Quais documentos pedir na admissão de funcionário e quais a lei proíbe exigir

Quais documentos pedir na admissão de funcionário: o CPF, que é a identificação única da CTPS digital (CLT, art. 16), documento de identidade, comprovante de endereço, dados bancários e as informações para vale-transporte e dependentes, além do exame médico admissional (CLT, art. 168, I). Com isso, a empresa faz o registro, envia o eSocial e anota a CTPS em até 5 dias úteis (art. 29).

A lista certa evita dois problemas: admissão atrasada por falta de dado e pedido de documento que a empresa não deveria exigir. A seguir, cada documento com o motivo.

Quais documentos pedir na admissão de funcionário, na prática?

Identificação e registro:

• CPF, que identifica o empregado na CTPS (CLT, art. 16). A CTPS é emitida preferencialmente em meio eletrônico (art. 14);
• documento de identidade com foto;
• comprovante de endereço, também usado no vale-transporte;
• dados bancários para pagamento do salário em conta.

Benefícios e descontos:

• declaração de vale-transporte, com endereço e meios de transporte (Decreto 10.854/2021, art. 112). Veja O que é vale transporte obrigatório: quem tem direito, desconto de 6% e o que é proibido;
• dados de dependentes para o imposto de renda, já que a dedução por dependente depende da informação do empregado (Lei 9.250/1995, art. 4º, III);
• documentos para salário-família: certidão de nascimento dos filhos, atestado anual de vacinação obrigatória e comprovação de frequência escolar (Lei 8.213/1991, art. 67). Veja O que é salário-família: quem recebe, quanto vale em 2026 e como a empresa paga.

Saúde e segurança:

• exame médico admissional, obrigatório e por conta do empregador (CLT, art. 168, I). Veja O que é exame admissional e demissional: quando fazer, prazo do demissional e quem paga.

Conforme a função, entram documentos específicos, como registro em conselho profissional ou habilitação para dirigir.

Quais são os prazos?

• anotação da CTPS: 5 dias úteis, com data de admissão, remuneração e condições especiais (CLT, art. 29);
• eSocial: o evento de admissão tem prazo próprio, explicado em eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar.

O passo a passo completo está na página dona, Como admitir um funcionário: o passo a passo do contrato ao primeiro dia.

O que a empresa não deve pedir?

Documentos que não têm relação com o contrato, com a função ou com uma obrigação legal não devem ser exigidos. Pedidos sobre estado de gravidez, exames sem relação com a função e informações que possam ser usadas para discriminar expõem a empresa a ações trabalhistas e problemas com a fiscalização.

A regra prática: se a empresa não consegue explicar para que vai usar o documento, é melhor não pedir. Os dados recebidos também devem ser guardados com segurança, porque são dados pessoais.

Como organizar a admissão?

1. Envie ao candidato aprovado a lista de documentos antes do primeiro dia.
2. Agende o exame admissional antes do início das atividades.
3. Confira os dados com os documentos antes de enviar ao eSocial.
4. Arquive tudo em pasta digital por funcionário, com acesso restrito.
5. Entregue ao funcionário as informações do contrato, como salário, jornada e benefícios.

A contratação em geral está em Como contratar um funcionário CLT: o caminho em 6 passos, do exame ao eSocial.

E o contrato de trabalho?

Além dos documentos do empregado, a admissão gera documentos da empresa: o contrato de trabalho com função, salário, jornada e local, o acordo de compensação ou banco de horas, quando houver, e os termos de uso de equipamentos.

Contrato de experiência precisa ter o prazo registrado, dentro do limite da CLT. Ter esses documentos assinados desde o primeiro dia evita discussões sobre o que foi combinado e facilita a defesa da empresa em eventual reclamação.

Erros comuns

• Deixar o funcionário começar antes do exame admissional.
• Anotar a CTPS depois de 5 dias úteis.
• Enviar ao eSocial com CPF ou data de nascimento divergentes.
• Pedir documentos sem relação com a função.
• Esquecer a declaração de vale-transporte e os dados de dependentes.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O que a WJR faz no seu caso depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O ponto de partida é a Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

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Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, CLT, arts. 14, 16, 29 e 168 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm, Planalto, Lei 8.213/1991, art. 67 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8213cons.htm, Planalto, Decreto 10.854/2021, art. 112 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/decreto/d10854.htm, Planalto, Lei 9.250/1995, art. 4º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9250.htm