Certidão negativa: validade e quanto tempo vale

Na dúvida sobre certidão negativa validade quanto tempo vale, a regra é esta: a certidão federal da Receita e da PGFN e a certidão negativa de débitos trabalhistas valem 180 dias contados da emissão. As certidões do FGTS, do estado e do município trazem o prazo impresso no documento, e esse prazo é o que vale para quem vai receber a certidão.

Certidão negativa validade quanto tempo vale em cada órgão?

Cada certidão tem dono, regra e prazo próprios. Por isso, a empresa que precisa provar regularidade (para um banco, um cliente grande ou uma licitação) costuma juntar quatro ou cinco documentos diferentes, cada um com uma data de vencimento.

| Certidão | Quem emite | Validade |

|---|---|---|

| Federal (tributos federais e dívida ativa da União) | Receita Federal e PGFN | 180 dias da emissão |

| Trabalhista (CNDT) | Justiça do Trabalho | 180 dias da emissão |

| FGTS (CRF) | Caixa | prazo impresso no certificado |

| Estadual (SP) | SEFAZ-SP e PGE | prazo impresso na certidão |

| Municipal (São Paulo) | Prefeitura | prazo impresso na certidão |

O prazo de 180 dias da certidão federal consta da página do serviço no gov.br, que cita a Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014. O da trabalhista está na CLT, art. 642-A, § 4º, também 180 dias da emissão.

Por que FGTS, estado e município não têm um número fixo nesta página?

Porque o prazo dessas três certidões é definido por ato de cada órgão e pode mudar sem mudança de lei. Em vez de repetir um número que pode envelhecer, a orientação segura é ler o campo de validade no próprio documento, que é o que o destinatário confere.

Os passos para emitir cada uma estão nas páginas próprias: Certidão de regularidade do FGTS como emitir: passo a passo do CRF, Certidão negativa estadual de São Paulo como emitir: passo a passo no SIDEB e Certidão negativa de tributos mobiliários em São Paulo: como emitir e o que fazer se não sair. A federal tem o passo a passo em Certidão negativa federal como emitir passo a passo, e o que fazer se não sair.

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A certidão vale até o fim do prazo mesmo se surgir uma dívida nova?

Em regra, sim: a certidão retrata a situação na data e hora em que foi emitida e tem eficácia dentro do prazo de validade. A página do serviço no gov.br descreve a certidão federal como prova de regularidade fiscal quanto aos tributos administrados pela Receita e à dívida ativa da União.

Na prática, porém, quem recebe a certidão pode pedir uma nova se desconfiar da situação, e muitos editais e contratos pedem certidão emitida há poucos dias. Por isso, mais importante que a validade é manter a empresa sem pendências. Uma declaração atrasada ou um DAS esquecido pode impedir a emissão da próxima certidão.

Como confirmar se a certidão é verdadeira?

Toda certidão eletrônica tem código de controle, data e hora de emissão. Quem recebe a certidão confere o código de controle no portal de quem emitiu. Vale para a federal e, na prática, para as demais.

Para o dono do negócio, isso significa três coisas:

Nunca envie certidão editada, recortada ou convertida de um jeito que esconda o código.
Guarde o PDF original, com o nome do arquivo indicando o órgão e a data de emissão.
Se o cliente pedir "certidão atualizada", emita de novo em vez de reenviar a antiga.

O que fazer quando a certidão vence no meio de um contrato?

Contratos com empresas grandes e com o poder público costumam exigir regularidade durante toda a execução, não só na assinatura. Quando a certidão vence, o contratante pode pedir a nova antes de liberar o pagamento.

A forma mais simples de não ser pego de surpresa é ter um controle com quatro colunas: certidão, data de emissão, data de vencimento e responsável. Duas semanas antes do vencimento, alguém emite a nova. Se a nova não sair, sobra tempo para descobrir o motivo e regularizar.

Os motivos mais comuns para a certidão não sair estão em Certidão negativa não sai motivos mais comuns: checklist para destravar. Quando há débito com exigibilidade suspensa, por exemplo, parcelado e em dia, a Receita emite a positiva com efeito de negativa, explicada em Certidão positiva com efeitos de negativa quando sai: as hipóteses do CTN e o que destrava.

Certidão positiva com efeito de negativa tem a mesma validade?

A página do serviço no gov.br informa 180 dias para a certidão de regularidade fiscal, que pode ser negativa ou positiva com efeitos de negativa. Na CLT, o § 2º do art. 642-A diz que a certidão positiva de débitos trabalhistas com débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa tem os mesmos efeitos da CNDT.

O que muda é a origem: ela sai quando existe débito, mas ele está garantido, parcelado ou suspenso. Se o parcelamento atrasar, a próxima certidão pode sair positiva comum, e essa não serve como prova de regularidade.

Quem precisa de certidão com frequência deve ter rotina mensal

Empresas que vendem ao governo, pegam crédito em banco ou atendem grandes contas pedem certidão o tempo todo. A lista do que costuma ser exigido está em Certidões exigidas em licitação lista: o que separar antes do edital e o guia geral de emissão em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.

Uma rotina mensal simples resolve a maior parte dos problemas: conferir pendências no e-CAC, conferir o FGTS, emitir as certidões que vencem no mês e arquivar tudo em uma pasta única. Organizar esse tipo de processo interno é parte de BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de certidões e regularidade estão em Guias.

Perguntas frequentes

A certidão federal vale para todos os estabelecimentos da empresa?+

A certidão federal é emitida para o CNPJ e abrange a situação perante a Receita e a PGFN. A CNDT, pela CLT, certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos, agências e filiais.

Posso usar uma certidão emitida há 170 dias?+

Pelo prazo legal, a certidão federal e a CNDT valem 180 dias. Mesmo assim, confira o edital ou o contrato: alguns pedem documento emitido em prazo menor.

Certidão vencida pode ser renovada?+

Não existe renovação. Basta emitir uma nova certidão no site do órgão, que sai com nova data e novo prazo, se a empresa estiver regular.

Se a certidão não sair, perco o prazo da licitação?+

Para ME e EPP, a LC 123/2006 dá prazo para regularizar depois de declarada vencedora. A regra e o prazo estão na página sobre certidões para vender ao governo, deste guia.

A certidão do MEI tem prazo diferente?+

O MEI emite a certidão federal pelo mesmo sistema, com o mesmo prazo de 180 dias. As certidões de FGTS, estado e município seguem o prazo impresso em cada uma.

Certidão negativa validade quanto tempo vale: federal, trabalhista, FGTS, estado e município