Obrigações da empresa nova nos primeiros 12 meses

As obrigações da empresa nova nos primeiros 12 meses começam antes da primeira venda e seguem em três blocos: acertos da abertura, rotina de todo mês e entregas anuais. Quem acerta a abertura e cria uma rotina mensal chega ao fim do primeiro ano sem multa e com o CNPJ regular.

Por que o primeiro ano pede atenção

No primeiro ano quase tudo é novidade: o regime, a nota fiscal, a guia de imposto, a conta PJ. E as omissões custam caro. A Lei 9.430/1996, art. 81, I (redação da Lei 14.195/2021), permite declarar inapto o CNPJ de quem deixa de apresentar obrigações acessórias por, no mínimo, 90 dias a contar da omissão.

Ou seja, até a empresa que não faturou nada precisa entregar o que é exigido. O checklist abaixo segue a ordem do calendário. Os primeiros passos logo depois do CNPJ estão detalhados em O que fazer nos primeiros 30 dias depois de abrir o CNPJ: checklist.

Obrigações da empresa nova nos primeiros 12 meses: a abertura

1. Confirmar o regime tributário

A empresa em início de atividade tem regra própria para pedir o Simples Nacional. Pela Resolução CGSN 140/2018, art. 6º, § 5º (redação da CGSN 183/2025), a solicitação é feita junto com a inscrição no CNPJ, pelo Portal Redesim. Perder esse momento muda o regime do ano inteiro.

Se a empresa ficou fora, não existe mais janela de janeiro para o Simples: a LC 214/2025, art. 517, mudou o art. 16, § 2º, da LC 123 para a opção ser feita em setembro, até o último dia útil, com efeitos no ano seguinte (regra que produz efeitos a partir de 01/01/2027, pelo art. 544, III). Os detalhes estão em Simples Nacional no início de atividade: limite proporcional, faixa do DAS e primeiros meses.

2. Conferir as inscrições municipal e estadual

Prestador de serviço precisa da inscrição na prefeitura para emitir nota. Quem vende mercadoria precisa da inscrição estadual. Sem elas, a empresa existe no CNPJ, mas não consegue faturar.

3. Providenciar certificado digital e acesso aos portais

O certificado da empresa abre o e-CAC, o emissor de nota e outros sistemas. Defina quem guarda e quem usa, para não travar a rotina.

4. Configurar o emissor de nota fiscal

Teste a primeira nota antes de precisar dela com cliente esperando. Para serviço, o padrão nacional de NFS-e está em NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

5. Abrir a conta PJ e separar o dinheiro

Receita da empresa entra na conta da empresa. Misturar com a conta pessoal atrapalha a contabilidade e enfraquece a separação de patrimônio.

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6. Emitir nota de toda venda ou serviço

A nota é a base do faturamento declarado. Venda sem nota gera diferença entre o que a empresa recebeu e o que informou ao Fisco.

7. Apurar e pagar a guia de impostos

No Simples, o DAS vence no dia 20 do mês seguinte ao da receita (CGSN 140, art. 40). Se não houver expediente bancário, o pagamento vai para o dia útil seguinte (§ 3º). Como emitir está em DAS vencimento: quando vence a guia do Simples Nacional e como emitir.

8. Declarar mesmo sem faturamento

No Simples, a apuração mensal é declarada no PGDAS-D. Mês sem receita também se declara. É aqui que nasce a omissão que leva à inaptidão.

9. Definir e pagar o pró-labore

Sócio que trabalha na empresa costuma ter pró-labore, com INSS e envio ao eSocial. O tema está em Pró-labore no eSocial: como o sócio aparece e o que a empresa informa.

10. Enviar documentos ao contador

Extratos, notas de compra, contratos e recibos. Sem isso, a contabilidade fecha no escuro.

Se a empresa contratar alguém no primeiro ano

11. Registrar o empregado antes do primeiro dia

A admissão vai ao eSocial e a folha passa a ter prazos próprios. O que muda na rotina e no caixa está em Primeiro funcionário da empresa o que muda na rotina e no caixa.

12. Depositar o FGTS

A Lei 8.036/1990, art. 15 (redação da Lei 14.438/2022), manda depositar até o vigésimo dia de cada mês 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior.

No fechamento do primeiro ano

13. Entregar a declaração anual do regime

No Simples, é a Defis, prevista na CGSN 140, art. 72. Confira o prazo e o formato vigentes do ano com o contador. Os detalhes estão em DEFIS: o que é, prazo, multa e a mudança para o PGDAS-D.

14. Tirar as certidões e guardar

Certidão negativa abre crédito, licitação e contrato com empresa grande. Veja quais em Certidões que a empresa nova precisa tirar: checklist federal, estadual, municipal e trabalhista.

15. Revisar o regime para o ano seguinte

Com 12 meses de números reais, dá para comparar regimes com dado e não com estimativa. A decisão sobre o Simples para o ano seguinte, a partir de 2027, acontece em setembro.

Erros que mais aparecem no primeiro ano

Achar que empresa sem faturamento não declara nada.
Emitir nota com código de serviço errado.
Pagar despesa pessoal pela conta PJ.
Esquecer o pró-labore e retirar dinheiro sem registro.
Perder a opção pelo Simples na abertura.

Cada um desses tem conserto, mas o conserto custa mais que a prevenção. Quem prefere começar com a abertura acompanhada encontra o serviço em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outros guias práticos estão em Guias.

Perguntas frequentes

Empresa aberta que não faturou precisa declarar?+

Sim. A declaração é exigida mesmo sem receita. A Lei 9.430/1996, art. 81, I, permite declarar inapto o CNPJ após 90 dias de omissão de obrigações acessórias.

Perdi a opção pelo Simples na abertura. Posso optar em janeiro?+

A partir de 2027, não. A LC 214/2025, art. 517, levou a opção para setembro, até o último dia útil, com efeitos no ano seguinte. A janela de janeiro continua só para o SIMEI do MEI.

Quando vence o DAS da empresa nova?+

No dia 20 do mês seguinte ao da receita, pela CGSN 140, art. 40. Se o dia 20 não tiver expediente bancário, o vencimento passa para o dia útil seguinte.

Preciso de contador desde o primeiro mês?+

A rotina mensal começa na primeira nota emitida, então o acompanhamento ajuda desde o início. O que muda na escolha está em Contador para empresa nova: o que resolver nos primeiros meses.

O que acontece se o CNPJ ficar inapto?+

A empresa passa a ter dificuldade para emitir nota, tirar certidão e movimentar conta. A regularização exige entregar as declarações em atraso, com as multas cabíveis.

Obrigações da empresa nova nos primeiros 12 meses: checklist