ISS retido no Presumido: como não pagar duas vezes

ISS retido na fonte no Presumido como não pagar duas vezes: quando o tomador retém o ISS de uma nota, é ele quem recolhe o imposto dessa nota, e a sua empresa não deve incluí-lo de novo na guia municipal do mês. O que evita o pagamento em dobro é marcar a retenção na nota, conferir a declaração municipal e guardar o comprovante do tomador.

O problema aparece quando o sistema de notas, a contabilidade e a prefeitura não conversam. Este guia mostra o controle passo a passo.

Por que o ISS pode ser pago duas vezes

O ISS é do prestador, mas a lei permite que outra pessoa recolha. A LC 116/2003, art. 6º, autoriza os municípios a atribuir, por lei, a responsabilidade pelo imposto a um terceiro vinculado ao fato gerador, excluindo a responsabilidade do contribuinte ou deixando-a em caráter supletivo.

O § 1º do mesmo artigo diz que o responsável fica obrigado a recolher o imposto integral, com multa e acréscimos, independentemente de ter feito a retenção. Ou seja, quando há retenção, a obrigação de pagar é do tomador.

O pagamento em dobro acontece quando o tomador retém e recolhe, e o prestador também inclui a mesma nota na guia própria, sem abater.

Quem retém e em que casos

Quem define os tomadores responsáveis e os serviços sujeitos à retenção é a lei de cada município, dentro do que a LC 116/2003 permite. A lista de casos em que a retenção costuma ocorrer está em ISS retido pelo tomador lista de serviços quando reter: checklist.

Também importa onde o ISS é devido. Pela LC 116/2003, art. 3º, a regra é o local do estabelecimento prestador, com várias exceções em que o imposto vai para o município onde o serviço é executado ou onde está o tomador. Quando o ISS é de outro município, a retenção costuma ser a forma de cobrança.

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ISS retido na fonte no Presumido como não pagar duas vezes: passo a passo

1. Na emissão da nota

Indique na nota que o ISS é retido pelo tomador, com o valor e o município de incidência corretos. A base é o preço do serviço (LC 116/2003, art. 7º). Erro aqui contamina todo o resto.

2. Na apuração do mês

Ao fechar o ISS próprio, separe as notas com ISS retido. Elas entram na declaração municipal como serviços prestados, mas com imposto a cargo do tomador. A guia do prestador deve considerar só as notas sem retenção.

3. No recebimento

Confira se o valor recebido do cliente veio líquido do ISS. Se veio cheio, o tomador pode não ter retido, mesmo com a nota marcada como retida. Fale com ele antes de fechar o mês.

4. No comprovante

Peça ao tomador o comprovante de recolhimento do ISS retido ou consulte no sistema da prefeitura, quando disponível. Sem isso, se o tomador não recolher, a prefeitura pode cobrar de você, dependendo do que a lei local diz sobre a responsabilidade supletiva.

5. Na contabilidade

Registre o ISS retido como redução do valor a receber do cliente, e não como despesa paga pela empresa. Assim, o razão mostra exatamente quanto ISS foi pago por você e quanto pelo tomador.

Exemplo em números

Exemplo com números inventados: empresa do Lucro Presumido emite no mês duas notas de serviço, de R$ 10.000 cada, com alíquota de ISS de 5%, o máximo da LC 116/2003, art. 8º.

Nota A, cliente retém: ISS de R$ 500 recolhido pelo cliente. A empresa recebe R$ 9.500.
Nota B, sem retenção: ISS de R$ 500 recolhido pela própria empresa.

A guia própria do mês deve ser de R$ 500, só da nota B. Se a empresa gerar a guia sobre R$ 20.000, pagará R$ 1.000, e os R$ 500 da nota A terão sido pagos duas vezes.

Rotina mensal de conferência

Uma conferência simples, feita todo mês antes de gerar a guia, resolve a maior parte dos casos:

relatório de notas emitidas, separado entre retidas e não retidas;
soma do ISS retido conferida com os recebimentos líquidos;
guia própria gerada só sobre as notas sem retenção;
comprovantes dos tomadores arquivados junto com as notas.

Se já pagou em dobro

Pagamento em duplicidade é crédito do prestador contra o município. O caminho é o pedido de restituição ou de compensação na prefeitura, conforme a lei local, com as notas, a guia paga por você e o comprovante do tomador. Como identificar pagamentos a maior está em Como saber se a empresa pagou imposto a maior: sinais e conferência.

Não abata por conta própria o valor em dobro na guia seguinte sem saber se a lei municipal permite. Isso pode gerar cobrança de diferença com multa.

E os tributos federais retidos

O ISS é municipal. Retenções federais na mesma nota, como imposto de renda e contribuições, seguem outra lógica e são compensadas na apuração federal. Veja IRRF retido na nota de serviço como compensar no IRPJ do Lucro Presumido. O cálculo do ISS próprio está em ISS como calcular exemplo prático passo a passo.

A alíquota e a reforma

A LC 116/2003 fixa a alíquota máxima do ISS em 5% (art. 8º, II) e a mínima em 2% (art. 8º-A). Com a reforma tributária, o art. 8º-B prevê redução progressiva das alíquotas municipais entre 2029 e 2032, em proporção às vigentes em 31/12/2028. Até lá, o controle da retenção segue como descrito aqui. Escritórios de advocacia têm detalhes próprios, em ISS retido na fonte advocacia: quando o cliente pode reter e como fica a nota.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Contabilidade Lucro Presumido para empresas que cresceram.

Perguntas frequentes

Se o tomador reteve e não recolheu, eu pago de novo?+

A LC 116/2003, art. 6º, § 1º, obriga o responsável a recolher o imposto integral, mesmo sem ter retido. Se a lei municipal deixa o prestador em caráter supletivo, a prefeitura também pode cobrar dele. Guarde as provas da retenção.

O ISS retido reduz o faturamento da empresa?+

Não. O valor da nota continua sendo receita da empresa. A retenção só muda quem paga o ISS daquela nota.

Posso emitir nota com ISS retido para cliente pessoa física?+

Quem pode ser responsável pela retenção é definido na lei do município. Confira a lista de tomadores responsáveis da sua cidade antes de marcar uma nota como retida.

Como saber se uma nota foi marcada como retida?+

Consulte a nota no sistema da prefeitura ou no emissor. O campo de ISS retido e o valor devem estar preenchidos. Confira antes de enviar ao cliente.

O ISS retido em outro município conta na minha guia de São Paulo?+

Não. Se o imposto foi devido e retido em outro município, ele não entra na guia do município da sua sede. Informe a nota corretamente nos dois sistemas, quando houver.

ISS retido na fonte no Presumido como não pagar duas vezes: o controle nota a nota