Custas judiciais adiantadas pelo escritório: lançar

Custas judiciais adiantadas pelo escritório como lançar: o valor pago em nome do cliente vai para uma conta de valores a receber desse cliente, e não para despesa do escritório. Quando o cliente reembolsa, a conta é baixada sem gerar receita, e só o que não puder ser cobrado chega ao resultado.

Esse cuidado evita dois erros opostos: inflar a despesa do escritório com custos que são do cliente e, depois, tratar o reembolso como receita e pagar imposto sobre ele.

De quem são as custas do processo

O CPC, art. 82, diz que incumbe às partes prover as despesas dos atos que realizarem ou requererem no processo, antecipando o pagamento, salvo a gratuidade da justiça. O art. 84 define que as despesas abrangem as custas dos atos do processo, a indenização de viagem, a remuneração do assistente técnico e a diária de testemunha.

Ou seja, a custa é do cliente, que é a parte. Quando o escritório paga a guia, ele está adiantando um valor por conta do cliente. O contrato de honorários deve dizer se o escritório adianta, como cobra e em que prazo o cliente reembolsa.

Custas judiciais adiantadas pelo escritório como lançar, passo a passo

1. Crie uma conta de ativo por cliente

No plano de contas, abra uma conta como "adiantamentos de custas a clientes", com controle por cliente e por processo. É uma conta a receber, não uma despesa.

2. Lance o pagamento da guia

Ao pagar a custa: débito em adiantamentos de custas a clientes e crédito em banco. Anexe a guia paga e identifique o processo.

3. Cobre o cliente com demonstrativo

Envie ao cliente a relação das custas pagas, com cópia das guias. Esse demonstrativo é também prestação de contas, e o Estatuto da Advocacia trata como infração recusar-se sem justificativa a prestar contas de quantias recebidas do cliente ou por conta dele (Lei 8.906/1994, art. 34, XXI).

4. Lance o reembolso

Quando o cliente paga: débito em banco e crédito em adiantamentos de custas a clientes. A conta do cliente zera. Não há receita, porque o escritório só recebeu de volta o que adiantou.

5. Desconte do valor levantado, se o contrato permitir

Se o processo termina com valor a receber pelo cliente e o contrato autoriza, o escritório pode descontar as custas adiantadas antes do repasse. O lançamento baixa a conta de adiantamentos com o valor que estava na conta do cliente. O passo a passo do repasse está em Repasse ao cliente valor recebido em processo contabilizar: o lançamento que separa honorário de dinheiro de terceiro.

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Um exemplo com números inventados

Exemplo: o escritório paga 2 mil de custas iniciais e 500 de diligência em um processo do cliente A.

Pagamentos: adiantamentos de custas do cliente A, 2.500 a débito; banco, 2.500 a crédito.
Reembolso integral pelo cliente: banco, 2.500 a débito; adiantamentos do cliente A, 2.500 a crédito.

Resultado do escritório: zero. Nem despesa, nem receita. Se o contrato previsse honorários de 10 mil no mesmo mês, só esses 10 mil seriam receita, com nota fiscal.

O que o contrato de honorários deve dizer sobre custas

Boa parte das dúvidas contábeis nasce de contrato vago. Antes de adiantar a primeira guia, o contrato deveria responder:

Quem paga as custas: o cliente direto ou o escritório, com reembolso.
Em que prazo o cliente reembolsa, contado do envio do demonstrativo.
Se há limite de valor que o escritório adianta sem consulta prévia.
Se as custas podem ser descontadas de valores levantados no processo.
O que acontece com custas adiantadas se o cliente encerrar o contrato.

Com essas respostas por escrito, a contabilidade sabe quando lançar, quando cobrar e quando reconhecer perda.

Reembolso entra na nota fiscal?

Reembolso de custa paga em nome do cliente não é preço do serviço. No Lucro Presumido, a base do IRPJ é um percentual da receita bruta (Lei 9.249/1995, art. 15), e incluir o reembolso na nota faz o escritório pagar imposto sobre dinheiro que não é dele.

O caminho mais seguro é cobrar o reembolso separado, com o demonstrativo e as guias, e emitir a nota só sobre os honorários. Quando o contrato embute custas no preço fechado, aí elas fazem parte do serviço e a análise muda. O tema está em Reembolso de custas e despesas do cliente advocacia imposto: quando vira receita.

Despesas que não são custas

Cópias, correio, deslocamento e diligências do próprio escritório seguem lógica parecida quando o contrato prevê reembolso. Se não preveem, são despesas do escritório. A diferença está em Despesas reembolsáveis do advogado viagem e cópias: como combinar, documentar e cobrar.

E se o cliente não pagar?

Custa adiantada e não reembolsada é um crédito do escritório contra o cliente. Mantenha a cobrança documentada. Se o crédito se tornar incobrável, ele sai do ativo, e o efeito no imposto depende do regime e das regras de perdas no recebimento de créditos, que exigem prazos e, em alguns valores, cobrança judicial.

Escritório que deixa custas acumuladas por anos no ativo, sem cobrança e sem conciliação, comete um dos erros mais comuns, listado em Erros contábeis comuns em escritório de advocacia: checklist com 12 itens.

Conta bancária e conciliação

Custas pagas e reembolsos recebidos passam pela conta do escritório, junto com honorários e valores de clientes. Concilie todo mês por cliente: o saldo da conta de adiantamentos tem de bater com a soma das guias pagas e não reembolsadas. O controle dos valores de terceiros está em Dinheiro de cliente na conta do escritório de advocacia contabilidade: como registrar.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Perguntas frequentes

Custa adiantada é despesa dedutível do escritório?+

Não enquanto houver direito de reembolso. Ela é um valor a receber do cliente. Só vira perda se o crédito se mostrar incobrável, observadas as regras do regime de tributação.

Preciso emitir nota fiscal do reembolso de custas?+

Em regra, não. O reembolso de valor pago em nome do cliente não é preço do serviço. Cobre com demonstrativo e guias, e emita a nota só dos honorários.

O vencido paga as custas no fim do processo. Como fica?+

O CPC, art. 82, § 2º, manda a sentença condenar o vencido a pagar ao vencedor as despesas que antecipou. O valor pertence ao cliente e, se passar pela conta do escritório, segue o lançamento de valores de clientes a repassar.

Posso deixar as custas para cobrar só no final do processo?+

Pode, se o contrato prever. Mas o saldo fica no ativo por anos e precisa de controle por cliente e por processo, com conciliação mensal.

Custas pagas com cartão pessoal do sócio entram como?+

O ideal é pagar pela conta do escritório. Se o sócio pagou, registre o valor a reembolsar ao sócio e, ao mesmo tempo, o adiantamento a receber do cliente, com a guia anexada.

Custas judiciais adiantadas pelo escritório como lançar: conta a receber do cliente, não despesa