Cliente reteve imposto errado do escritório?

Se o cliente reteve imposto errado do escritório de advocacia, o primeiro passo é descobrir qual foi o erro: retenção que não cabia, alíquota ou base errada, ou ISS recolhido para o município errado. Na maioria dos casos a solução mais rápida é com o próprio cliente, que corrige o pagamento e as declarações dele; a restituição na Receita ou no município fica para quando isso não for possível.

Os erros de retenção mais comuns em honorários

Escritório de advocacia vive de nota para empresa, e cada empresa tem um departamento fiscal diferente. Os erros que mais aparecem são estes:

IR de 1,5% descontado de sociedade do Simples: a IN RFB 765/2007, art. 1º, dispensa a retenção do imposto de renda na fonte sobre valores pagos a optante do Simples Nacional.
CSLL, Cofins e PIS descontados de sociedade do Simples: a Lei 10.833/2003, art. 32, III, diz que essa retenção não é exigida nos pagamentos a optantes.
Alíquota errada: por exemplo, IR por tabela progressiva quando a regra é 1,5%, ou o contrário. A regra dos 1,5% e sua exceção estão em Retenção IRRF 1,5% serviços advocacia: quando o cliente desconta.
Base errada: retenção calculada sobre valor que não é honorário, como reembolso de custas cobrado na mesma nota.
ISS no município errado: o tomador reteve para a cidade dele quando o imposto era devido no local do estabelecimento do escritório (LC 116/2003, art. 3º), ou usou alíquota diferente da efetiva do Simples (LC 123/2006, art. 21, § 4º).

Cliente reteve imposto errado do escritório de advocacia: a ordem certa para corrigir

A ordem importa, porque cada passo depende do anterior. Siga na sequência abaixo.

Confira a nota e o informe: veja o que foi destacado na nota, o que o cliente descontou de fato e o que aparece no informe de rendimentos ou na EFD-Reinf dele.
Confirme a regra aplicável: regime do escritório no mês, código do serviço e município de incidência.
Fale com o cliente por escrito: explique o erro com a base legal e peça a correção. Se a retenção não foi recolhida, o ajuste é simples.
Se já foi recolhida: o cliente pode precisar retificar as declarações dele. A devolução do valor ao escritório costuma depender desse acerto.
Sem acordo com o cliente: o escritório avalia com o contador o pedido de restituição ou compensação no órgão que recebeu o imposto.

A conversa por escrito com o cliente resolve a maior parte dos casos. Para evitar que o erro se repita, mande junto a declaração de optante, explicada em Declaração Simples Nacional para cliente não reter advocacia: modelo e uso.

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E se a retenção estava certa, mas o escritório não aproveitou?

Às vezes o problema é o inverso: a retenção estava correta e o escritório não usou o crédito. Para sociedade no Lucro Presumido ou no Real, o IR retido é antecipação do imposto devido (RIR/2018, art. 717), e as contribuições retidas também são abatidas na apuração.

Sem conciliação mensal, o escritório paga o tributo cheio e perde o controle do que tem a compensar. A rotina para isso está em Como compensar retenções na fonte escritório de advocacia: IRRF, PCC e alvará.

Restituição e compensação: quando entram

Quando o valor foi recolhido e o cliente não corrige, o caminho passa pelo órgão que recebeu o dinheiro:

Tributo federal: pedido de restituição ou compensação pelo PER/DCOMP, conforme o caso, com o passo a passo em PER DCOMP como compensar crédito passo a passo, do crédito à homologação.
ISS: pedido ao município que recebeu o imposto, pela regra da legislação local. O roteiro do ISS retido em advocacia está em ISS retido na fonte advocacia: quando o cliente pode reter e como fica a nota.

Quem tem direito de pedir e qual documento sustenta o pedido varia conforme o tributo e o tipo de erro. Por isso a análise vem antes do pedido, não depois.

Como evitar o problema nas próximas notas

Três hábitos reduzem muito o retrabalho:

informar na nota o regime do escritório e, se for do Simples, a alíquota efetiva de ISS do mês;
separar honorários de reembolsos de despesas, para a retenção não incidir sobre valor que não é receita;
conferir o valor recebido contra o valor da nota no mesmo mês, e não só no fechamento do ano.

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Perguntas frequentes

Sociedade de advogados do Simples pode sofrer retenção de IR?+

Não sobre honorários. A IN RFB 765/2007, art. 1º, dispensa a retenção do imposto de renda na fonte sobre valores pagos a optante do Simples Nacional, salvo rendimentos de aplicações financeiras.

O cliente pode descontar 4,65% de um escritório do Simples?+

Não. A Lei 10.833/2003, art. 32, III, diz que a retenção de CSLL, Cofins e PIS não é exigida nos pagamentos a pessoas jurídicas optantes pelo Simples.

O IR retido corretamente pode ser usado pelo escritório?+

Sim, se o escritório está no Lucro Presumido ou no Real. O RIR/2018, art. 717, trata o imposto retido como antecipação do imposto de renda devido pela sociedade.

O ISS foi retido pela cidade do cliente. Está errado?+

Pode estar. A regra geral da LC 116/2003, art. 3º, é o local do estabelecimento do prestador, com exceções listadas na própria lei. O contador confere se o serviço se encaixa em alguma delas.

Vale a pena brigar por uma retenção pequena?+

Vale ao menos corrigir a causa. Um erro pequeno repetido em todas as notas do ano vira valor relevante, e o acerto com o cliente evita que ele se repita.

Cliente reteve imposto errado do escritório de advocacia: o que fazer