Como contratar um freelancer legalmente

Para saber como contratar um freelancer legalmente, pense em duas coisas: o contrato é de prestação de serviço por entrega, sem horário fixo nem chefia direta, e o pagamento é por RPA, se ele for pessoa física, ou contra nota fiscal, se tiver CNPJ. Feito assim, a lei afasta o vínculo de emprego; feito como se fosse funcionário, o freelancer pode virar CLT na Justiça.

Quando o freelancer vira empregado

A CLT, art. 3º, considera empregado a pessoa física que presta serviço não eventual, sob dependência do empregador e mediante salário. São esses sinais que um juiz procura: horário marcado, ordens diárias, metas de funcionário, uso obrigatório de crachá e e-mail da empresa, trabalho contínuo sem prazo de entrega.

Do outro lado, o art. 442-B da CLT diz que a contratação do autônomo, cumpridas as formalidades legais, de forma contínua ou não, afasta a qualidade de empregado. O peso está em "cumpridas as formalidades": contrato, entrega definida e liberdade de como fazer. O risco do PJ disfarçado tem página própria em Risco de contratar PJ como funcionário disfarçado: vínculo, multas e passivo.

Como contratar um freelancer legalmente em 4 passos

Defina a entrega: um projeto, um lote de peças, um mês de suporte com escopo fechado. Freelancer é contratado por resultado.
Escreva o contrato com escopo, prazo, preço, forma de pagamento, propriedade do que for criado e sigilo.
Escolha a forma de pagamento: RPA para pessoa física ou nota fiscal para MEI e empresa.
Registre e recolha o que a lei pede para cada forma, inclusive no eSocial.

O modelo de cláusulas para quem tem CNPJ está em Contrato de prestação de serviço com PJ, o que colocar para ficar seguro.

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Freelancer pessoa física: o RPA

Se o freelancer não tem CNPJ, a empresa paga por RPA, o recibo de pagamento autônomo, explicado em O que é RPA recibo de pagamento autônomo: o que ele traz e quais descontos a empresa faz. Aqui a empresa tem duas obrigações de INSS.

A primeira é a parte patronal: a Lei 8.212/1991, art. 22, III, cobra da empresa 20% sobre o que paga a contribuintes individuais que lhe prestam serviço. A segunda é reter a contribuição do próprio autônomo: a Lei 10.666/2003, art. 4º, obriga a empresa a descontá-la da remuneração e recolher junto com a sua.

A alíquota do autônomo é de 20% (Lei 8.212, art. 21), mas o art. 30, § 4º, permite deduzir 45% da contribuição da empresa, limitada a 9% do salário de contribuição. Por isso o desconto prático fica em 11%. O passo a passo do lado da empresa está em Empresa precisa recolher INSS do autônomo? Sim, a parte dele e a dela, e o envio do pagamento ao eSocial em RPA no eSocial: o que a empresa informa quando paga um autônomo.

Freelancer com CNPJ: MEI ou empresa

Quando o freelancer tem CNPJ, ele emite nota fiscal e a empresa paga a nota. Em regra, não há a parte patronal de 20% sobre a nota de MEI. A exceção está na LC 123/2006, art. 18-B: quem contrata MEI para hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e manutenção ou reparo de veículos mantém a obrigação de recolher a contribuição patronal e cumprir as obrigações de contratação de contribuinte individual.

Ter CNPJ não protege sozinho. Se o MEI ou a empresa do freelancer trabalha com horário, chefia e exclusividade de funcionário, os requisitos do art. 3º da CLT continuam valendo. A comparação de custo entre os modelos está em CLT ou PJ: o que diferencia as duas contratações para a sua empresa.

E se a minha empresa é do Simples Nacional?

No Simples, a contribuição patronal entra no DAS, exceto nas atividades do Anexo IV, em que a LC 123, art. 18, § 5º-C, tira essa contribuição do Simples e manda recolher pela regra geral. Na prática, empresa do Anexo IV que paga RPA recolhe os 20% por fora; empresa dos outros anexos não paga esse valor em separado.

A retenção do INSS do autônomo, porém, existe em qualquer regime: a empresa continua obrigada a descontar e recolher a parte dele. Cada caso tem seus números de folha e de anexo, por isso vale fechar o modelo antes da primeira contratação.

O que guardar de cada freelancer

Guarde o contrato assinado, os RPAs ou as notas fiscais, os comprovantes de pagamento e as entregas feitas, como e-mails de aprovação e arquivos. Esse conjunto mostra que a relação foi por resultado. Em uma fiscalização ou ação trabalhista, ele vale mais que qualquer cláusula dizendo que "não há vínculo".

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em CLT ou PJ: o que diferencia as duas contratações para a sua empresa e em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Perguntas frequentes

Posso pagar freelancer só com Pix, sem RPA nem nota?+

Pode pagar por Pix, mas o pagamento precisa de documento: RPA para pessoa física ou nota fiscal para CNPJ. Sem isso, a empresa não comprova a despesa e deixa de cumprir a retenção e o recolhimento do INSS.

Freelancer pode trabalhar só para a minha empresa?+

O art. 442-B da CLT fala em contratação "contínua ou não". O que pesa são subordinação, horário e ordens diárias, que caracterizam o empregado do art. 3º. Sem esses traços, ter um cliente só não basta para gerar vínculo.

Quanto a empresa desconta do freelancer no RPA?+

O desconto do INSS na prática é de 11%, porque o autônomo deduz 45% da contribuição da empresa, limitada a 9% (Lei 8.212, art. 30, § 4º). Pode haver também imposto de renda retido, conforme a tabela vigente.

Contratar MEI evita os encargos?+

Em regra, sim, sobre a nota do MEI não há parte patronal. A exceção são os serviços do art. 18-B da LC 123, como pintura, eletricidade e alvenaria, em que a empresa recolhe a contribuição patronal.

Freelancer PJ pode ter horário fixo?+

Horário fixo imposto pela empresa é um dos sinais de dependência do art. 3º da CLT. Combinar janelas de reunião é normal; exigir jornada de funcionário aumenta o risco de vínculo, como explica PJ pode ter horário fixo e subordinação? Não sem risco de vínculo.

Como contratar um freelancer legalmente: RPA, MEI ou PJ