Erros contábeis comuns em escritório de advocacia

Os erros contábeis comuns em escritório de advocacia giram em torno de quatro pontos: dinheiro do cliente misturado com a receita, honorários repassados tributados duas vezes, contribuição patronal esquecida no Anexo IV e lucro distribuído sem escrituração. O checklist abaixo traz 12 itens, cada um com o motivo de conferir.

Erros contábeis comuns em escritório de advocacia no caixa e nas contas

1. Usar a mesma conta para o escritório e para a vida pessoal

Quando o advogado paga despesas pessoais pela conta da sociedade, ou recebe honorários na conta física, o contador não consegue separar o que é do escritório. A escrituração perde valor como prova, e a distribuição de lucros fica difícil de justificar. O tema tem página própria em Advogado separar patrimônio pessoal do escritório risco: o que acontece quando as contas se misturam.

2. Lançar como receita o dinheiro que é do cliente

Valores de acordos, alvarás e indenizações que passam pela conta do escritório e serão repassados ao cliente não são honorários. Se entram como receita, viram base de imposto sem ser do escritório. O tratamento correto está em Dinheiro de cliente na conta do escritório de advocacia contabilidade: como registrar.

3. Não registrar a data e o comprovante de cada repasse ao cliente

Mesmo quando o valor é lançado certo, falta o recibo do repasse. Sem ele, a entrada na conta fica sem explicação diante de uma fiscalização por depósitos bancários.

Erros na receita de honorários

4. Tributar a parte dos honorários repassada a outro advogado

O Estatuto da Advocacia diz que a sociedade de advogados e a sociedade unipessoal recolhem tributos sobre a parcela da receita que efetivamente lhes couber, excluída a receita transferida a outros advogados ou sociedades em parceria para atender o cliente (Lei 8.906/1994, art. 15, § 9º). Ignorar essa regra faz o escritório pagar imposto sobre dinheiro do parceiro. Como documentar o repasse está em Repasse de honorários entre advogados nota fiscal: quem emite e como evitar imposto em dobro.

5. Reconhecer o honorário de êxito no momento errado

Honorário condicionado ao resultado do processo não é receita certa antes do êxito. Lançar cedo demais antecipa imposto; lançar tarde demais gera divergência com a nota emitida. O critério está em Honorários de êxito do advogado quando contabilizar receita: contabilidade e imposto.

6. Tratar custas adiantadas como despesa do escritório

Custas e despesas que o escritório adianta e o cliente reembolsa não são custo próprio. Lançadas como despesa, distorcem o resultado e a futura distribuição de lucros. A forma de lançar está em Custas judiciais adiantadas pelo escritório como lançar: conta a receber do cliente, não despesa.

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Erros no imposto do escritório de advocacia

7. Esquecer que no Anexo IV a contribuição patronal fica fora do DAS

Os serviços advocatícios estão no § 5º-C, inciso VII, do art. 18 da LC 123/2006, tributados pelo Anexo IV. Nessas atividades, a contribuição patronal previdenciária não está incluída no DAS (art. 13, inciso VI). Quem acha que o DAS cobre tudo deixa de recolher a contribuição de 20% da empresa sobre a remuneração paga a contribuintes individuais, como o pró-labore dos sócios (Lei 8.212/1991, art. 22, inciso III). O enquadramento está em Escritório de advocacia anexo IV ou anexo V: o que a LC 123 decide.

8. Não compensar o imposto retido pelos clientes

Clientes pessoa jurídica costumam reter imposto de renda e contribuições ao pagar o escritório. Se o valor retido não é controlado e compensado, o escritório paga duas vezes. Como fazer está em Como compensar retenções na fonte escritório de advocacia: IRRF, PCC e alvará.

9. Escolher o regime sem simular

Ficar no regime em que o escritório foi aberto, sem refazer a conta quando a receita, a folha ou os sócios mudam, é erro silencioso. A simulação anual mostra se o regime segue adequado.

Erros na distribuição de lucros e nas declarações

10. Distribuir lucro sem escrituração que comprove o valor

Retirar valores como lucro sem balanço ou sem escrituração que mostre o resultado deixa a distribuição sem prova. Na fiscalização, a retirada pode ser tratada como remuneração tributável. Os riscos estão em Retirada de lucros sem balanço escritório de advocacia risco: o que a lei diz.

11. Zerar o pró-labore sem pensar nas consequências

Sócio que trabalha no escritório e não tem pró-labore fica sem contribuição previdenciária própria e sem base para benefícios. A decisão de pagar ou não precisa ser tomada com o contador, junto com a política de distribuição.

12. Esquecer as declarações dos meses sem movimento

A DCTFWeb do primeiro mês sem movimento é obrigatória para a pessoa jurídica, que só fica dispensada nos meses seguintes (IN RFB nº 2.237/2024, art. 6º, § 2º, inciso II). O roteiro mensal está em Escritório de advocacia DCTFWeb EFD-Reinf obrigatórias: quando entregar cada uma, e os erros de eSocial em Erros no eSocial: por que o evento é recusado e como evitar.

Como usar o checklist todo mês

Uma rotina curta, feita no fechamento, pega quase todos os itens acima:

Conciliar o extrato bancário do escritório com os lançamentos.
Separar entradas de clientes, honorários próprios e repasses a parceiros.
Conferir notas emitidas contra a receita lançada.
Listar as retenções sofridas e confirmar a compensação.
Verificar pró-labore, contribuição patronal e DCTFWeb do mês.
Registrar a distribuição de lucros com base no resultado escriturado.

Com o fechamento em dia, as demonstrações contábeis passam a servir para decidir, e não só para cumprir obrigação. Outros temas da contabilidade de advogados estão em Advogados.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre balanço e demonstrações em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Perguntas frequentes

Qual é o erro contábil mais caro para um escritório de advocacia?+

Costuma ser tratar dinheiro de cliente ou de parceiro como receita própria. Isso aumenta a base de imposto com valores que não pertencem ao escritório e cria divergência entre extrato, notas e escrituração.

O DAS da advocacia no Simples inclui o INSS da empresa?+

Não. Os serviços advocatícios estão no § 5º-C do art. 18 da LC 123/2006, e o art. 13, inciso VI, exclui do DAS a contribuição patronal dessas atividades. Ela é recolhida à parte.

O escritório paga imposto sobre honorários repassados a parceiro?+

Pelo art. 15, § 9º, do Estatuto da Advocacia, a sociedade recolhe tributos sobre a parcela que efetivamente lhe couber, excluída a receita transferida a advogados ou sociedades parceiras. O repasse precisa estar documentado.

Com que frequência rever a contabilidade do escritório?+

O fechamento é mensal, junto com as declarações do mês. A revisão do regime tributário e da política de pró-labore e lucros costuma ser anual, ou quando a receita ou a sociedade mudam.

Escritório pequeno precisa de escrituração completa?+

Precisa de escrituração que comprove receitas, despesas e lucro, porque é ela que dá suporte à distribuição de lucros e responde à fiscalização. O tamanho do escritório muda o volume de lançamentos, não a necessidade de prova.

Erros contábeis comuns em escritório de advocacia: checklist com 12 itens