Certidão de regularidade do FGTS: como emitir o CRF

Se a dúvida é certidão de regularidade do FGTS como emitir, o caminho é a página Consulta Regularidade do Empregador, da Caixa, onde você informa o CNPJ ou o CPF e, se a situação estiver regular, obtém o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). Quando o sistema aponta irregularidade, o certificado não sai até a pendência ser resolvida com a Caixa ou, no caso de débito inscrito em dívida ativa do FGTS, com a PGFN.

O que é o CRF e por que ele importa

O CRF é o documento que prova que o empregador está em dia com o FGTS. A própria página da Caixa resume: estar regular perante o FGTS é condição obrigatória para o empregador se relacionar com órgãos da Administração Pública e com instituições oficiais de crédito.

A Lei 8.036/1990, art. 27, lista as situações em que a apresentação do certificado é obrigatória, como habilitação e licitação em órgãos públicos e obtenção de empréstimos e favores com recursos públicos. A lista completa e os casos do dia a dia estão em Certidão de regularidade do FGTS CRF quando é exigida: as situações previstas em lei.

Este guia trata só da emissão: onde clicar, o que informar e o que fazer quando não sai.

Certidão de regularidade do FGTS como emitir: passo a passo

1. Abra a consulta da Caixa

A emissão é feita na página "Consulta Regularidade do Empregador", no endereço de consulta do CRF da Caixa. O certificado é fornecido pela Caixa.

Não é preciso login nem certificado digital para consultar. A Caixa pode pedir uma verificação de segurança antes de mostrar o resultado; nesse caso, siga a tela.

2. Escolha o tipo de inscrição

Na tela, há o campo "Tipo de Inscrição", com as opções CNPJ e CPF. Empresas usam CNPJ. O CPF serve para empregador pessoa física, como quem tem empregado doméstico ou produtor rural com empregados registrados no CPF.

3. Digite o número, só números

A instrução da Caixa é informar a inscrição somente com números e deixar a UF em branco. Para consultar pelo CNPJ básico (os oito primeiros dígitos), informe também a UF do estabelecimento.

Empresas com filiais devem conferir se o órgão que pediu o CRF quer o da matriz, o da filial ou do CNPJ básico. Cada estabelecimento pode ter situação própria.

4. Consulte e confira o resultado

O sistema mostra a situação do empregador. Se estiver regular, a página permite obter o certificado correspondente. Confira a razão social, o CNPJ e as datas que aparecem no documento antes de salvar. Se algum dado cadastral estiver errado, corrija o cadastro antes de entregar o certificado a terceiros.

5. Salve e guarde o PDF com a data

Salve o CRF em PDF e anote a data de emissão. Editais e bancos costumam aceitar o documento só dentro da validade. Como cada certidão tem prazo próprio, vale ler Certidão negativa validade quanto tempo vale: federal, trabalhista, FGTS, estado e município.

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Quando o CRF não sai

Se a consulta mostra o empregador como irregular, o certificado não é emitido. As causas mais comuns são:

guia de FGTS de alguma competência não paga ou paga com valor menor;
informações de folha enviadas sem o depósito correspondente;
débito de FGTS inscrito em dívida ativa;
parcelamento de FGTS em atraso;
divergência cadastral do empregador.

A rotina de recolhimento mudou com o FGTS Digital, ligado às informações de folha; o que mudou está em FGTS Digital: o que mudou para quem tem funcionário. Na prática, folha enviada com valor diferente do que foi depositado é uma das origens mais comuns de pendência.

Débito inscrito em dívida ativa do FGTS

Se a pendência estiver inscrita em dívida ativa, a regularização passa pela PGFN, e o portal Regularize é o caminho, como mostra Portal Regularize como usar passo a passo: da consulta à negociação da dívida. Confira nos canais oficiais da PGFN as condições de pagamento e de parcelamento.

Pendência que segue com a Caixa

Débito que não foi inscrito segue no âmbito do FGTS, com regularização pelo sistema do FGTS Digital ou pelos canais da Caixa. Depois do pagamento, a baixa pode não ser imediata; consulte de novo antes de concluir que algo deu errado.

Outros motivos para certidões travadas estão em Certidão negativa não sai motivos mais comuns: checklist para destravar.

CRF e as outras certidões

Licitação e crédito bancário costumam pedir um pacote de documentos: certidão federal conjunta da Receita e da PGFN, certidão estadual, municipal, trabalhista e o CRF. O pacote para licitação está em Certidões exigidas em licitação lista: o que separar antes do edital, e a certidão federal em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.

Uma boa rotina é emitir todas no mesmo dia, conferir as validades e programar a renovação antes do vencimento da primeira. Quem participa de licitações com frequência ganha tempo com uma planilha simples: nome da certidão, órgão emissor, data de emissão, validade e responsável pela renovação. Assim a pendência aparece com semanas de folga, e não no dia da proposta.

Erros comuns na emissão

Digitar o CNPJ com pontos e barras, ou preencher a UF quando não é consulta pelo CNPJ básico.
Emitir o CRF da matriz quando o edital pede o da filial.
Deixar para emitir no dia da entrega da proposta e descobrir uma pendência sem tempo de resolver.
Ignorar o FGTS de empregado já desligado, que continua contando para a regularidade.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Outros guias de certidões estão em Guias.

Perguntas frequentes

A emissão do CRF é paga?+

A consulta na página da Caixa é aberta, sem login, e o certificado pode ser obtido na própria consulta quando o empregador está regular. A página não informa cobrança; confirme no site da Caixa.

Empresa sem empregados consegue emitir o CRF?+

A consulta é feita pelo CNPJ ou pelo CPF do empregador. O resultado depende da situação registrada na Caixa; consulte e veja o que o sistema mostra.

Empregador doméstico pode emitir CRF?+

Sim. A consulta da Caixa aceita CPF no tipo de inscrição. O empregador pessoa física informa o CPF, só com números, e segue os mesmos passos.

Paguei o FGTS atrasado e o CRF continua irregular. O que fazer?+

Espere a baixa do pagamento e consulte de novo. Se a pendência continuar, confira se a guia foi da competência certa e se o débito não estava inscrito em dívida ativa, caso em que a regularização é pela PGFN.

O CRF serve para licitação de qualquer órgão público?+

A Lei 8.036/1990, art. 27, exige o certificado na habilitação e licitação de órgãos da Administração federal, estadual e municipal. O edital diz se aceita outro formato ou se pede também outras certidões.

Certidão de regularidade do FGTS como emitir: passo a passo do CRF