Ajuda de custo e auxílio home office: INSS e FGTS

A dúvida se ajuda de custo e auxílio home office incide INSS e FGTS tem resposta em duas camadas: a CLT diz que ajuda de custo e utilidades do teletrabalho não integram a remuneração, mas a lei do INSS, que também define a base do FGTS, só lista a ajuda de custo de mudança. Por isso o valor fica fora dos encargos com mais segurança quando é reembolso de despesa real, previsto em contrato escrito e comprovado.

O que a CLT diz

O art. 457, § 2º, da CLT, com redação da Lei 13.467/2017, diz que as importâncias pagas a título de ajuda de custo, mesmo habituais, não integram a remuneração, não se incorporam ao contrato e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

Para o teletrabalho, o art. 75-D trata das despesas. A responsabilidade pela compra, manutenção ou fornecimento de equipamentos e infraestrutura, e o reembolso de despesas do empregado, devem estar em contrato escrito. O parágrafo único diz que essas utilidades não integram a remuneração.

Lido sozinho, o texto da CLT parece resolver: não incide nada. O problema está na outra lei.

Ajuda de custo e auxílio home office incide INSS e FGTS pela lei previdenciária?

A Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º, lista o que não integra o salário de contribuição, e diz que a lista é exclusiva. Na alínea "g", ela fala da ajuda de custo em parcela única, recebida exclusivamente por mudança de local de trabalho do empregado, na forma do art. 470 da CLT.

O FGTS segue a mesma lista. A Lei 8.036/1990, art. 15, § 6º, diz que não entram na remuneração para o FGTS as parcelas do § 9º do art. 28 da Lei 8.212.

Resultado: há um texto amplo na CLT e um texto restrito na lei de custeio. Quando a empresa paga um valor fixo mensal chamado ajuda de custo, sem relação com despesa real, a fiscalização pode tratar o valor como salário disfarçado. Quando o valor é reembolso comprovado de despesa do trabalho, o argumento de que não há remuneração fica muito mais forte.

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Reembolso, ajuda fixa ou fornecimento: qual escolher

Na prática, a empresa tem três formatos para o home office.

Fornecer o equipamento: notebook, cadeira e monitor ficam no patrimônio da empresa, emprestados ao empregado. É o formato com menos discussão.
Reembolsar a despesa: o empregado apresenta conta de internet ou de energia, ou nota de compra, e a empresa devolve o valor ou a parte proporcional combinada.
Pagar valor fixo mensal: mais simples de operar, mas é o que mais se aproxima de salário se não houver critério e prova.

Qualquer que seja o formato, o art. 75-D pede contrato escrito. Um aditivo ao contrato de trabalho com a regra de reembolso resolve a exigência e serve de prova.

Como documentar para reduzir o risco

Aditivo de teletrabalho dizendo o que a empresa fornece e o que reembolsa.
Política com tetos e despesas aceitas, igual para todos do mesmo cargo.
Comprovantes guardados pelo prazo de guarda de documentos trabalhistas.
Pagamento em rubrica própria de reembolso, e não somado ao salário.
Revisão anual do valor, para que continue proporcional à despesa.

Uma planilha simples de controle ajuda; veja o modelo em Planilha de reembolso: o modelo que a sua empresa precisa ter.

Como lançar na folha e no eSocial

No eSocial, cada pagamento vai para uma rubrica, e a natureza da rubrica diz se há incidência de INSS, FGTS e imposto de renda. Rubrica cadastrada errada faz o sistema calcular encargo onde não deveria, ou o contrário. O cadastro está explicado em Rubricas no eSocial: o que é a tabela S-1010 e por que ela pesa no imposto.

O registro do teletrabalho no eSocial tem página própria em Home office no eSocial: o que informar e o que a CLT exige no contrato. Para ver o peso dos encargos sobre o que integra o salário, veja Encargos trabalhistas sobre a folha: o que é cada um e quem paga.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Outros guias de rotina trabalhista estão em Guias.

Perguntas frequentes

Auxílio home office em valor fixo tem INSS?+

O art. 457, § 2º, da CLT diz que ajuda de custo não é base de encargo. Mas a Lei 8.212, art. 28, § 9º, só exclui a ajuda de custo de mudança. Valor fixo sem prova de despesa é o formato com mais risco de cobrança.

Reembolso de internet entra no FGTS?+

Reembolso comprovado de despesa do trabalho, previsto em contrato escrito, tem natureza de indenização, e não de salário. O art. 75-D da CLT diz que essas utilidades não integram a remuneração.

Preciso de contrato para pagar o auxílio?+

Sim. O art. 75-D da CLT exige contrato escrito para definir quem compra os equipamentos e como funciona o reembolso. Um aditivo ao contrato de trabalho atende.

Emprestar notebook ao empregado gera encargo?+

Equipamento fornecido para o trabalho, que continua sendo da empresa, é ferramenta, e não salário. Registre o empréstimo em termo assinado, com a obrigação de devolução.

A ajuda de custo pode ser qualquer valor?+

A CLT não fixa teto para a ajuda de custo. Mesmo assim, um valor sem relação com a despesa real enfraquece o argumento de que não é salário. Use critério e comprovante.

Ajuda de custo e auxílio home office incide INSS e FGTS? O que diz a lei