Encerramento do ano escritório de advocacia checklist contábil: o que fechar antes de 31 de dezembro

Encerramento do ano escritório de advocacia checklist contábil: o fechamento passa por conciliar contas e honorários a receber, pagar o 13º no prazo, apurar os lucros dos sócios e revisar o regime para o ano seguinte. Em 2026 entram dois pontos novos, a mudança da retenção sobre serviços profissionais em 01/01/2027 e a opção pelo Simples que passa a ser feita em setembro.

Encerramento do ano escritório de advocacia checklist contábil: por que fechar com método

Dezembro é o mês em que os números do escritório viram documento. O balanço, a declaração dos sócios e a escolha do regime do ano seguinte saem do que foi registrado até 31 de dezembro. Erro que passa para janeiro custa mais caro para corrigir, porque já entrou nas declarações.

O checklist abaixo está dividido em blocos. Cada item traz o motivo em uma frase, para que a equipe administrativa saiba o que está conferindo e por quê. O fechamento geral de qualquer empresa está em Checklist financeiro de fim de ano para a empresa: 18 itens antes de 31/12; aqui o foco é o que é próprio da advocacia.

Bloco 1: caixa e honorários

1. Conciliar todas as contas bancárias do escritório. O saldo contábil de 31/12 precisa bater com o extrato, ou o balanço nasce errado.

1. Separar valores de clientes em trânsito. Depósito judicial levantado e repasse ao cliente não são receita do escritório e não devem inflar o faturamento.

1. Listar os honorários a receber por cliente. A lista mostra o que entra em janeiro e o que já virou inadimplência; o método está em Contas a receber de honorários advocatícios como controlar no escritório.

1. Conferir se toda receita recebida tem nota fiscal. Honorário recebido sem nota é o primeiro item que um cruzamento de dados aponta.

1. Revisar honorários de êxito recebidos no ano. Valores altos e pontuais mudam a faixa do imposto e podem afetar a média do ano seguinte.

Bloco 2: impostos e retenções

1. Conferir as retenções sofridas nas notas para empresas. Imposto retido pelo cliente é crédito do escritório e só aproveita quem tem o comprovante.

1. Preparar a virada da retenção de 4,65%. Pela Lei 10.833/2003, art. 31, a retenção de CSLL, Cofins e PIS sobre serviços profissionais é de 4,65% até 31/12/2026; a LC 214/2025, art. 509, com efeitos em 01/01/2027 pelo art. 544, III, deixa só 1% de CSLL. Notas de janeiro em diante precisam sair com o novo destaque. O detalhe está em Retenção de impostos nota de advogado para empresa: o que sai do valor.

1. Lembrar da exceção do Simples. O art. 32, III, da Lei 10.833 dispensa a retenção nos pagamentos a pessoa jurídica optante pelo Simples, então o cliente não deve reter de escritório optante.

1. Fechar as guias de dezembro sem atraso. Imposto do último mês pago fora do prazo entra no ano seguinte com multa e juros.

1. Revisar o enquadramento no Simples, se for o caso. Serviços advocatícios estão no § 5º-C, VII, do art. 18 da LC 123, tributados no Anexo IV, com a contribuição patronal paga fora do DAS.

Bloco 3: equipe e folha

1. Pagar a segunda parcela do 13º até 20 de dezembro. É o prazo do art. 1º da Lei 4.749/1965; a primeira parcela vai de fevereiro a novembro (art. 2º). Os detalhes ficam em 13º salário: datas de 2026 e 2027, cálculo com exemplo em reais e o pico de dezembro.

1. Conferir as férias vencidas de cada empregado. Férias que passam do período de gozo geram pagamento em dobro.

1. Revisar os contratos de estágio que vencem. Estágio fora das regras da lei vira vínculo de emprego.

1. Atualizar os contratos de associação registrados. Associado com contrato vencido ou sem registro é um risco trabalhista que aparece justamente na saída.

1. Planejar a jornada para dezembro de 2026. A Emenda Constitucional 141/2026 reduz a duração do trabalho de forma progressiva a partir de dezembro de 2026 (42 horas dois meses depois da publicação e 40 horas um ano depois disso, sem redução salarial); revise escalas e contratos com o contador antes da virada. As etapas estão em Emenda Constitucional 141: jornada de 40 horas e 2 dias de repouso, o que a empresa precisa saber.

Bloco 4: sócios e lucros

1. Apurar o lucro do ano antes de distribuir mais. Distribuir acima do lucro apurado tem outro tratamento contábil e fiscal, que o contador precisa avaliar.

1. Registrar as distribuições feitas no ano em ata ou documento próprio. O registro mostra a origem do dinheiro na declaração do sócio; o passo a passo está em Distribuição de lucros sociedade de advogados como fazer, passo a passo.

1. Conferir as distribuições mensais acima de R$ 50 mil por sócio. A Lei 15.270/2025 incluiu na Lei 9.250/1995 o art. 6º-A, com retenção de 10% sobre o total pago no mês, e não só sobre o que passa de R$ 50 mil, quando uma mesma empresa paga mais de R$ 50 mil de lucros a uma mesma pessoa física, a partir de janeiro de 2026.

1. Acompanhar a discussão sobre o Simples. A aplicação dessa regra a empresas do Simples está em discussão no STF (ADIs 7.912, 7.914 e 7.917). Enquanto isso, há duas leituras possíveis, explicadas em Tributação de dividendos em 2026: a retenção de 10% sobre lucros acima de R$ 50 mil.

1. Conferir o pró-labore de cada sócio. Sócio que trabalha no escritório e não tem pró-labore definido gera dúvida previdenciária.

Bloco 5: planejamento de 2027

1. Simular o regime do ano seguinte com os números de 2026. A comparação entre Simples, Lucro Presumido e Lucro Real parte do faturamento e da folha reais; os sinais de troca estão em Escritório de advocacia crescendo hora de mudar de regime: os sinais e as datas.

1. Não contar com janela de janeiro para o Simples. A LC 214/2025, art. 517, com efeitos a partir de 01/01/2027, muda o art. 16, § 2º, da LC 123: a opção passa a ser feita em setembro, até o último dia útil, para valer no ano seguinte. Para 2027, a janela de opção já encerrou, e quem não optou segue no regime atual.

1. Conferir a validade do certificado digital. Certificado vencido em janeiro trava emissão de nota e acesso aos sistemas.

1. Definir o orçamento do primeiro trimestre. Janeiro concentra anuidades, impostos anuais e reajustes de contrato.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre balanço e fechamento em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa, e outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4749.htm; Planalto, Lei 10.833/2003, arts. 30 a 32 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2003/l10.833.htm; Planalto, Lei Complementar 214/2025, arts. 509, 517 e 544 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm; Planalto, Lei 15.270/2025 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2025/lei/l15270.htm; STF, ADI 7.912 https://portal.stf.jus.br/processos/detalhe.asp?incidente=7466925; Planalto, Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 5º-C, VII https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Planalto, Lei 11.788/2008, art. 15 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2008/lei/l11788.htm; Planalto, Emenda Constitucional 141/2026, art. 6º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/emendas/emc/emc141.htm; Planalto, CLT, art. 137 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm