas, podem ser cobradas do cliente quando o contrato de honorários prevê o reembolso e cada gasto tem comprovante. O caminho seguro é cobrar esses valores separados dos honorários, com prestação de contas clara.

O problema mais comum não é jurídico, é de organização: gastos pequenos, sem recibo, misturados à conta do escritório. No fim, ou o cliente questiona, ou o escritório absorve o custo sem perceber.

O que o Código de Ética diz sobre despesas

O Código de Ética e Disciplina da OAB (Resolução 02/2015 do Conselho Federal) trata do tema no art. 48. O § 1º diz que o contrato de prestação de serviços não exige forma especial, mas deve estabelecer com clareza o objeto, os honorários, a forma de pagamento e a extensão do patrocínio.

O § 3º é o que interessa aqui. Ele diz que o contrato pode dispor sobre a contratação de profissionais para serviços auxiliares e sobre o pagamento de custas e emolumentos, que, na ausência de disposição em contrário, presumem-se a cargo do cliente. Se o contrato previr que o advogado antecipe essas despesas, é lícito reter o valor atualizado no ato da prestação de contas, mediante comprovação documental.

E o § 2º trata da compensação: abater importâncias devidas ao cliente só é admissível quando o contrato autorizar ou quando houver autorização especial do cliente, por ele assinada.

Despesas reembolsáveis do advogado viagem e cópias: o que costuma entrar

Custas e emolumentos têm a presunção do Código de Ética. Para as demais despesas, a regra é o que o contrato disser. As mais comuns:

• passagens, combustível, pedágio e estacionamento em deslocamentos para audiências e diligências;
• hospedagem e alimentação em viagens a serviço do caso;
• cópias, impressões e autenticações;
• correio, postagem com aviso de recebimento e motoboy;
• certidões, traduções e honorários de correspondentes ou peritos contratados para o caso.

O contrato deve dizer quais dessas despesas são reembolsáveis, se há limite ou aprovação prévia, e em que prazo o cliente paga. Sem isso, cada cobrança vira negociação.

Como documentar cada gasto

Reembolso sem documento é difícil de cobrar e mais difícil de explicar na contabilidade. Para cada despesa, guarde:

1. o comprovante original, como nota fiscal, recibo ou bilhete;
2. a identificação do cliente e do processo a que o gasto se refere;
3. a data e o motivo, como a audiência ou a diligência;
4. a aprovação do cliente, quando o contrato exigir.

Sempre que possível, peça a nota fiscal em nome do cliente ou com a referência do processo. Isso deixa claro que o gasto é do cliente e não do escritório.

Como cobrar: separado dos honorários

A recomendação prática é emitir dois documentos diferentes:

• a nota fiscal de serviço, pelos honorários;
• um demonstrativo de despesas reembolsáveis, com a lista dos gastos e os comprovantes anexos.

Para o ISS, a LC 116/2003, art. 7º, diz que a base de cálculo é o preço do serviço. Misturar o reembolso no valor da nota pode fazer o escritório tratar como preço do serviço um valor que é só ressarcimento. O tratamento tributário do reembolso, com os cuidados para que ele não vire receita, está em Reembolso de custas e despesas do cliente advocacia imposto: quando vira receita.

Como contabilizar no escritório

Quando o escritório adianta a despesa, o valor não é custo dele. É um valor a receber do cliente. A contabilidade registra o adiantamento como crédito a receber e baixa quando o cliente reembolsa.

Se o cliente não reembolsa e o escritório decide absorver o gasto, aí sim ele vira despesa do escritório, com o documento correspondente. O passo a passo dos lançamentos, no caso das custas, está em Custas judiciais adiantadas pelo escritório como lançar: conta a receber do cliente, não despesa.

Despesas próprias do escritório, como aluguel, internet e softwares, são outra categoria e não se cobram do cliente como reembolso. Para o advogado pessoa física, a dedução dessas despesas no livro-caixa está em Despesas que advogado pode deduzir no imposto de renda: checklist do autônomo.

Cuidado com a cobrança

O art. 52 do Código de Ética diz que o crédito por honorários não autoriza o saque de duplicatas ou de outro título de crédito de natureza mercantil. Pode ser emitida fatura, quando o cliente quiser, com base no contrato, mas ela não pode ser levada a protesto.

Por isso a prestação de contas bem documentada é a principal ferramenta para receber os reembolsos sem atrito. Um relatório mensal por cliente, com os comprovantes, costuma resolver.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

Fontes: CFOAB, Código de Ética e Disciplina da OAB (Resolução 02/2015), arts. 48 e 52 https://www.oab.org.br/arquivos/resolucao-n-022015-ced-2030601765.pdf; Planalto, LC 116/2003, art. 7º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp116.htm