Guarda de documentos fiscais escritório de advocacia prazo: por quanto tempo guardar cada papel

Guarda de documentos fiscais escritório de advocacia prazo: a regra de base é guardar notas, livros e comprovantes até a prescrição dos tributos, o que pelo Código Tributário Nacional leva pelo menos 5 anos contados a partir do ano seguinte ao do fato. Documentos de empregados, contratos de associação e papéis de sócios têm prazos próprios e, na prática, ficam mais tempo.

O que diz a lei sobre o prazo de guarda

O Código Tributário Nacional tem três artigos que formam a regra. O art. 173 dá ao Fisco 5 anos para lançar o tributo, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito. O art. 174 dá mais 5 anos para cobrar, contados da constituição definitiva do crédito.

O art. 195, parágrafo único, fecha a conta: os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem. Ou seja, o prazo não é uma data fixa no calendário. Ele depende de quando o tributo foi lançado e se houve cobrança.

O Código Civil, no art. 1.194, manda o empresário e a sociedade empresária guardar escrituração e papéis enquanto não ocorrer prescrição ou decadência. A sociedade de advogados é uma sociedade simples, então a obrigação que pesa sobre ela vem da legislação tributária e trabalhista, mas a lógica é a mesma.

Guarda de documentos fiscais escritório de advocacia prazo: por tipo de papel

Para o dia a dia, separe os documentos em grupos. Cada grupo tem um motivo diferente para ficar guardado:

• Notas fiscais de honorários e recibos de clientes: guarde pelo prazo tributário, no mínimo 5 anos a partir do ano seguinte ao da emissão.
• Livros e escrituração contábil: mesmo prazo, e mais tempo se houver lucro distribuído ou discussão com o Fisco ligada a eles.
• Guias pagas (DAS, DARF, ISS): junto com a apuração do mês, porque provam o pagamento numa fiscalização.
• Folha, recibos de salário, férias e rescisões: seguem a prescrição trabalhista, explicada abaixo.
• Contratos de associação, de honorários e com clientes: enquanto puder haver discussão sobre eles, o que costuma passar do prazo fiscal.
• Atos da sociedade e documentos de haveres de sócios: sem descarte, porque contam a história do capital e das participações.

Por que 5 anos quase nunca é o prazo real

O erro mais comum é contar 5 anos a partir da data da nota. A decadência do art. 173 começa no primeiro dia do ano seguinte, então uma nota de março de 2021 entra na conta a partir de janeiro de 2022. Se a Receita lançar o tributo no fim desse prazo, começa a correr outro prazo de 5 anos para a cobrança.

Quando existe parcelamento, processo administrativo ou execução fiscal, o documento que prova o pagamento ou a origem da receita precisa ficar até o fim da discussão. Por isso, muitos escritórios adotam uma regra interna mais longa que o mínimo legal, e só descartam papel depois de conferir que não há pendência aberta.

Documentos de empregados e estagiários

A CLT, no art. 11, diz que a pretensão sobre créditos da relação de trabalho prescreve em 5 anos, até o limite de 2 anos depois do fim do contrato. Para o escritório, isso significa guardar folha, controle de jornada, recibos e termos de rescisão pelo menos até passarem esses prazos para cada pessoa.

Na prática, contratos encerrados há pouco tempo pedem mais cuidado. Quem saiu do escritório pode reclamar dentro de 2 anos os últimos 5 anos de contrato, então o arquivo daquele empregado não pode ser descartado cedo. O mesmo raciocínio vale para estagiários, com o termo de compromisso e os comprovantes de bolsa.

Sigilo profissional e guarda digital

O escritório guarda documentos fiscais, mas também guarda informação de clientes protegida por sigilo. A separação é importante: o contador precisa das notas, dos extratos e dos contratos de honorários, não das peças processuais. Esse limite está explicado em Sigilo profissional advogado contador o que pode ver: o limite entre o caso e o número.

Guardar tudo em formato digital ajuda a achar o documento quando a fiscalização pede. A nota fiscal eletrônica já nasce digital, e o arquivo XML vale mais que o PDF impresso. Um método simples de pastas por ano e por tipo está em Como organizar os documentos da empresa de forma digital: checklist, e a lista de livros obrigatórios fica em Livros fiscais e contábeis obrigatórios da empresa quais são, regime a regime.

Uma rotina que evita perder o documento certo

O ponto não é guardar papel por guardar, e sim conseguir provar a receita e o pagamento quando alguém pergunta. Algumas práticas ajudam:

1. Arquive a nota fiscal e o comprovante de recebimento juntos, por cliente e por mês.
2. Guarde a apuração mensal do imposto com a guia paga.
3. Mantenha os contratos de honorários vinculados às notas que eles geraram.
4. Faça uma revisão anual antes de descartar qualquer coisa.
5. Registre o que foi descartado e quando.

O que o escritório deve mandar ao contador todo mês está em Documentos que o advogado deve enviar ao contador todo mês: checklist em 4 blocos. Mais conteúdos para quem advoga estão em Contabilidade para advogados: o que muda no seu escritório.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre organização de rotinas em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa, e outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Código Tributário Nacional (Lei 5.172/1966), arts. 173, 174 e 195 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm; Planalto, Código Civil (Lei 10.406/2002), art. 1.194 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm; Planalto, CLT (Decreto-Lei 5.452/1943), art. 11 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm; Planalto, Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/1994), art. 15 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8906.htm