IRRF retido a maior: como pedir de volta

Na dúvida de IRRF retido a maior como pedir de volta, o primeiro passo é usar o valor retido para abater o IRPJ do próprio período, porque a lei trata a retenção como antecipação do imposto. O que sobrar vira crédito, que a empresa compensa com outros tributos federais ou pede em restituição pelo PER/DCOMP, em até 5 anos.

Na empresa do Simples Nacional a lógica é diferente, porque o IRPJ está dentro do DAS. Este guia mostra os dois caminhos, com exemplo.

Por que o IRRF retido é seu, e não do cliente

Quando uma empresa paga serviços profissionais a outra, o Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018) manda reter 1,5% (art. 714), e a mesma alíquota vale para comissões, corretagens e propaganda e publicidade (art. 718). O art. 717 diz que o imposto descontado é considerado antecipação do imposto devido pela empresa que recebeu.

Ou seja, o cliente recolhe em seu nome. Se ele reteve demais, o excesso é crédito seu. Quando a retenção é obrigatória está em IRRF de 1,5 por cento sobre serviços quando retém e quando não retém.

Como acontece a retenção a maior

Os casos mais comuns:

O cliente aplicou alíquota errada, por exemplo, por erro de cadastro do serviço.
Reteve sobre serviço que não está na lista de retenção.
Reteve de empresa do Simples sem considerar a regra própria do regime.
Reteve duas vezes sobre a mesma nota, em pagamentos parcelados.

Antes de pedir qualquer crédito, confirme com o cliente o valor retido e se ele declarou a retenção corretamente. Sem a declaração do cliente, a Receita não enxerga o imposto em seu nome. Um caso típico de advocacia está em Cliente reteve imposto errado do escritório de advocacia: o que fazer.

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IRRF retido a maior como pedir de volta no Lucro Presumido

O RIR, art. 599, permite que a empresa do Presumido deduza do IRPJ devido no período o imposto pago ou retido na fonte sobre as receitas que entraram na base de cálculo. O parágrafo único completa: se o imposto retido for superior ao devido, a diferença pode ser usada na compensação de débitos próprios, nos termos do art. 74 da Lei 9.430/1996.

Na prática, o retido a mais primeiro reduz o IRPJ do trimestre. Só o que exceder vira crédito. O passo a passo da compensação no Presumido está em IRRF retido na nota de serviço como compensar no IRPJ do Lucro Presumido.

No Lucro Real

A Lei 9.430/1996, art. 2º, § 4º, III, permite deduzir do imposto devido o imposto de renda pago ou retido na fonte sobre receitas computadas na determinação do lucro real. Para quem paga estimativas mensais, isso reduz a estimativa do mês. A mecânica das estimativas está em Estimativa mensal e balancete de suspensão no Lucro Real anual: como funcionam.

No fim do ano, se o total retido e pago superar o IRPJ devido, sobra saldo negativo. O art. 6º, § 1º, II, da mesma lei diz que o saldo negativo pode ser restituído ou compensado nos termos do art. 74.

Exemplo com números inventados

Exemplo: uma empresa do Presumido emite nota de R$ 10.000 por um serviço profissional. O IRRF correto seria R$ 150 (1,5%). Por erro de cadastro, o cliente reteve R$ 300, como se a alíquota fosse 3%.

A empresa informa a receita de R$ 10.000 na apuração do trimestre.
Deduz do IRPJ do trimestre os R$ 300 retidos, como permite o art. 599 do RIR.
Se o IRPJ do trimestre for maior que R$ 300, o excesso de R$ 150 já foi absorvido e não há crédito a pedir.
Se o IRPJ do trimestre for menor que R$ 300, a diferença vira crédito para compensar ou restituir.

O ponto do exemplo: muitas vezes o retido a maior se resolve na própria apuração, sem pedido à Receita.

O que muda na empresa do Simples Nacional

No Simples, o IRPJ é pago dentro do DAS, e a LC 123/2006, art. 21, § 9º, veda o aproveitamento de créditos não apurados no Simples para extinguir débitos do regime. Por isso, o IRRF retido de uma empresa do Simples tende a não abater o DAS.

O valor pode ser tratado como pagamento indevido feito em nome da empresa, com pedido à Receita e análise do caso. Para evitar o problema, informe ao cliente, em cada nota, que a empresa é optante pelo Simples. As regras de retenção para optantes estão em Retenção de IRRF e CSRF no Simples Nacional: o cliente pode descontar?.

Como pedir: o PER/DCOMP

A compensação e o pedido de restituição são feitos pelo PER/DCOMP. A Receita Federal reúne, na página de restituição e compensação, o programa, as orientações e a consulta de processamento. O uso passo a passo está em PER DCOMP como compensar crédito passo a passo, do crédito à homologação, e a escolha entre restituir e compensar em Restituição ou compensação de imposto qual escolher: comparação por critério.

Antes de transmitir, confira três pontos:

A receita da nota está na declaração do período.
O cliente declarou a retenção com o seu CNPJ e o valor correto.
O crédito não foi usado na apuração, para não ser contado duas vezes.

Prazo para pedir

O CTN, art. 168, dá 5 anos para pedir a restituição, contados da extinção do crédito tributário. Organize os créditos por período de apuração, para não perder o prazo de nenhum deles.

Guarde, para cada crédito, a nota fiscal, o comprovante do valor líquido recebido, o informe de rendimentos do cliente e a memória de cálculo da apuração. Esses documentos sustentam o pedido se a Receita intimar a empresa a comprovar a origem do crédito, o que pode acontecer dentro do prazo de homologação.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Recuperação de impostos: dinheiro que já saiu da sua empresa.

Perguntas frequentes

O cliente pode devolver o valor retido a mais?+

Se o cliente já recolheu o imposto, o valor está com a Receita, em nome da sua empresa. O caminho usual é usar o crédito na sua apuração ou pedir à Receita, e não cobrar do cliente.

Preciso pedir restituição se o retido couber no IRPJ do período?+

Não. Pelo RIR, art. 599, o retido é deduzido do IRPJ do período. Só a diferença que sobrar vira crédito para compensar ou restituir.

O crédito de IRRF tem correção?+

O crédito usado em compensação ou restituição é atualizado pela Selic, nos termos da Lei 9.250/1995, art. 39, § 4º, a partir do pagamento indevido ou a maior.

Empresa do Simples pode descontar o IRRF no DAS?+

Tende a não poder. A LC 123/2006, art. 21, § 9º, veda o uso de créditos não apurados no Simples para pagar o DAS. O valor retido precisa de tratamento à parte, com análise do caso.

E se o cliente não declarou a retenção?+

A Receita não vai reconhecer o crédito até o cliente corrigir a declaração dele. Peça a retificação e o informe de rendimentos antes de usar o valor.

IRRF retido a maior como pedir de volta: guia para empresas do Presumido, do Real e do Simples