Certidões que a empresa nova precisa tirar

As certidões que a empresa nova precisa tirar são cinco na maioria dos casos: federal (Receita e PGFN), estadual (em SP, a Certidão Única de Débitos da SEFAZ e da PGE), municipal, o Certificado de Regularidade do FGTS e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas. Tirar todas logo depois da abertura mostra se o cadastro nasceu limpo e deixa os documentos prontos para banco, cliente e licitação.

Por que tirar certidões se a empresa acabou de abrir

Empresa nova não tem dívida, em tese. Na prática, o primeiro pedido de certidão revela problemas de cadastro: endereço divergente, inscrição que não foi feita, sócio com pendência que trava algum sistema. Descobrir isso no primeiro mês é muito melhor que descobrir na véspera de uma licitação.

As certidões também têm uso imediato. Banco, cliente grande, plataforma de vendas e órgão público costumam pedir algumas delas antes de fechar negócio. O cadastro em si deve ser conferido antes, como em Cartão CNPJ emitido o que conferir antes de usar: checklist em 16 itens.

Certidões que a empresa nova precisa tirar: o checklist

1. Certidão federal (Receita Federal e PGFN)

Comprova a situação perante os tributos federais e a dívida ativa da União. É emitida pela Receita Federal na área de certidões e atestados, que reúne os serviços da Receita e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. É a certidão mais pedida por bancos e clientes. O passo a passo está em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.

2. Certidão estadual de São Paulo

Desde 14/10/2026, a comprovação de regularidade perante o Estado de São Paulo é a Certidão Única de Débitos, emitida em conjunto pela Secretaria da Fazenda e Planejamento e pela Procuradoria Geral do Estado. Segundo a SEFAZ-SP, ela reúne os créditos tributários estaduais e os créditos não tributários inscritos em dívida ativa, e é emitida no sistema SIDEB, com acesso pela conta gov.br nível prata ou superior.

Dois detalhes práticos da página oficial: para pessoa jurídica, a certidão sai para o CNPJ base e abrange matriz e filiais; e, se houver pendência, o SIDEB tem um Relatório de Pendências Fiscais e um pedido de correção para pendências consideradas indevidas.

3. Certidão de situação cadastral estadual

A mesma área de certidões da SEFAZ-SP oferece a Certidão de Situação Cadastral ou de Inexistência de Inscrição no Estado. Para prestadora de serviço sem inscrição estadual, ela pode ser útil quando um cliente pede prova de que a empresa não é contribuinte do ICMS.

4. Certidão municipal

Comprova a situação dos tributos municipais, como ISS e taxas. Cada prefeitura tem o seu sistema e os seus nomes de certidão. Se a empresa é prestadora de serviço, essa é uma das certidões que o cliente do setor público mais pede.

5. Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)

Comprova a regularidade com o FGTS, inclusive para quem não contratou empregados. Com o FGTS Digital, o CRF pode apontar pendências mesmo com as guias pagas, quando faltam informações no sistema, como explica a seção 08 das perguntas frequentes do Ministério do Trabalho e Emprego. O que mudou no FGTS está em FGTS Digital: o que mudou para quem tem funcionário.

6. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

Criada pelo art. 642-A da CLT, é expedida de graça e por meio eletrônico, para comprovar que a empresa não tem débitos inadimplidos na Justiça do Trabalho. Ela vale para todos os estabelecimentos (§ 3º) e tem validade de 180 dias contados da emissão (§ 4º).

7. Certidão simplificada da Junta Comercial

Não é certidão de débito, mas é pedida com frequência: mostra os dados da empresa registrados na Junta, como sócios, capital e objeto. O pedido está explicado em Como pedir certidão simplificada na junta comercial, passo a passo na JUCESP.

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Quando renovar

Cada certidão tem validade própria, informada no próprio documento. Uma rotina simples evita surpresa:

Anote a data de vencimento de cada certidão numa planilha ou agenda.
Renove antes de qualquer licitação ou contrato grande, mesmo que a anterior esteja dentro da validade.
Se uma certidão sair positiva, descubra o motivo no mesmo dia.
Guarde os PDFs numa pasta única, com a data no nome do arquivo.

A certidão previdenciária, que muitos clientes pedem com esse nome, é tratada em CND previdenciária do INSS quando pedir e como emitir pela certidão conjunta.

Certidão positiva: o que fazer

Se uma certidão sair positiva logo no início, quase sempre é cadastro, não dívida. Os motivos mais comuns são declaração do primeiro mês não entregue, inscrição municipal ou estadual não concluída, ou divergência de endereço entre os cadastros.

Na certidão estadual de São Paulo, a SEFAZ-SP orienta: reconhecendo a pendência, regularize e emita a certidão pelo SIDEB em até dois dias; não reconhecendo, peça a correção pelo próprio sistema.

Para quem pretende vender para o governo, a regularidade é condição de habilitação, e o tema está em Simples Nacional em licitação: a preferência da ME e da EPP e o que o órgão retém. O roteiro do primeiro mês da empresa está em O que fazer nos primeiros 30 dias depois de abrir o CNPJ: checklist.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre abertura e primeiros passos em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo, e outros guias estão em Guias.

Perguntas frequentes

Empresa sem empregado precisa de CRF do FGTS?+

Pode precisar, porque clientes e órgãos públicos pedem o CRF como prova de regularidade. Tirar o certificado logo no início mostra se o cadastro do FGTS está em ordem.

Qual é a validade da CNDT?+

A CNDT vale 180 dias contados da emissão, pelo art. 642-A, § 4º, da CLT. Ela certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos.

Em São Paulo, a certidão estadual mudou?+

Sim. Desde 14/10/2026, a regularidade perante o Estado é comprovada pela Certidão Única de Débitos da SEFAZ e da PGE, emitida no sistema SIDEB.

A certidão estadual de SP cobre as filiais?+

Sim. Segundo a SEFAZ-SP, para pessoa jurídica a Certidão Única é emitida para o CNPJ base e abrange matriz e filiais.

Certidão positiva com efeito de negativa serve?+

Na maioria dos usos, sim. Ela indica que existe débito, mas com exigibilidade suspensa ou garantido, e tem os mesmos efeitos da negativa para comprovar regularidade. Na CNDT, essa regra está no § 2º do art. 642-A da CLT.

Certidões que a empresa nova precisa tirar: checklist federal, estadual, municipal e trabalhista