Reembolso de custas entra no faturamento?

O reembolso de custas do cliente entra no faturamento quando ele deixa de ser repasse e vira preço do serviço. Custas e despesas pagas em nome do cliente, devolvidas pelo valor exato e com o comprovante, tendem a ficar fora da receita do escritório; despesa embutida no honorário, ou cobrada com acréscimo, entra.

Por que a pergunta importa

O faturamento do escritório define o imposto do mês e, no Simples Nacional, a faixa de alíquota pelos últimos 12 meses, o RBT12: o que é, como se calcula e por que ele define a sua alíquota. Em áreas com muitas custas, como contencioso de massa, cartório e perícia, os reembolsos somam valores altos. Tratá-los como receita sem necessidade aumenta o imposto. Tratá-los como repasse sem documento cria risco.

Este artigo trata do faturamento. O cálculo do imposto em cada regime está em Imposto sobre reembolso de despesas escritório de advocacia: quando incide.

O que a lei chama de receita bruta

Para o Simples, a LC 123, art. 3º, § 1º, considera receita bruta o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado nas operações em conta alheia, sem as vendas canceladas e os descontos incondicionais.

A LC 214/2025, art. 517, deu nova redação a esse parágrafo, acrescentando "as demais receitas da atividade ou objeto principal" das empresas, com efeitos a partir de 01/01/2027 (art. 544, III). A ideia de que a receita é o preço do serviço prestado continua.

Custa paga por conta do cliente, e devolvida pelo valor pago, não é preço do serviço do advogado. É dinheiro do cliente passando pelo escritório. O que define a diferença é a forma, e a forma precisa estar no papel.

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Quando o reembolso de custas do cliente entra no faturamento

Os sinais de que o valor é receita, e não repasse:

O contrato fixa um honorário que já inclui as despesas ("honorário com custas incluídas").
O escritório cobra um valor fixo de "despesas" que não corresponde a gastos comprovados.
O reembolso vem com acréscimo, como taxa de administração.
A guia ou o recibo da despesa está em nome do escritório, sem ligação com o cliente.
O valor aparece na nota de serviço como parte do preço.

Nesses casos, o valor tende a fazer parte da receita do escritório, e o imposto incide sobre ele.

Quando tende a ficar fora

Os sinais de repasse:

O contrato diz que custas e despesas são do cliente e serão reembolsadas pelo valor pago.
A guia de custas está em nome do cliente ou identifica o processo dele.
O reembolso é pelo valor exato, com cópia do comprovante.
O escritório mantém controle por cliente e por processo, com saldo zerado no fim.

Com esse conjunto, a operação se parece com o que é: o cliente pagou uma despesa dele, por meio do escritório.

Adiantamento de custas pelo cliente

Muitos escritórios preferem receber do cliente antes de pagar a custa. Esse dinheiro não é honorário e não deve entrar como receita. Ele fica numa conta de valores de terceiros, até ser usado ou devolvido.

O Estatuto da Advocacia, art. 25-A, prevê a ação de prestação de contas pelas quantias recebidas do cliente, ou de terceiros por conta dele, com prescrição em cinco anos. Ou seja, o advogado responde pelo destino desse dinheiro. Separar os valores em conta própria ajuda, e o tema está em Conta bancária separada valores de clientes advocacia: como montar e controlar.

Nota fiscal: o que vai nela

A nota do escritório documenta o serviço prestado. Se o reembolso é repasse, o caminho mais limpo é não incluí-lo no valor da nota e fazer um demonstrativo de reembolso separado, com os comprovantes.

Algumas prefeituras e alguns clientes pedem que tudo saia na nota. Se isso acontecer, o valor tende a entrar na base do imposto do escritório. Antes de mudar o padrão, converse com o contador sobre o efeito no seu regime.

Rotina mensal que protege o escritório

Cadastre cada despesa por cliente e processo, com data e comprovante.
Cobre o reembolso com demonstrativo e cópia dos comprovantes.
Concilie o que entrou de reembolso com o que saiu de despesa.
Mande ao contador o demonstrativo separado das notas de honorários.

Um modelo simples de controle está em Planilha de reembolso: o modelo que a sua empresa precisa ter.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Imposto sobre reembolso de despesas escritório de advocacia: quando incide.

Perguntas frequentes

Custas pagas com o cartão do escritório viram receita?+

Não necessariamente. O que pesa é o documento: guia identificando o processo do cliente, reembolso pelo valor exato e comprovante. O meio de pagamento é detalhe, desde que o controle por cliente exista.

Posso cobrar uma taxa fixa de despesas por processo?+

Pode, se estiver no contrato. Mas taxa fixa sem relação com gastos comprovados se parece com preço do serviço e tende a entrar no faturamento.

O reembolso de deslocamento e cópias segue a mesma regra?+

A lógica é a mesma: despesa comprovada, por conta do cliente, devolvida pelo valor gasto. Quanto mais genérica a cobrança, mais ela se parece com honorário.

O que muda em 2027 na definição de receita bruta do Simples?+

A LC 214/2025 acrescentou ao art. 3º, § 1º, da LC 123 as demais receitas da atividade ou objeto principal, com efeitos a partir de 01/01/2027. Vale revisar com o contador, antes de janeiro de 2027, como os seus reembolsos são documentados.

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