Quando abrir uma filial e quando é melhor outra empresa

Quando abrir uma filial? Quando a mesma empresa, com os mesmos sócios e o mesmo contrato, vai manter uma unidade fixa em outro endereço, como uma segunda loja, um depósito ou um escritório. Se os sócios ou os riscos são diferentes, ou se o negócio é MEI, o caminho muda.

A mecânica de abrir está em Como abrir filial: do contrato social ao CNPJ da nova unidade, e a dúvida sobre usar o CNPJ em outra cidade, em Posso usar o mesmo CNPJ em duas cidades? Filial, ISS e o que o MEI não pode. Esta página trata da decisão. Outras respostas rápidas estão em Perguntas.

O que é uma filial, para a lei?

É um estabelecimento da mesma pessoa jurídica. O Código Civil define estabelecimento como o complexo de bens organizado para o exercício da empresa (art. 1.142), e prevê que a filial aberta no âmbito de outro registro seja inscrita lá e averbada na sede (art. 969). Não é uma empresa nova: o contrato, o CNPJ raiz e os sócios são os mesmos.

No registro, o manual do DREI diz que a abertura, alteração ou extinção de filial pode ser feita por alteração contratual ou por instrumento de deliberação do administrador, neste caso se houver autorização no contrato (item 4.12).

Quando abrir uma filial faz sentido?

Alguns sinais de que a filial é o caminho natural:

a mesma atividade vai ser exercida em outro endereço, com os mesmos sócios;
a empresa precisa de uma unidade fixa, como depósito, loja ou escritório administrativo;
a operação nova deve seguir o contrato atual, sem regras diferentes entre sócios;
o negócio quer presença em outra cidade ou estado, com equipe própria no local.

O manual do DREI reconhece até o caso de filial só de administração: a sociedade pode indicar que, em algum endereço, se exercem exclusivamente atividades de apoio à gestão. Não é obrigatório que as atividades da filial constem das do endereço da sede.

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Quando outra empresa serve melhor do que filial?

A filial é parte da mesma empresa, com o mesmo contrato e o CNPJ raiz. Uma empresa nova tem contrato e CNPJ próprios. Costuma fazer mais sentido quando:

os sócios são diferentes na nova operação;
a atividade é outra, com regras e licenças próprias;
há interesse em separar riscos, o que o contador e o advogado avaliam caso a caso.

Quem já tem uma empresa e pensa em outra encontra o quadro em Posso ter duas empresas ao mesmo tempo? O que muda no MEI e no Simples. A escolha entre as duas mexe em imposto, registro e responsabilidade, e deve ser feita com o contador antes de assinar contrato de aluguel.

O que muda no imposto quando abre filial?

Alguns efeitos que a lei traz, sem entrar em alíquota:

Simples Nacional: os limites de receita bruta de ME e EPP são da empresa como um todo (LC 123, art. 3º), e a fiscalização, depois de iniciada, pode alcançar todos os estabelecimentos, independentemente da atividade ou da localização (art. 33, § 1º-B).
ICMS: cada estabelecimento do mesmo titular é autônomo, e todos respondem pelo crédito tributário (LC 87, art. 11, § 3º, II e IV).
ISS: o imposto é devido, em regra, no local do estabelecimento prestador, e o nome de filial é irrelevante para caracterizar a unidade (LC 116, arts. 3º e 4º).

Além disso, a EPP que ultrapassa os limites do art. 19 fica impedida de recolher ICMS e ISS pelo Simples nos seus estabelecimentos localizados na unidade da federação que adotou o sublimite (LC 123, art. 20, § 1º). O contador simula o efeito da nova unidade antes de decidir.

O MEI pode abrir filial?

Não. O MEI que possui mais de um estabelecimento não pode optar pelo sistema (LC 123, art. 18-A, § 4º, II), e a abertura de filial informada ao CNPJ equivale à comunicação de desenquadramento (art. 18-A, § 17, III). Para ter uma segunda unidade, o negócio precisa deixar de ser MEI. O assunto de mudar de cidade está em MEI em outra cidade: como mudar o endereço e como trabalhar fora do município.

E o que verificar antes de assinar o aluguel?

Quatro conferências evitam retrabalho:

A viabilidade do endereço na prefeitura local. Para filial em outra unidade da federação, o DREI exige a viabilidade deferida em cada unidade da federação, em casos como a abertura da primeira filial (item 4.12.3).
O contrato, para ver se ele autoriza o administrador a abrir filial por deliberação.
O capital: o destaque de capital para a filial é facultativo, e a soma dos destaques deve ser inferior ao capital da sociedade (item 4.12.2).
As inscrições e licenças do local novo, que variam com a atividade e a cidade.

Como a WJR trata a decisão

A WJR tem serviço de alteração contratual, que cobre a inclusão da filial no contrato, e o cliente fala com o time especializado no grupo de WhatsApp da empresa, num escritório presencial com pessoas reais, com mais de 30 anos de experiência e 5 estrelas no Google.

O serviço mais próximo é Alteração contratual: atualize o contrato social sem travar a empresa; se a escolha for uma empresa nova, o serviço é o de Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo. Qual caminho serve ao seu caso, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz, gratuito e sem compromisso.

Perguntas frequentes

Filial paga imposto separado da matriz?+

Depende do tributo. O ICMS é apurado por estabelecimento autônomo (LC 87, art. 11, § 3º), e o ISS segue o estabelecimento prestador. Já os limites do Simples olham a empresa toda.

Preciso de capital para abrir filial?+

O destaque de capital para a filial é facultativo no manual do DREI. Se indicado, a soma dos destaques deve ser inferior ao capital da sociedade.

Posso abrir filial sem alterar o contrato?+

O manual do DREI admite a abertura por instrumento de deliberação do administrador, se o contrato autorizar. Sem essa autorização, é alteração contratual.

Filial em outro estado exige registro na Junta de lá?+

O arquivamento é feito só na Junta da sede, que envia os dados à Junta do outro estado, segundo o manual do DREI.

Como encerrar uma filial?+

A extinção de filial também é ato de registro (alteração contratual ou deliberação do administrador, item 4.12). A baixa da empresa inteira está em Como dar baixa em uma empresa: distrato, CNPJ e o que fica depois. Quer decidir entre filial e empresa nova com base nos números? Veja o serviço de Alteração contratual: atualize o contrato social sem travar a empresa e peça o Diagnóstico WJR.

Quando abrir uma filial: os sinais, o que muda e quando outra empresa serve melhor