Os documentos que o advogado deve enviar ao contador todo mês cabem em quatro blocos: dinheiro (extratos), receita (notas e retenções), pessoas (folha e pró-labore) e despesas e mudanças do mês. Com eles o contador apura os impostos, compensa o que os clientes retiveram e fecha a contabilidade, sem precisar ver o conteúdo jurídico de nenhum processo.
Por que mandar tudo, todo mês
Contabilidade feita com documento faltando é contabilidade estimada. A estimativa aparece depois em três lugares: no imposto apurado a mais ou a menos, na retenção não compensada e na distribuição de lucros sem base. O CTN, art. 195, parágrafo único, manda conservar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários, e o contador só guarda o que recebeu.
A versão geral desta lista, para qualquer empresa, está em Documentos para o contador: o que mandar todo mês e até quando. Abaixo está o que muda no escritório de advocacia.
Documentos que o advogado deve enviar ao contador todo mês: bloco 1, dinheiro
1. Extratos de todas as contas da sociedade
Conta corrente, conta de investimentos e conta de pagamento digital. Extrato completo do mês, em PDF ou arquivo do banco. É a base da conciliação.
2. Extrato da conta usada para valores de clientes
Se o escritório recebe valores de acordos ou levantamentos para repassar a clientes, o extrato dessa conta mostra o que entrou e saiu sem ser receita do escritório.
3. Fatura do cartão da empresa
Com os comprovantes de cada compra. Cartão sem comprovante vira despesa sem documento.
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Bloco 2: receita, notas e retenções
4. Relatório das notas de honorários emitidas
Lista ou arquivo XML das notas do mês, com cliente, valor e retenções destacadas. O contador cruza com os extratos.
5. Honorários recebidos sem nota
Se algum valor entrou sem nota, avise. É melhor emitir e ajustar no mês do que descobrir no cruzamento de dados.
6. Comprovantes de retenção dos clientes PJ
Até 31/12/2026, o cliente PJ retém 4,65% de CSLL, Cofins e PIS sobre serviços profissionais (Lei 10.833/2003, art. 31); a partir de 01/01/2027, 1% de CSLL (LC 214/2025, art. 509). Sem o comprovante, a compensação fica difícil. Veja Compensar imposto retido na fonte escritório de advocacia: guia com exemplo.
7. Honorários de êxito e de sucumbência recebidos
Valor, data e processo de origem, sem detalhes do caso. Receita alta num mês muda a faixa do Simples nos meses seguintes.
8. Reembolsos de custas e despesas de clientes
Com o documento da despesa original e o comprovante do reembolso. O tratamento está em Reembolso de custas do cliente entra no faturamento do escritório?.
Bloco 3: pessoas, folha e pró-labore
9. Admissões e desligamentos do mês
Dados do novo empregado ou estagiário antes do primeiro dia; data e motivo da saída de quem saiu.
10. Ponto, faltas, horas extras e atestados
Com isso a folha sai certa. No Anexo IV do Simples, o INSS patronal sobre a folha não está no DAS (LC 123/2006, art. 18, § 5º-C), então erro na folha vira erro de imposto.
11. Comissões, bônus e participação de associados
Valores e a quem se referem, com o contrato do associado quando for a primeira vez.
12. Pró-labore dos sócios
Valor de cada sócio no mês e qualquer mudança aprovada. Pró-labore tem INSS e, conforme o valor, IRRF.
13. Pagamentos a advogados parceiros e correspondentes
Nota ou recibo de cada um, com o valor que coube a cada parte.
Bloco 4: despesas e mudanças do mês
14. Notas de despesas do escritório
Aluguel, condomínio, sistemas jurídicos, internet, material, anúncios. Notas no CNPJ da sociedade.
15. Boletos e guias pagos fora da rotina
Anuidade de seccional paga pela sociedade, taxas, IPTU, multas. Cada pagamento precisa de documento.
16. Contratos novos ou alterados
Contrato de locação, de sistema, de associado. O contador precisa saber o compromisso mensal e as datas.
17. Alterações societárias
Entrada ou saída de sócio, mudança de endereço, abertura de filial. Isso mexe em cadastro na Receita, na prefeitura e na Seccional.
18. Notificações recebidas
Qualquer carta, e-mail ou mensagem da Receita, da prefeitura ou do eSocial. Prazo de resposta começa a correr na ciência.
Quando mandar fora da data fixa
Alguns documentos não esperam o dia do envio mensal. Admissão de empregado vai antes do primeiro dia de trabalho. Desligamento vai no mesmo dia da decisão, por causa do prazo das verbas. Notificação da Receita, da prefeitura ou do eSocial vai assim que chegar. Recebimento de honorário de êxito muito alto também merece aviso imediato, para o contador projetar o efeito na alíquota.
O que não precisa mandar
Peças processuais, procurações, documentos pessoais de clientes e o conteúdo dos contratos de honorários além do valor, da forma de pagamento e do cliente. O limite do que o contador precisa ver está em Sigilo profissional advogado contador o que pode ver: o limite entre o caso e o número.
Como organizar o envio
Uma pasta digital por mês, com subpastas pelos quatro blocos, e uma data fixa de envio, por exemplo até o dia 5. O método de organização está em Como organizar os documentos da empresa de forma digital: checklist, e as datas de vencimento que dependem desse envio estão em Calendário fiscal escritório de advocacia obrigações mensais: checklist do mês. O prazo de guarda está em Guarda de documentos fiscais escritório de advocacia prazo: por quanto tempo guardar cada papel.
Como a WJR ajuda
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Perguntas frequentes
Preciso mandar o extrato da minha conta pessoal?+
Não, salvo se alguma despesa da sociedade foi paga por ela ou algum honorário caiu nela. Nesses casos, mande só o lançamento e o comprovante correspondente.
O contador precisa do contrato de honorários?+
Precisa de valor, forma de pagamento e cliente, para conferir notas e retenções. O conteúdo jurídico do contrato não é necessário para a contabilidade.
E se eu esquecer de mandar uma nota de despesa?+
Mande no mês seguinte com a data correta. O contador lança no período certo, desde que o fechamento daquele mês permita ajuste.
Escritório sem empregados precisa mandar algo de folha?+
Precisa informar o pró-labore dos sócios e pagamentos a associados ou correspondentes. Sem empregados, o bloco de folha fica mais curto, mas não some.
Posso mandar fotos dos documentos pelo celular?+
Para despesas, foto legível costuma bastar no dia a dia, mas guarde o original ou o arquivo digital. Extratos e XML de notas devem ir no arquivo do banco ou do emissor.
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Fontes: Planalto, CTN (art. 195, parágrafo único) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm; Planalto, Lei 10.833/2003 (art. 31) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2003/l10.833.htm; Planalto, Lei Complementar 214/2025 (art. 509) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm; Planalto, Lei Complementar 123/2006 (art. 18, § 5º-C) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm
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