Certidão negativa federal: como emitir passo a passo

Na dúvida sobre certidão negativa federal como emitir passo a passo, o caminho é curto: acesse o serviço Certidões Federais, escolha o tipo de certidão, informe o CNPJ e, se a situação fiscal estiver regular, a certidão é emitida pelo serviço. Ela é gratuita, vale por 180 dias e é conjunta, ou seja, cobre a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

O problema aparece quando a certidão não sai. Este guia mostra o passo a passo da emissão e o que fazer em cada tipo de bloqueio.

O que é a certidão federal

Segundo a página do serviço no gov.br, atualizada em 24/07/2026, a certidão de regularidade fiscal é o documento que comprova a situação do contribuinte perante a Receita Federal e a PGFN, também chamada de Certidão Conjunta. Ela tem três resultados possíveis:

Negativa, que indica plena regularidade fiscal;
Positiva com efeitos de negativa, quando há pendências com a exigibilidade suspensa, como num parcelamento em dia;
Positiva, quando há pendências sem suspensão da exigibilidade.

A positiva com efeitos de negativa tem o mesmo valor da negativa, como prevê o Código Tributário Nacional, art. 206. Quando ela sai e em que casos está em Certidão positiva com efeitos de negativa quando sai: as hipóteses do CTN e o que destrava.

Certidão negativa federal como emitir passo a passo

O roteiro descrito pelo gov.br tem poucas etapas.

1. Acesse o serviço Certidões Federais

O canal é o serviço web "Certidões Federais (CND)", indicado na página do gov.br.

2. Escolha o tipo de certidão

Selecione a certidão de pessoa jurídica, para empresa, ou de pessoa física, se for o caso do sócio.

3. Informe o CNPJ

Digite o número da empresa. Confira os dígitos, porque um erro gera consulta de outro contribuinte.

4. Emita e salve

Se a situação fiscal estiver regular, a certidão é emitida. Salve o PDF e anote a data de emissão, porque a validade é de 180 dias.

5. Segunda via, se precisar

O mesmo serviço permite obter a segunda via de certidões já emitidas, útil quando um cliente ou banco pede o documento de novo.

A visão geral das certidões que uma empresa costuma precisar, federal, estadual e municipal, está em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras. Para São Paulo, os passos das outras duas estão em Certidão negativa estadual de São Paulo como emitir: passo a passo no SIDEB e em Certidão negativa de tributos mobiliários em São Paulo: como emitir e o que fazer se não sair.

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Quando a certidão não é emitida pelo serviço

Se o sistema não emitir, a página do gov.br orienta a consultar a situação fiscal para identificar as pendências. Na prática, a sequência é:

Consulte a situação fiscal no e-CAC. O relatório de situação fiscal mostra débitos, declarações omitidas e processos. Como ler cada parte está em Relatório de situação fiscal como ler: guia das partes e das pendências.

Identifique o tipo de pendência. Débito em aberto, declaração não entregue, divergência entre declarado e pago, ou débito em dívida ativa.

Resolva a pendência. Pague, parcele, entregue a declaração ou retifique o que estiver errado.

Peça a liberação. O gov.br indica o serviço "Comprovar regularidade fiscal para liberar emissão de certidão" para quem já resolveu a pendência e precisa da certidão.

Os motivos mais frequentes de bloqueio, como declaração não entregue ou valor declarado diferente do pago, estão em Certidão negativa não sai motivos mais comuns: checklist para destravar.

Prazo e validade

A certidão vale por 180 dias, segundo o gov.br. Como a situação fiscal muda, é comum o cliente ou o banco pedir uma certidão emitida há pouco tempo, mesmo dentro do prazo. As validades das outras certidões estão em Certidão negativa validade quanto tempo vale: federal, trabalhista, FGTS, estado e município.

Quando a certidão depende de análise e não sai automaticamente, o CTN, art. 205, parágrafo único, fixa que a certidão negativa será fornecida dentro de 10 dias da data da entrada do requerimento na repartição. Na prática, planeje com antecedência: quem precisa da certidão para assinar contrato ou participar de licitação não deve deixar para a véspera.

Para que a empresa usa a certidão federal

Os pedidos mais comuns são:

licitações e contratos com órgãos públicos;
financiamentos e crédito em bancos;
cadastro de fornecedor em grandes empresas;
venda de imóvel ou de participação societária.

Para licitação, a certidão federal é só uma da lista. As demais estão em Certidões exigidas em licitação lista: o que separar antes do edital.

Erros comuns na hora de emitir

Alguns tropeços se repetem e atrasam a certidão sem necessidade:

Emitir no CNPJ errado. Empresas com filiais ou com mais de um CNPJ no grupo às vezes emitem a certidão do estabelecimento errado. Confira o número pedido pelo cliente ou pelo edital.
Confundir certidão federal com estadual ou municipal. Cada ente emite a sua. Um edital que pede "regularidade fiscal" costuma pedir as três.
Achar que a certidão positiva é o fim. Muitas vezes a pendência é uma declaração atrasada, resolvida em pouco tempo.
Deixar para a véspera. Se o serviço não emite a certidão, a regularização e a liberação podem levar tempo.

Também vale lembrar que a certidão retrata a situação no dia da emissão. Se a empresa atrasar um tributo depois, a próxima emissão pode sair positiva, mesmo que a anterior esteja dentro do prazo de validade. Por isso, quem depende de certidão para faturar trata o pagamento dos tributos do mês como prioridade, e não como conta que pode esperar alguns dias.

Como manter a certidão sempre disponível

O melhor jeito de não ser pego de surpresa é consultar a situação fiscal todo mês, mesmo sem precisar da certidão. Assim, uma declaração esquecida ou um débito pequeno aparecem antes de virar bloqueio no dia em que alguém pede o documento.

Outra boa prática é emitir a certidão logo depois de regularizar qualquer pendência e guardar o PDF. Se o cliente pedir, ela já está pronta.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras e em Recuperação de impostos: dinheiro que já saiu da sua empresa.

Perguntas frequentes

A certidão negativa federal é paga?+

Não. Segundo o gov.br, o serviço é gratuito para o cidadão.

Quanto tempo vale a certidão federal?+

A página do serviço no gov.br informa validade de 180 dias. Alguns contratantes pedem uma emissão mais recente, mesmo dentro do prazo.

Empresa com parcelamento consegue a certidão?+

Consegue, com o parcelamento em dia. A certidão sai como positiva com efeitos de negativa, que tem o mesmo valor da negativa (CTN, art. 206).

Preciso de certificado digital para emitir a certidão?+

A página do serviço descreve a emissão informando o tipo e o CNPJ. Já a consulta da situação fiscal e a solução de pendências são feitas no e-CAC, com as formas de acesso que a Receita aceita.

A certidão federal inclui débitos de FGTS?+

A certidão conjunta trata da situação perante a Receita e a PGFN. A regularidade do FGTS tem certificado próprio, o CRF. O passo a passo está em Certidão de regularidade do FGTS como emitir: passo a passo do CRF.

Certidão negativa federal como emitir passo a passo, e o que fazer se não sair