O que é SPED Fiscal e o que vai no arquivo

O que é SPED Fiscal? É o nome popular da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI, a EFD ICMS/IPI: um arquivo digital mensal em que o contribuinte informa ao fisco as notas, a apuração dos impostos e o inventário. Ele substituiu os livros fiscais em papel e só vale depois de validado, assinado e recebido.

Quem tem a obrigação já está explicado em SPED Fiscal e o livro de saídas: quem entrega a EFD e o que a nota alimenta. Esta página trata de outra pergunta: o que é o arquivo, o que há dentro dele e como ele é enviado e corrigido. Outras respostas rápidas estão em Perguntas.

O que é SPED Fiscal e de onde ele vem?

O SPED é o sistema público que reúne várias escriturações, e o Fiscal é a parte voltada ao ICMS e ao IPI. O módulo é "de uso obrigatório para os contribuintes de ICMS e IPI", segundo o portal do SPED. Ele nasceu no Convênio ICMS 143/2006, e o Ajuste SINIEF 02/2009 o instituiu e o tornou obrigatório a partir de 1º de janeiro de 2009. Para entender o sistema inteiro, veja O que é SPED: o sistema da Receita que reúne as escriturações digitais da empresa.

Segundo o ajuste, a EFD reúne as informações necessárias à apuração dos impostos sobre as operações e prestações do contribuinte, mais outras de interesse das administrações tributárias e da Receita Federal.

O que existe dentro do arquivo do SPED Fiscal?

O Ajuste SINIEF 02/2009 manda usar a EFD para escriturar:

o Registro de Entradas;
o Registro de Saídas;
o Registro de Inventário;
o Registro de Apuração do IPI;
o Registro de Apuração do ICMS;
o CIAP, que controla o crédito do ICMS do ativo permanente;
os livros de Controle da Produção e do Estoque e, a partir de 1º de setembro de 2025, de Movimentação de Combustíveis.

O arquivo vai organizado em blocos e registros, na estrutura que o Ato COTEPE define. Cada mês tem o seu: ele cobre o período do primeiro ao último dia do mês, e os estabelecimentos do mesmo CNPJ entregam um arquivo por estabelecimento.

Também entram no arquivo as exceções de tributação, como isenção, diferimento ou suspensão, sempre com o dispositivo legal que as justifica. O CFOP de cada operação, tema de O que é CFOP: o código de quatro dígitos que explica a operação da nota, faz parte dessa informação.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero meu Diagnóstico WJR

Como o arquivo é enviado?

O caminho é sempre o mesmo, e o ajuste o descreve em etapas:

gerar o arquivo no leiaute do Ato COTEPE;
validar no PVA-EFD, o programa de validação das administrações tributárias e da Receita;
assinar digitalmente e enviar pelo próprio PVA;
receber a comunicação de recebimento ou de recusa, com o recibo de entrega.

A assinatura exige certificado digital emitido na ICP-Brasil, por isso o certificado é parte do processo (O que é certificado digital e para que serve na rotina da empresa). A validação confere a estrutura e a lógica aritmética do arquivo, não a veracidade dos valores: o ajuste diz que o recebimento não homologa a apuração do imposto.

Qual é o prazo e o que o recibo comprova?

O ICMS que o arquivo apura tem página própria em O que é ICMS e quem paga: o contribuinte, o consumidor e o que muda até 2033. A cláusula 12ª do ajuste fixa o envio até o quinto dia do mês seguinte ao da apuração, mas deixa cada unidade da Federação alterar esse prazo. Por isso o calendário vale conforme o estado em que a empresa está inscrita. O contador confere o calendário da SEFAZ do estado.

O recibo tem efeito legal: os livros consideram-se escriturados no momento em que ele é emitido. O arquivo digital deve ser guardado pelo mesmo prazo exigido para os documentos fiscais, e a guarda do arquivo não dispensa guardar os documentos que o originaram.

Como retificar um arquivo enviado?

A cláusula 13ª permite retificar:

até o prazo de envio, sem autorização;
até o último dia do terceiro mês seguinte ao da apuração, sem autorização, observadas as regras do ajuste;
depois disso, só com autorização da Secretaria da Fazenda do domicílio fiscal (ou da Receita, no IPI), com prova inequívoca de erro de fato.

A retificação substitui o arquivo inteiro. Não existe arquivo complementar. Não produz efeito a retificação de débito que já foi para a dívida ativa, nos casos em que o débito mudaria.

O SPED Fiscal acaba com a reforma tributária?

O ICMS é extinto em 2033 (ADCT, art. 129), então o arquivo continua pelo menos até lá para esse imposto. O que o IBS e a CBS vão exigir de escrituração é tema do cronograma em Como funciona a transição da reforma tributária: teste em 2026, CBS em 2027 e IBS até 2033.

Como a WJR trata esse tema

A WJR atende empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real em escritório presencial, com pessoas reais, e o cliente fala com o time especializado no grupo de WhatsApp da empresa. São mais de 30 anos de experiência e 5 estrelas no Google.

O serviço mais próximo é Contabilidade Lucro Presumido para empresas que cresceram. A entrega do arquivo no seu caso depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz, gratuito e sem compromisso.

Perguntas frequentes

SPED Fiscal e SPED Contábil são a mesma coisa?+

Não. O Fiscal é a EFD ICMS/IPI. O contábil é a ECD, que entrega Diário e Razão. Cada um tem norma e prazo próprios.

O SPED Fiscal precisa de certificado digital?+

Sim. O ajuste exige assinatura digital com certificado de entidade credenciada na ICP-Brasil.

Posso enviar um arquivo complementar?+

Não. A cláusula 13ª diz que não se permite arquivo complementar; a correção se faz pela retificação, que substitui o arquivo.

O recibo de entrega prova que o imposto está certo?+

Não. O recebimento do arquivo não reconhece a veracidade das informações nem homologa a apuração.

Por quanto tempo guardo o arquivo?+

Pelo mesmo prazo que a legislação fixa para a guarda dos documentos fiscais, conforme a cláusula 7ª. Quer saber se a sua empresa entrega o arquivo e quem prepara? Conheça Contabilidade Lucro Presumido para empresas que cresceram e peça o Diagnóstico WJR.

O que é SPED Fiscal: o arquivo mensal do ICMS e do IPI, como é enviado e como corrigir