Tributos sobre a folha de pagamento: quais são

Tributos sobre a folha de pagamento quais são: a empresa paga a contribuição patronal de 20%, o seguro de acidente de 1% a 3%, as contribuições de terceiros e o FGTS de 8%, e retém do empregado o INSS e o imposto de renda. No Simples Nacional, a parte patronal muda bastante: em regra vai dentro do DAS, e as contribuições de terceiros são dispensadas.

Este checklist passa por cada item, com o porquê, a base legal e o que conferir na sua folha.

Tributos sobre a folha de pagamento quais são: o que a empresa paga

Estes valores saem do caixa da empresa, além do salário bruto.

1. Contribuição patronal de 20%

A Lei 8.212/1991, art. 22, I, fixa 20% sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas no mês aos empregados e avulsos, incluindo gorjetas, utilidades habituais e adiantamentos.

O porquê: é a principal contribuição da empresa para a Previdência. O detalhe de quando ela é paga e quando não é está em INSS patronal de 20 por cento quando a empresa paga, e quando não paga.

2. Seguro de acidente do trabalho (RAT)

O art. 22, II, cobra 1%, 2% ou 3% sobre a mesma remuneração, conforme o risco de acidente da atividade preponderante da empresa ser leve, médio ou grave.

O porquê: financia benefícios por incapacidade e aposentadoria especial. Conferir o grau de risco da atividade evita pagar a mais ou a menos.

3. Contribuições de terceiros

Sobre a folha também incidem contribuições destinadas a outras entidades. Um exemplo é o salário-educação, calculado à alíquota de 2,5% sobre as remunerações dos empregados (Lei 9.424/1996). Somam-se as contribuições do chamado Sistema S, que variam conforme a atividade.

O porquê: são contribuições com destino próprio, cobradas junto com as previdenciárias.

4. Contribuição sobre pró-labore e autônomos

O art. 22, III, cobra 20% sobre as remunerações pagas a contribuintes individuais que prestem serviços à empresa. Isso inclui o pró-labore dos sócios e o pagamento a autônomos pessoa física.

O porquê: muitos empresários olham só a folha de empregados e esquecem o pró-labore. A escolha entre pró-labore e lucro está em Pró-labore ou lucro distribuído qual compensa mais: a comparação critério por critério.

5. FGTS de 8%

A Lei 8.036/1990, art. 15, obriga o depósito, até o vigésimo dia de cada mês, de 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior a cada trabalhador, incluindo a gratificação de Natal.

O porquê: o FGTS não é tributo da Receita, mas pesa no custo da folha como se fosse. FGTS em atraso trava a certidão de regularidade, tema de Certidão de regularidade do FGTS CRF quando é exigida: as situações previstas em lei.

O que a empresa retém do empregado

Estes valores saem do salário do empregado, mas a empresa é responsável por descontar e recolher.

6. INSS do empregado

A empresa desconta do salário a contribuição do segurado empregado, por uma tabela progressiva publicada todo ano, e repassa junto com a parte patronal. Desconto feito e não recolhido é uma falta grave.

7. Imposto de renda retido na fonte

A empresa retém o IRRF sobre o salário pela tabela mensal, depois das deduções permitidas, como dependentes e contribuição previdenciária. O valor retido entra na declaração anual do empregado.

O porquê dos itens 6 e 7: a empresa responde pelo que deveria ter retido. Errar a retenção vira cobrança contra a empresa.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero meu Diagnóstico WJR

Como fica no Simples Nacional

O Simples muda a parte patronal da folha:

contribuição patronal (CPP): vai dentro do DAS, pela LC 123/2006, art. 13, VI, exceto nas atividades do § 5º-C do art. 18, que ficam no Anexo IV e pagam à parte;
contribuições de terceiros: o art. 13, § 3º, dispensa o optante das demais contribuições instituídas pela União, inclusive as do Sistema S;
FGTS: continua igual, 8% fora do DAS;
retenções do empregado: continuam iguais, INSS e IRRF.

O porquê: por isso uma empresa do Simples, fora do Anexo IV, costuma ter custo de folha bem menor que uma do Presumido. O tema está em INSS patronal no Simples Nacional: quando está no DAS e quando é pago à parte.

O que entra na base de cálculo

Os percentuais acima incidem sobre a remuneração, que vai além do salário fixo. Confira se a folha inclui:

horas extras, adicionais e comissões;
gorjetas e ganhos habituais em utilidades;
13º salário, que tem FGTS e contribuições próprias;
férias, com as verbas da lei.

O 13º tem calendário próprio, explicado em 13º salário: datas de 2026 e 2027, cálculo com exemplo em reais e o pico de dezembro.

As obrigações que acompanham a folha

Pagar os tributos não basta. A folha gera informações que precisam bater entre si: eSocial, DCTFWeb e a guia do FGTS. Divergências entre essas declarações são uma das causas mais comuns de malha, tema de Divergência entre DCTFWeb eSocial e EFD-Reinf como corrigir: passo a passo e limites.

Checklist rápido para conferir a sua folha

A atividade e o grau de risco do RAT estão corretos no cadastro?
O pró-labore dos sócios entra na conta da contribuição de 20%?
A empresa do Simples está no anexo certo para saber se paga a CPP à parte?
O FGTS é depositado até o dia 20 sobre todas as verbas?
As retenções de INSS e IRRF batem com o informado no eSocial?

Uma resposta errada nessa lista costuma aparecer meses depois, como cobrança com juros. Outros guias de impostos estão em Guias.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Perguntas frequentes

Quanto a empresa paga a mais sobre o salário?+

Fora do Simples, 20% de contribuição patronal, de 1% a 3% de RAT, as contribuições de terceiros e 8% de FGTS, além de 13º e férias. No Simples, fora do Anexo IV, a parte patronal vai no DAS.

O FGTS é imposto?+

Não é tributo da Receita, mas é obrigação da empresa sobre a folha. É um depósito de 8% na conta vinculada do trabalhador, até o vigésimo dia de cada mês.

Empresa do Anexo IV paga INSS patronal?+

Paga, à parte do DAS. A LC 123, art. 13, VI, exclui da CPP no DAS as atividades do § 5º-C do art. 18, entre elas os serviços advocatícios (inciso VII).

Sócio que só recebe lucro gera tributo sobre a folha?+

Lucro distribuído não é folha. A contribuição de 20% incide sobre o pró-labore e sobre pagamentos a autônomos, e não sobre lucros distribuídos regularmente.

A empresa do Simples paga salário-educação?+

Não. A LC 123, art. 13, § 3º, dispensa o optante das demais contribuições instituídas pela União, o que alcança as contribuições destinadas a terceiros.

Tributos sobre a folha de pagamento quais são: checklist do que a empresa paga e do que retém