Prazo para registrar funcionário no eSocial

O prazo para registrar funcionário no eSocial é até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços, pelo evento S-2200, segundo o Manual Web Geral do eSocial. Quem não tem todos os dados a tempo pode enviar a admissão preliminar (S-2190) nesse mesmo prazo e mandar o S-2200 completo até o dia 15 do mês seguinte.

O tema tem página dona em eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar. Aqui vão as dúvidas práticas: o que conta como "dia anterior", o que acontece se atrasar e como não errar.

Qual é o prazo para registrar funcionário no eSocial?

O Manual Web Geral do eSocial diz, sobre o S-2200: para empregados, o prazo é até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços. O mesmo manual explica que o S-2200 é o primeiro evento do vínculo e que o envio dele é condição para outros eventos, como afastamentos e desligamentos, e para as obrigações de registro e CTPS.

Exemplo: funcionário que começa na quarta-feira precisa estar no eSocial até terça-feira. Na leitura literal do manual, se ele começa na segunda, o envio vence no domingo, porque o texto fala em dia imediatamente anterior, sem mencionar dia útil. Por isso vale enviar com folga, no último dia útil antes do início.

E o S-2190, admissão preliminar?

O S-2190 serve para registrar a admissão com dados mínimos, quando a empresa não tem, naquele momento, todas as informações do contrato. Pelo manual, ele deve ser enviado até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço.

Com o S-2190 enviado, o prazo do S-2200 passa a ser até o dia 15 do mês subsequente ao da admissão, ou antes da transmissão de qualquer outro evento não periódico do empregado. Entre o S-2190 e o S-2200, o sistema só aceita eventos de remuneração, pagamento e segurança e saúde no trabalho.

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E os 5 dias úteis da carteira de trabalho?

São prazos diferentes. A CLT dá ao empregador 5 dias úteis para anotar na CTPS a data de admissão, a remuneração e as condições especiais (art. 29). O registro no eSocial vence antes, no dia anterior ao início. Quem usa os 5 dias como referência para o eSocial já começa atrasado. A relação entre as duas coisas está em Funcionário pode começar a trabalhar antes do registro? Não, e o porquê.

O que acontece se eu perder o prazo?

O funcionário que trabalha sem registro deixa a empresa sujeita à multa do art. 47 da CLT: R$ 3.000,00 por empregado não registrado, ou R$ 800,00 para microempresa e empresa de pequeno porte, com acréscimo em caso de reincidência. Se o registro existe mas os dados exigidos não são informados, o art. 47-A prevê multa de R$ 600,00 por empregado prejudicado.

Além das multas, o manual do eSocial condiciona ao S-2200 outros eventos, como afastamentos e desligamentos, e as obrigações de registro e CTPS. As penalidades do sistema estão em Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.

Como não perder o prazo na prática

Defina a data de início com antecedência e trate o dia anterior como prazo final.
Peça os documentos do candidato assim que a contratação for aprovada.
Use o S-2190 se faltar algum dado no dia anterior.
Confira o recibo de envio do evento no sistema.
Revise a CTPS digital do funcionário depois do envio.

O passo a passo completo da admissão está em Como admitir um funcionário: o passo a passo do contrato ao primeiro dia.

Vale para estagiário e aprendiz?

O aprendiz tem contrato de trabalho e entra no eSocial como empregado, pelo S-2200. O estagiário não é empregado e é informado por evento próprio, de trabalhador sem vínculo de emprego, com regras explicadas em Estagiário no eSocial: o que a empresa informa e o que a lei exige. A tabela com os prazos de cada evento está em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). No serviço de Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente, o atendimento é feito com o time especializado pelo grupo de WhatsApp da empresa; o que a WJR faz em cada caso, como o envio no prazo, depende do caso, e no Diagnóstico WJR a gente diz.

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Perguntas frequentes

O prazo do S-2200 conta em dias úteis?+

O manual fala em dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços, sem mencionar dia útil. Na leitura literal, se o funcionário começa na segunda, o envio vence no domingo; o mais seguro é enviar antes.

Posso enviar o S-2200 no primeiro dia de trabalho?+

Não. Para empregados, o prazo é até o dia imediatamente anterior ao início, segundo o Manual Web Geral do eSocial.

Até quando posso completar o cadastro com o S-2190?+

Com o S-2190 enviado no prazo, o S-2200 pode ir até o dia 15 do mês seguinte ou antes de outro evento não periódico do empregado.

Qual a multa por não registrar o funcionário?+

R$ 3.000,00 por empregado não registrado, ou R$ 800,00 para ME e EPP, pelo art. 47 da CLT.

Os 5 dias úteis da CTPS substituem o prazo do eSocial?+

Não. Os 5 dias úteis são para a anotação na CTPS (CLT, art. 29). O registro no eSocial vence no dia anterior ao início.

Prazo para registrar funcionário no eSocial: até o dia anterior ao início