Demonstrações contábeis para licitação: exigências

Quem pesquisa demonstrações contábeis para licitação exigências encontra na Lei 14.133/2021 o balanço patrimonial, a demonstração do resultado e as demais demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios sociais, com a certidão negativa de falência. O edital usa esses números para calcular índices de saúde financeira, e a lei proíbe exigir faturamento mínimo ou índices de lucratividade.

O que a Lei 14.133 pede na habilitação econômico-financeira

O art. 69 da Lei 14.133/2021 diz que a habilitação econômico-financeira demonstra a aptidão econômica do licitante para cumprir o contrato. A comprovação é objetiva, por coeficientes e índices previstos no edital e justificados no processo. A documentação é restrita a:

Inciso I: balanço patrimonial, demonstração de resultado de exercício e demais demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios sociais;
Inciso II: certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do licitante.

A palavra "restrita" importa. O edital não pode inventar documentos econômicos fora dessa lista, mas pode pedir os complementos que o próprio artigo permite, vistos abaixo.

Demonstrações contábeis para licitação exigências do edital, parágrafo por parágrafo

Os parágrafos do art. 69 mostram o que o órgão pode e o que não pode pedir:

§ 1º: a Administração pode exigir declaração, assinada por profissional habilitado da área contábil, atestando que o licitante atende aos índices do edital.
§ 2º: é vedado exigir valores mínimos de faturamento anterior e índices de rentabilidade ou lucratividade.
§ 3º: pode ser exigida a relação dos compromissos assumidos que diminuam a capacidade econômico-financeira, excluídas as parcelas já executadas.
§ 4º: nas compras para entrega futura e na execução de obras e serviços, o edital pode exigir capital mínimo ou patrimônio líquido mínimo de até 10% do valor estimado da contratação.
§ 5º: é vedado exigir índices e valores não usualmente adotados na avaliação econômico-financeira.
§ 6º: se a empresa foi constituída há menos de 2 anos, os documentos do inciso I se limitam ao último exercício.

Quando o edital pede algo que a lei proíbe, o caminho é o pedido de esclarecimento ou a impugnação do edital, nos prazos dele.

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Quais demonstrações preparar

Na prática, o pacote que costuma ser montado tem:

balanço patrimonial do exercício e do anterior;
demonstração do resultado do exercício (DRE) dos mesmos períodos;
as demais demonstrações que a empresa elabora pelo seu porte, como a de lucros ou prejuízos acumulados e notas explicativas;
termos de abertura e encerramento do livro, quando o edital pedir;
assinatura do responsável pela empresa e do contador.

O que é cada peça está em Balanço patrimonial: o que é, o que cada grupo mostra e quem assina e DRE: o que é a demonstração do resultado e o que cada linha diz. Quais demonstrações cada porte elabora está em Demonstrações contábeis obrigatórias: o que cada porte de empresa precisa fazer.

Empresa do Simples precisa de balanço para licitar?

Precisa, se quiser cumprir o inciso I do art. 69. A Lei 14.133 não dispensa a empresa do Simples dessas demonstrações.

A LC 123/2006, art. 27, permite à ME e à EPP do Simples adotar contabilidade simplificada, conforme regulamentação do Comitê Gestor. Simplificada não é inexistente: o balanço e a DRE continuam sendo feitos a partir da escrituração. Quem mantém só o livro-caixa precisa estruturar a contabilidade antes de entrar em licitações.

Para a regularidade fiscal, a ME e a EPP têm tratamento próprio. A LC 123, art. 42, exige a comprovação de regularidade fiscal e trabalhista só para a assinatura do contrato. O art. 43, § 1º, dá 5 dias úteis, prorrogáveis por igual período, contados de quando a empresa é declarada vencedora, para regularizar uma restrição. Esse benefício é da parte fiscal, não das demonstrações contábeis.

Como os índices são calculados

O edital escolhe os índices e o mínimo de cada um. Os mais usados em avaliação econômico-financeira saem do balanço:

Liquidez corrente: ativo circulante dividido pelo passivo circulante.
Liquidez geral: ativo circulante mais realizável a longo prazo, dividido pelo passivo circulante mais passivo não circulante.
Solvência geral: ativo total dividido pelo passivo circulante mais passivo não circulante.

Exemplo com números inventados. Uma empresa tem ativo circulante de R$ 300.000, realizável a longo prazo de R$ 50.000, ativo total de R$ 500.000, passivo circulante de R$ 200.000 e passivo não circulante de R$ 50.000.

Liquidez corrente: 300.000 dividido por 200.000, igual a 1,5.
Liquidez geral: 350.000 dividido por 250.000, igual a 1,4.
Solvência geral: 500.000 dividido por 250.000, igual a 2,0.

Se a empresa fica abaixo do índice pedido, o edital pode prever a alternativa do patrimônio líquido mínimo, dentro do limite do § 4º. Com patrimônio negativo, nenhuma das duas saídas funciona; veja Patrimônio líquido negativo o que significa e como corrigir na empresa. Outros indicadores estão em Indicadores financeiros: como calcular pelas demonstrações contábeis e o que cada um diz.

Erros que tiram a empresa da disputa

balanço sem a assinatura do contador ou do responsável;
demonstrações de um exercício só, quando a empresa tem mais de 2 anos;
números do balanço que não batem com os da DRE;
índice calculado pela empresa diferente do calculado pelo pregoeiro, por erro de classificação entre circulante e longo prazo;
certidão de falência vencida ou da comarca errada.

O cuidado com circulante e longo prazo é o que mais muda o índice. Uma dívida bancária classificada errado derruba a liquidez corrente.

Quando a documentação pode ser dispensada

A Lei 14.133, art. 70, III, permite dispensar total ou parcialmente a documentação nas contratações para entrega imediata, nas de valor inferior a um quarto do limite de dispensa para compras em geral e em algumas contratações de pesquisa e desenvolvimento. O valor do limite de dispensa é atualizado por decreto, então confira o edital.

Depois de vencer, o próximo passo é faturar para o órgão. O tema está em Nota fiscal para prefeitura e órgão público: o que muda na nota e nas retenções. As certidões fiscais estão em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Perguntas frequentes

Empresa aberta este ano pode participar de licitação?+

Pode, com o balanço do último exercício, quando a empresa tem menos de 2 anos (art. 69, § 6º). Se a empresa não fechou nenhum exercício, vale o que o edital aceitar, como balanço de abertura ou intermediário.

O edital pode exigir faturamento mínimo?+

Não. O art. 69, § 2º, da Lei 14.133 veda a exigência de valores mínimos de faturamento anterior e de índices de rentabilidade ou lucratividade.

Quem assina a declaração dos índices?+

Um profissional habilitado da área contábil, quando o edital exigir essa declaração (art. 69, § 1º). Ela atesta que a empresa cumpre os índices do edital com base nas demonstrações.

MEI precisa apresentar balanço para licitar?+

O art. 69 não dispensa ninguém. Na prática, o MEI que quer licitar com frequência precisa de demonstrações organizadas, e o edital diz como ele comprova a situação financeira.

Os índices podem usar o balanço do ano em curso?+

A lei fala nos últimos exercícios sociais encerrados. Balanço intermediário só vale se o edital admitir, então leia a cláusula de habilitação antes de montar o pacote.

Demonstrações contábeis para licitação exigências: o que a Lei 14.133 pede e como se preparar