Documentos para pedir ao contador antigo na troca

Os documentos para pedir ao contador antigo na troca se dividem em cinco blocos: societários, contábeis, fiscais, de folha e de controles e acessos. Peça tudo por escrito, confira com uma lista e guarde até a prescrição dos créditos tributários, como manda o Código Tributário Nacional.

Por que pedir tudo, e não só o último ano

O CTN, art. 195, parágrafo único, manda conservar os livros obrigatórios e os comprovantes dos lançamentos até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se referem. O art. 173 fixa em 5 anos o prazo para a Fazenda constituir o crédito, contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito.

Para o Simples, a LC 123/2006, art. 26, II, repete a ideia: os documentos que fundamentaram a apuração devem ser guardados enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes. Na prática, peça todo o histórico que a empresa tiver, dos anos que esses prazos alcançam até o ano em curso, e confirme o período com o novo contador.

O roteiro geral da troca está em Como trocar de contador: o passo a passo do aviso à primeira competência.

Documentos para pedir ao contador antigo na troca: bloco 1, societários

1. Contrato social e todas as alterações registradas

São a base de tudo: sócios, capital, administração, objeto. O novo contador precisa da versão consolidada e do histórico, com os protocolos de registro.

2. Atas, acordos e deliberações de sócios

Decisões sobre distribuição de lucros, aumento de capital ou mudança de administração sustentam lançamentos contábeis. Sem elas, o novo contador não consegue explicar movimentos antigos.

3. Cadastros e inscrições

Comprovante do CNPJ, inscrição estadual e municipal, licenças e alvarás. Eles mostram como a empresa está registrada em cada órgão e ajudam a achar divergências.

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Bloco 2, contábeis

4. Livros Diário e Razão e as escriturações digitais

A escrituração completa, com os arquivos da ECD transmitidos e os recibos, quando a empresa é obrigada a ela. O que é a ECD está em ECD, a Escrituração Contábil Digital: quem é obrigado, prazo e multa.

5. Balanços, DRE e balancete do último mês

O balancete do mês de corte é o ponto de partida do novo contador. Os saldos dele devem bater com o primeiro balancete feito pelo novo escritório.

6. Conciliações bancárias e de contas a pagar e receber

Mostram que os saldos contábeis batem com bancos e com a realidade. Saldo sem conciliação é o primeiro lugar onde aparecem erros antigos.

Bloco 3, fiscais

7. Apurações e guias pagas

Memória de cálculo de cada tributo, extratos do PGDAS-D no Simples e comprovantes de pagamento. Eles provam o que foi apurado e pago em cada mês.

8. Declarações transmitidas e recibos

DCTFWeb, EFD-Reinf, declarações anuais e demais obrigações do regime, com os recibos de entrega. Recibo é a prova de que a obrigação foi cumprida no prazo.

9. Parcelamentos, processos e intimações

Lista de parcelamentos ativos, com número e parcelas pagas, e cópia de qualquer intimação, auto de infração ou processo em andamento. Parcela esquecida na troca pode levar à rescisão do parcelamento.

Bloco 4, folha e pessoal

10. Arquivos e relatórios do eSocial

Eventos enviados, folhas mensais, recibos e pendências. Eles mostram quem está registrado, com qual salário e desde quando.

11. Fichas e documentos dos empregados

Contratos, fichas de registro, férias, afastamentos e rescisões. São documentos que a fiscalização do trabalho pode pedir a qualquer momento.

12. Controles de FGTS e de pró-labore

Guias de FGTS, relatórios de pró-labore por sócio e eventuais diferenças. Sócio com pró-labore sem registro ou guia atrasada vira pendência que passa ao novo contador.

Bloco 5, controles e acessos

13. Carta de transferência

Registra até que competência o antigo foi responsável e o que entregou. Como funciona está em Carta de transferência de contabilidade como funciona na troca de contador.

14. Lista de senhas e procurações a revogar

Liste os acessos que o contador antigo tinha, como procuração no e-CAC, emissor de notas e portais estaduais, e revogue cada um na data de corte. Isso protege a empresa depois da saída.

15. Pendências conhecidas, por escrito

Peça ao antigo que informe, por escrito, pendências e prazos em aberto: declarações em retificação, débitos em análise, pedidos de restituição e respostas devidas ao Fisco. Assim, nada fica perdido entre os dois escritórios, e o novo contador sabe por onde começar no primeiro mês.

Como receber e guardar

Receba os arquivos em formato digital organizado por ano e por tipo, e confira com esta lista antes de assinar o recebimento. A organização está em Como organizar os documentos da empresa de forma digital: checklist.

Se o contador antigo resistir a entregar, veja o que diz a página Contador pode reter documentos da empresa? O que diz o CFC e o que fazer. Quando a contabilidade anterior parece ter falhas, uma revisão ajuda: Como revisar a contabilidade do contador antigo: o que conferir, até onde voltar e o que pode ser recuperado. Escritórios de advocacia têm cuidados extras com o sigilo, explicados em Mudança de contador em escritório de advocacia como fazer sem perder prazo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Perguntas frequentes

O contador antigo é obrigado a entregar os documentos?+

Os documentos e livros são da empresa. Peça a entrega por escrito, com lista e prazo. Disputas sobre mensalidades em aberto são tratadas à parte e não devem segurar os documentos da empresa.

Preciso pedir documentos de empresa do Simples sem empregados?+

Sim. Mesmo sem folha, há apurações, declarações, recibos e escrituração a guardar. A LC 123, art. 26, II, obriga a guarda dos documentos que fundamentaram a apuração.

Posso receber só os arquivos digitais?+

Pode, desde que estejam completos e legíveis, com os recibos de transmissão. Documentos assinados em papel, como alterações antigas, também devem ser entregues ou digitalizados.

O que fazer se faltar algum ano?+

Registre a falta na carta de transferência e avalie com o novo contador se é preciso reconstituir a escrituração daquele período. Quanto antes isso for feito, menor o risco em uma fiscalização.

Quanto tempo guardar os documentos recebidos?+

Até a prescrição dos créditos tributários a que se referem (CTN, art. 195, parágrafo único). O prazo de 5 anos do art. 173 só começa a contar no primeiro dia do exercício seguinte, então na prática se estende além de 5 anos corridos. Guarde por mais tempo quando houver processo ou parcelamento em aberto.

Documentos para pedir ao contador antigo na troca: checklist completo