Mudança de contador no escritório de advocacia

Quem pesquisa mudança de contador em escritório de advocacia como fazer encontra um roteiro simples: escolher a data de corte, avisar o contador antigo como o contrato prevê, receber documentos e acessos e conferir o primeiro fechamento do novo contador. O cuidado próprio da advocacia é proteger os dados dos clientes e revisar o enquadramento do escritório no regime e no ISS.

Antes de trocar: o que motivou a mudança

Vale escrever em uma frase por que o escritório quer trocar. Atraso em guias, erro na distribuição de lucros, demora para responder, falta de relatório gerencial ou desconhecimento das regras da advocacia são motivos comuns. Essa frase vira o primeiro item da conversa com o novo contador e ajuda a conferir, meses depois, se o problema foi resolvido.

Também é a hora de listar o que o escritório espera receber todo mês. O que exigir na contratação está em Contratar contador para escritório de advocacia o que exigir: checklist em 3 blocos.

Mudança de contador em escritório de advocacia como fazer em 6 etapas

1. Defina a data de corte

A data de corte é o último mês que fica com o contador antigo. O mais simples é trocar no fim de um mês, depois que as guias daquele mês foram calculadas e pagas. Assim, o antigo fecha a competência e o novo começa limpo na seguinte.

Trocar no meio do ano é possível e comum. Os cuidados com declarações anuais já iniciadas estão em Trocar de contador no meio do ano: pode, e o que muda nas declarações do ano.

2. Leia o contrato com o contador antigo

O contrato costuma prever aviso prévio, forma de comunicação e o que o antigo entrega na saída. Cumpra o aviso por escrito e combine a data de corte. Se houver mensalidade em aberto, resolva isso à parte: a entrega de documentos do escritório não deve ficar presa à negociação.

3. Peça a carta de transferência e os documentos

A carta de transferência registra até que competência o contador antigo foi responsável e o que ele entregou. Como funciona está em Carta de transferência de contabilidade como funciona na troca de contador.

A lista completa do que pedir, com o porquê de cada item, está em Documentos para pedir ao contador antigo na troca: checklist completo. No escritório de advocacia, dê atenção extra a três blocos:

contrato social e alterações registradas no Conselho Seccional da OAB, com a lista atual de sócios;
controle de pró-labore e de distribuição de lucros por sócio, mês a mês;
relatório de honorários faturados e recebidos, com as notas fiscais emitidas.

O Código Tributário Nacional (art. 195, parágrafo único) manda conservar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários a que se referem. E o art. 173 fixa em 5 anos o prazo para a Fazenda constituir o crédito, contado na forma do próprio artigo. Por isso, peça ao menos os últimos 5 anos de escrituração e declarações.

4. Transfira os acessos

O novo contador precisa de procuração no e-CAC, acesso ao eSocial, ao emissor de notas da Prefeitura e ao Portal do Simples, se for o caso. Ao mesmo tempo, revogue os acessos do contador antigo a partir da data de corte. O passo a passo da procuração está em Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

Não entregue senha pessoal do certificado do sócio por mensagem. Prefira procuração eletrônica e acesso com perfil próprio do escritório contábil.

5. Revise o enquadramento do escritório

A troca é uma boa hora para uma revisão. Na advocacia, três pontos merecem conferência:

regime: no Simples, os serviços advocatícios estão no Anexo IV (LC 123, art. 18, § 5º-C, VII), com contribuição patronal paga fora do DAS. Vale conferir se o Simples segue sendo a melhor opção;
ISS em São Paulo: sociedade de profissionais habilitados que cumpre os requisitos da Lei 13.701/2003, art. 15, pode ter regime especial de recolhimento; o novo contador confere se o escritório está no regime certo;
declarações mensais: confira se a DCTFWeb, entregue até o último dia útil do mês seguinte (IN RFB 2.237/2024, art. 6º), e o eSocial estão em dia.

6. Confira o primeiro fechamento do novo contador

No primeiro mês, peça o balancete e compare com o último do contador antigo. Saldos de banco, impostos a pagar, adiantamentos a sócios e honorários a receber devem bater na passagem. Diferença sem explicação é sinal de lançamento pendente de um dos lados.

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Sigilo: o que o contador precisa ver e o que não precisa

O contador precisa ver o financeiro do escritório: notas emitidas, extratos, folha e contratos de honorários. Ele não precisa de peças, pareceres ou detalhes das causas. Na hora de enviar documentos, separe o financeiro do jurídico.

Esse cuidado vale para os dois lados da troca: o antigo deve entregar e apagar o que não precisa manter, e o novo deve receber só o necessário. Os limites estão em Sigilo profissional advogado contador o que pode ver: o limite entre o caso e o número.

Erros que atrasam a troca

não fixar data de corte e deixar um mês sem responsável pelas guias;
receber documentos soltos por mensagem, sem lista conferida;
manter o acesso do contador antigo ao e-CAC e ao emissor de notas;
não conferir saldos na passagem e descobrir a diferença no fim do ano;
não avisar os sócios, que seguem mandando documentos ao antigo.

O roteiro geral, que vale para qualquer empresa, está em Como trocar de contador: o passo a passo do aviso à primeira competência.

Quanto tempo leva a troca

Depende mais da organização dos documentos do que de regra legal. Com data de corte definida, documentos completos e acessos transferidos, a passagem costuma caber em um ciclo mensal. Quando falta escrituração ou há declarações atrasadas, a troca começa por uma regularização.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

O contador antigo pode reter os documentos do escritório?+

Os documentos e livros são do escritório, não do contador. Se houver disputa sobre mensalidade, ela é tratada à parte. Peça a entrega por escrito, com lista do que foi recebido.

Preciso avisar a OAB da troca de contador?+

A troca de contador não altera o contrato social da sociedade. Só há registro na OAB se mudar algo do ato constitutivo, como sócios, endereço ou objeto.

Posso trocar de contador em dezembro?+

Pode. Só combine com clareza quem fecha o ano, quem entrega as declarações anuais e quem calcula o décimo terceiro e as guias de dezembro, para não ficar nada sem dono.

O novo contador refaz a contabilidade dos anos anteriores?+

Não necessariamente. Ele recebe o que foi feito e confere a passagem de saldos. Se encontrar erro relevante, propõe a correção. Refazer anos inteiros só faz sentido quando a escrituração não existe ou não fecha.

Quanto tempo devo guardar os documentos do contador antigo?+

Até a prescrição dos créditos tributários a que se referem (CTN, art. 195, parágrafo único). Na prática, guarde ao menos 5 anos, contados como o CTN prevê, e mais quando houver discussão em aberto.

Mudança de contador em escritório de advocacia como fazer sem perder prazo