Conta separada para valores de clientes na advocacia

Ter uma conta bancária separada para valores de clientes na advocacia é a forma mais segura de mostrar que alvarás, acordos e depósitos recebidos em nome do cliente não são receita do escritório. Quem procura conta bancária separada valores de clientes advocacia quer resolver duas coisas: prestar contas sem confusão e não pagar imposto sobre dinheiro que não é seu.

O que as normas dizem sobre o dinheiro do cliente

O Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/1994) trata do tema nas infrações disciplinares. O art. 34, XX, proíbe locupletar-se à custa do cliente, e o XXI proíbe recusar-se, injustificadamente, a prestar contas ao cliente de quantias recebidas dele ou de terceiros por conta dele.

O Código de Ética e Disciplina, art. 12, diz que a conclusão ou desistência da causa obriga o advogado a devolver bens, valores e documentos confiados e a prestar contas de forma pormenorizada. O art. 48, § 2º, só admite compensar créditos com valores devidos ao cliente quando o contrato autoriza ou quando há autorização especial firmada pelo cliente.

Nenhuma dessas normas, nas versões lidas, exige uma conta com nome específico. Mas todas pressupõem que o escritório consiga mostrar quanto recebeu, quando e quanto repassou. A conta separada é o jeito prático de cumprir isso.

Por que misturar o dinheiro custa caro

Quando o alvará cai na mesma conta dos honorários, três problemas aparecem:

O extrato mostra entradas muito maiores que o faturamento declarado, e isso chama atenção nos cruzamentos do fisco. Veja Malha fiscal escritório de advocacia o que a Receita cruza e como se proteger.
O escritório pode acabar usando dinheiro do cliente para pagar despesa própria, mesmo sem intenção, e ficar sem saldo para o repasse.
A prestação de contas vira reconstrução manual, com risco de erro no valor devolvido.

Para a tributação, a lógica é simples. No Simples Nacional, a receita bruta é o preço dos serviços prestados e o resultado nas operações em conta alheia (LC 123/2006, art. 3º, § 1º). O valor que pertence ao cliente e é repassado a ele não é preço do serviço do escritório. O que é receita é o honorário, inclusive o que for retido do alvará por contrato.

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Conta bancária separada valores de clientes advocacia: como montar

1. Abra uma conta só para valores de terceiros

Uma conta da própria sociedade, usada só para receber e repassar valores de clientes. Nenhuma despesa do escritório sai dela, e nenhum honorário fica nela além do tempo de transferir.

2. Registre cada entrada por cliente e por processo

Para cada crédito, anote cliente, processo, origem (alvará, acordo, depósito), data e valor. Uma planilha ou o sistema do escritório resolvem, desde que sejam atualizados no dia.

3. Separe o honorário na hora do repasse

Se o contrato prevê honorário retido do valor levantado, transfira esse valor para a conta operacional e emita a nota fiscal do honorário. O restante vai ao cliente. O que é reembolso de custas também segue regra própria; veja Reembolso de custas do cliente entra no faturamento do escritório?.

4. Repasse com comprovante

Transfira para conta do próprio cliente, com comprovante. Pagamento a terceiro indicado pelo cliente pede autorização escrita dele.

5. Preste contas por escrito

Mande ao cliente um demonstrativo: valor levantado, honorários retidos conforme o contrato, despesas reembolsadas com comprovante e valor líquido repassado. O art. 48, § 3º, do Código de Ética permite reter o valor atualizado de despesas que o advogado antecipou, mediante comprovação documental, quando o contrato prevê.

6. Concilie todo mês

A conta de clientes deve fechar o mês com saldo igual à soma dos valores pendentes de repasse. Diferença precisa de explicação. O método está em Conciliação bancária: o que é, como fazer e os erros que ela encontra.

Como fica na contabilidade

Na contabilidade, o valor recebido do cliente entra como obrigação a repassar, e não como receita. Quando o repasse acontece, a obrigação baixa. O honorário retido vira receita, com nota fiscal, no momento em que o escritório se apropria dele.

Esse registro protege o escritório em três frentes: mostra ao fisco por que o extrato é maior que o faturamento, mostra ao cliente o que foi feito com o dinheiro e mostra aos sócios o caixa que é de fato do escritório. A regra vale também para não misturar dinheiro do sócio com o da sociedade; veja Advogado misturar patrimônio pessoal e do escritório: por que evitar.

Reembolsos de despesas que o escritório pagou pelo cliente têm tratamento tributário próprio, explicado em Imposto sobre reembolso de despesas escritório de advocacia: quando incide.

Vale a pena para escritório pequeno?

Vale, e talvez mais do que para o grande. Na sociedade individual de advocacia ou no escritório com poucos advogados, o mesmo sócio cuida de tudo, e a mistura de contas acontece sem perceber. Um único alvará grande pode representar meses de faturamento e distorcer qualquer análise do caixa.

O custo de manter uma segunda conta PJ costuma ser pequeno perto do trabalho de explicar, anos depois, uma entrada alta no extrato. Se o volume de valores de clientes for baixo, a conta pode ficar parada a maior parte do tempo, e tudo bem: o que importa é que, quando o dinheiro entrar, ele entre no lugar certo.

Cuidados extras

Não use a conta de clientes como garantia de empréstimo do escritório.
Não aplique o dinheiro do cliente em nome do escritório sem autorização escrita.
Valores altos e movimentações atípicas pedem atenção às regras de prevenção à lavagem de dinheiro; veja Prevenção à lavagem de dinheiro advogado obrigações: o que a lei diz e o que fazer no escritório.
Guarde extratos e demonstrativos pelo prazo de guarda de documentos do escritório.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Para desenhar a rotina de repasses do escritório, veja BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Perguntas frequentes

Alvará do cliente que cai na conta do escritório paga imposto?+

O valor que pertence ao cliente e é repassado a ele não é preço do serviço. O imposto incide sobre o honorário, inclusive o retido do alvará. Por isso a separação e o registro são essenciais.

A OAB exige conta separada para valores de clientes?+

O Estatuto e o Código de Ética, nas versões lidas, exigem prestação de contas e devolução de valores, sem nomear uma conta específica. A conta separada é a forma prática de cumprir essas regras.

Posso descontar meus honorários do valor do cliente?+

Pelo art. 48, § 2º, do Código de Ética, a compensação só é admitida quando o contrato autoriza ou com autorização especial do cliente, por ele firmada.

Preciso emitir nota sobre o valor levantado?+

A nota é do honorário, e não do valor total levantado. O restante, que é do cliente, entra na contabilidade como valor a repassar.

Quanto tempo posso ficar com o dinheiro antes de repassar?+

O Estatuto proíbe recusar injustificadamente a prestação de contas. O ideal é repassar logo após a compensação bancária e registrar a data no demonstrativo.

Conta bancária separada valores de clientes advocacia: como montar e controlar