Carta de transferência de contabilidade: como funciona

Se a pergunta é carta de transferência de contabilidade como funciona, a resposta curta é esta: ela é o documento que formaliza a passagem do serviço do contador antigo para o novo, com data de corte, lista do que foi entregue e pendências conhecidas. Bem feita, evita a dúvida mais cara da troca: quem responde por qual mês.

O que a carta resolve

Toda troca de contador tem um mês de virada. O antigo fecha até uma competência; o novo assume a partir da seguinte. Sem um documento que marque isso, aparecem obrigações que ninguém entregou e guias que ninguém pagou, porque cada lado achou que era do outro.

A carta de transferência registra três coisas:

A data de corte: última competência sob responsabilidade do contador antigo.

O que foi entregue: livros, balancetes, declarações, folhas, senhas e procurações, com a forma de entrega.

As pendências conhecidas: obrigações em atraso, parcelamentos, intimações e processos em andamento.

O que o Código de Ética do Contador diz

A NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador aprovado pelo Conselho Federal de Contabilidade, traz três regras que sustentam a carta:

Aviso por escrito: entre os deveres do item 4, o contador deve renunciar às funções logo que se positive falta de confiança, notificando o cliente por escrito e respeitando os prazos do contrato.
Informar o substituto: também no item 4, quando substituído, o contador deve informar ao substituto os fatos que devam chegar ao conhecimento dele, para contribuir com o bom desempenho das funções.
Transferência com anuência: pelo item 6, o contador pode transferir o contrato de serviços a outro profissional com a anuência do cliente, sempre por escrito.

O código não traz um modelo de carta. Por isso cada escritório usa o seu formato, e o que importa é o conteúdo.

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Carta de transferência de contabilidade como funciona na prática

1. Avise o contador atual

Comunique a decisão por escrito, respeitando o aviso prévio do contrato. Esse é o momento de combinar a data de corte. O que o contrato costuma prever sobre saída está em Contrato de contador: o que ele precisa deixar claro e o que conferir antes de assinar.

2. Peça a lista de entrega

O contador antigo prepara a relação do que vai entregar. O novo confere e pede o que faltar. A lista completa do que pedir está em Documentos para pedir ao contador antigo na troca: checklist completo.

3. Assine a carta com a data de corte

A carta é assinada pelo contador que sai e recebida pelo que entra, com ciência do cliente. Guarde uma via com você.

4. Troque acessos e procurações

Procuração eletrônica no e-CAC, acessos a prefeitura, estado, eSocial e bancos. O antigo deve ter o acesso revogado, e o novo, incluído. Como funciona o acesso do contador ao e-CAC está em Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

5. Faça a conferência de abertura

O novo contador confere saldos de balanço, débitos nos órgãos e obrigações entregues nos últimos períodos. O que aparecer de errado antes da data de corte é documentado.

O passo a passo completo da troca, do primeiro contato ao primeiro mês com o novo escritório, está em Como trocar de contador: o passo a passo do aviso à primeira competência.

O que a carta não faz

Não transfere dívida: imposto atrasado continua sendo da empresa. A carta só registra que ele existia.
Não apaga erro antigo: se o contador anterior errou, a carta é prova da data em que o problema já existia.
Não substitui o contrato: multa de saída e valores pendentes seguem o contrato de serviços.

E se o contador antigo não colaborar?

Os documentos da empresa pertencem à empresa. Atraso na entrega por cobrança de honorários em aberto é uma discussão comum, tratada em Contador pode reter documentos da empresa? O que diz o CFC e o que fazer. Registre os pedidos por escrito, com data, e leve o caso ao conselho regional se a entrega não acontecer.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Como trocar de contador: o passo a passo do aviso à primeira competência.

Outros guias estão em Guias, e o serviço de balanço e relatórios está em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Perguntas frequentes

A carta de transferência é obrigatória por lei?+

O Código de Ética do Contador não traz um modelo, mas pede aviso por escrito na renúncia e que o contador substituído informe ao substituto os fatos relevantes. A carta é a forma prática de cumprir isso com prova.

Quem assina a carta de transferência?+

O contador que sai assina e o novo contador recebe, com ciência do cliente. Cada um guarda uma via.

O que precisa constar na carta?+

Data de corte, lista de documentos e acessos entregues, forma de entrega e pendências conhecidas, como obrigações atrasadas e parcelamentos.

A carta transfere a responsabilidade por erros antigos?+

Não. Ela registra a situação na data de corte. Erros anteriores continuam ligados ao período em que aconteceram, e a carta serve de prova dessa data.

Posso trocar de contador sem avisar o atual?+

Não é recomendável. O contrato costuma prever aviso prévio, e a falta de aviso dificulta a entrega dos documentos e a definição da data de corte.

Carta de transferência de contabilidade como funciona na troca de contador