Imposto sobre reembolso de despesas escritório de advocacia: quando incide

A resposta sobre imposto sobre reembolso de despesas escritório de advocacia depende de quem era a despesa: valor pago em nome do cliente e só repassado tende a não ser receita, e despesa do próprio escritório cobrada do cliente tende a virar parte do preço do serviço. A diferença está na documentação, e não no nome que se dá ao valor.

Imposto sobre reembolso de despesas escritório de advocacia: a regra de base

Dois conceitos decidem a resposta. A LC 116/2003, art. 7º, diz que a base de cálculo do ISS é o preço do serviço. A LC 123/2006, art. 3º, § 1º, inclui na receita bruta o preço dos serviços prestados.

A pergunta, então, é se o valor reembolsado faz parte do preço do serviço advocatício ou se é dinheiro do cliente que passou pelo escritório. Se faz parte do preço, entra na base do ISS e do Simples. Se é só repasse, a tendência é ficar fora.

Escritórios no Simples estão no Anexo IV (LC 123, art. 18, § 5º-C, VII). Ou seja, cada real que entra como receita sem precisar entra no DAS.

Despesas pagas em nome do cliente

São os gastos que pertencem ao cliente e que o escritório só adianta:

• custas judiciais e taxas recolhidas em guia com o nome do cliente;
• emolumentos de cartório de atos do cliente;
• honorários de perito ou de assistente técnico contratados pelo cliente;
• diligências de terceiros contratadas em nome do cliente.

Nesses casos, o comprovante está em nome do cliente, e o escritório devolve a si mesmo um valor que nunca foi seu. Bem documentado, esse reembolso tende a não ser receita do escritório.

Como esses valores aparecem no faturamento e na contabilidade está em Reembolso de custas do cliente entra no faturamento do escritório?. Aqui, o foco é o imposto.

Despesas do próprio escritório repassadas ao cliente

São os gastos que nascem da estrutura do escritório:

• deslocamento e quilometragem do advogado;
• cópias, impressões e digitalização;
• correio e motoboy contratados pelo escritório;
• hospedagem e alimentação em viagem para o caso.

Aqui o comprovante está em nome do escritório. O gasto é dele, e cobrá-lo do cliente tende a ser parte do preço do serviço, mesmo que o contrato use a palavra "reembolso". Nesse caso, o valor entra na nota fiscal e na base do ISS e do Simples.

Como documentar para não pagar imposto sobre o que não é receita

A documentação faz a diferença entre repasse e receita. Os cuidados principais:

1. Preveja no contrato de honorários quais despesas são do cliente e como serão reembolsadas.
2. Recolha guias e taxas em nome do cliente sempre que possível.
3. Guarde o comprovante original de cada despesa e relacione ao processo.
4. Cobre o reembolso em documento separado da nota de honorários, com a lista das despesas.
5. Registre a entrada do reembolso em conta contábil própria, e não como honorário.

Uma conta segregada para valores de clientes ajuda a separar o que é do escritório e o que não é. O tema está em Conta bancária separada valores de clientes advocacia: como montar e controlar. Os documentos que o contador precisa todo mês estão em Documentos que o advogado deve enviar ao contador todo mês: checklist em 4 blocos.

E quando a despesa é paga a outro advogado?

Quando o trabalho envolve outro advogado ou outra sociedade em parceria, o Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/1994), art. 15, § 9º, diz que a sociedade recolhe tributos sobre a parcela da receita que efetivamente lhe couber, excluída a receita transferida a outros advogados ou sociedades que atuem em parceria no atendimento do cliente.

Esse caso não é reembolso de despesa, e sim divisão de honorários. Como emitir a nota está em Honorários divididos entre advogados como emitir nota fiscal.

E a retenção na nota para empresa?

Quando o cliente é empresa e há retenção de tributos na nota de honorários, a base da retenção segue o valor do serviço. Despesas misturadas aos honorários na mesma nota aumentam a base retida. A regra das retenções está em Retenção de impostos nota de advogado para empresa: o que sai do valor.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Lei Complementar 116/2003, art. 7º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp116.htm; Planalto, Lei Complementar 123/2006, art. 3º, § 1º, e art. 18, § 5º-C, VII https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Planalto, Lei 8.906/1994, art. 15, § 9º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8906.htm