Certidões exigidas em licitação lista: o que separar antes do edital

Certidões exigidas em licitação lista curta: CNPJ e inscrição estadual ou municipal, certidão federal conjunta, CRF do FGTS, certidão trabalhista (CNDT), certidões estadual e municipal e, na parte econômico-financeira, certidão negativa de falência com o balanço dos 2 últimos exercícios. A base é a Lei 14.133/2021, e o edital pode detalhar a forma de cada prova.

Por que a lista de certidões decide a licitação

Na Lei 14.133/2021, art. 62, a habilitação é a fase em que o órgão verifica se a empresa tem capacidade para executar o contrato. Ela se divide em jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista e econômico-financeira.

Empresa com preço vencedor pode ser inabilitada por uma certidão vencida. Por isso, a lista abaixo segue a ordem da lei e diz o porquê de cada item. Regras de quem vende ao governo pelo Simples estão em Simples Nacional em licitação: a preferência da ME e da EPP e o que o órgão retém.

Certidões exigidas em licitação lista: parte fiscal, social e trabalhista

O art. 68 da Lei 14.133/2021 traz os requisitos. Cada um vira um documento.

1. Inscrição no CNPJ

O inciso I pede a inscrição no CPF ou no CNPJ. O comprovante de inscrição e situação cadastral mostra se o CNPJ está ativo e se a atividade bate com o objeto da licitação.

2. Inscrição estadual e/ou municipal

O inciso II pede a inscrição no cadastro de contribuintes estadual e/ou municipal, se houver, do domicílio ou sede, pertinente ao ramo e compatível com o objeto. Comércio costuma provar a inscrição estadual; serviço, a municipal.

3. Certidão federal conjunta (Receita e PGFN)

O inciso III pede regularidade com a Fazenda federal. A prova é a certidão emitida em conjunto pela Receita Federal e pela PGFN. Pelo gov.br, ela abrange a Dívida Ativa da União, inclusive contribuições previdenciárias, é gratuita e vale 180 dias. O passo a passo está em Certidão negativa federal como emitir passo a passo, e o que fazer se não sair.

4. Regularidade com a Seguridade Social

O inciso IV pede regularidade com a Seguridade Social e com o FGTS. A parte da Seguridade Social já aparece na certidão federal conjunta, que cobre as contribuições previdenciárias. Por isso, ela costuma servir para os dois itens.

5. CRF do FGTS

O FGTS tem prova própria: o Certificado de Regularidade do FGTS. A Lei 8.036/1990, art. 27, "a", torna o CRF obrigatório na habilitação e licitação promovida por órgão da administração federal, estadual e municipal. Quando ele é exigido em outras situações está em Certidão de regularidade do FGTS CRF quando é exigida: as situações previstas em lei.

6. Certidão trabalhista (CNDT)

O inciso V pede regularidade perante a Justiça do Trabalho. A prova é a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, criada pela CLT, art. 642-A. Ela é gratuita, eletrônica, cobre todos os estabelecimentos da empresa e vale 180 dias da emissão.

7. Declaração sobre trabalho de menores

O inciso VI pede o cumprimento do art. 7º, XXXIII, da Constituição. Não é certidão, e sim declaração da empresa, em geral no modelo do edital. Esquecer dela inabilita tanto quanto uma certidão vencida.

Certidões estadual e municipal: onde cada empresa tira

A regularidade com a Fazenda estadual e municipal também está no art. 68, III. Em São Paulo, a SEFAZ-SP informa a Certidão Única de Débitos SEFAZ/PGE, com vigência a partir de 14/10/2026, que reúne os créditos tributários estaduais e os créditos não tributários inscritos em dívida ativa. O caminho está em Certidão negativa estadual de São Paulo como emitir: passo a passo no SIDEB.

A certidão municipal depende da prefeitura da sede. Para empresas da capital paulista, veja Certidão negativa de tributos mobiliários em São Paulo: como emitir e o que fazer se não sair. Quando o edital pede só a fazenda do domicílio, não junte certidão de outro município sem necessidade.

Parte econômico-financeira: balanço e certidão de falência

O art. 69 da Lei 14.133/2021 traz dois documentos básicos para a habilitação econômico-financeira:

• balanço patrimonial, demonstração de resultado e demais demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios sociais;
• certidão negativa de feitos sobre falência, expedida pelo distribuidor da sede.

A lei proíbe exigir faturamento mínimo anterior e índices de rentabilidade ou lucratividade (§ 2º). O edital pode pedir índices econômicos e uma declaração de profissional contábil que ateste esses índices (§ 1º). Empresa sem balanço em ordem perde a licitação antes de discutir preço; o balanço é tratado em Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

O que muda para ME e EPP

A LC 123/2006, art. 42, diz que a regularidade fiscal e trabalhista de ME e EPP só é exigida para a assinatura do contrato. Mas o art. 43 manda apresentar toda a documentação na habilitação, mesmo com restrição.

Havendo restrição, o § 1º do art. 43 assegura 5 dias úteis, contados de quando a empresa é declarada vencedora, prorrogáveis por igual período a critério da administração, para regularizar, pagar ou parcelar e emitir as certidões. Esse prazo é curto. Quem entra em licitação com pendência conhecida deve começar a regularizar antes.

Dicas para não perder a habilitação

• Confira a validade de cada certidão na data da sessão, não na data do download. Prazos por tipo estão em Certidão negativa validade quanto tempo vale: federal, trabalhista, FGTS, estado e município.
• Guarde os PDFs com o código de autenticidade; o art. 68, § 1º, admite prova por meio eletrônico.
• Se o edital aceitar registro cadastral de órgão público, use-o: o art. 70, II, permite que ele substitua documentos.
• Certidão positiva com efeitos de negativa serve como regularidade; certidão positiva pura, não.

Exigências para vender ao governo além das certidões estão em Certidões necessárias para vender ao governo: checklist da empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Certidões necessárias para vender ao governo: checklist da empresa.

Outros guias de certidões estão em Guias.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Lei 14.133/2021 (arts. 62, 68, 69 e 70) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm; Planalto, Lei Complementar 123/2006 (arts. 42 e 43) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Planalto, CLT (art. 642-A) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm; Planalto, Lei 8.036/1990 (art. 27) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm; gov.br, Emitir certidão de regularidade fiscal https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-certidao-de-regularidade-fiscal; SEFAZ-SP, Certidão Única de Débitos SEFAZ/PGE https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/certidoes/Paginas/Certidao-Unica-de-Debitos-Sefaz-PGE.aspx