Planilha de reembolso: o modelo que a sua empresa precisa ter

Uma planilha de reembolso é o controle onde a empresa registra cada despesa que o colaborador pagou do próprio bolso e que a empresa vai devolver. Ela existe para que o pagamento saia com comprovante, com aprovação e com registro, em vez de sair na base do "depois eu te acerto".

Este texto é para o dono de negócio que já ouviu "esqueci de te falar desse gasto" mais de uma vez. Quando existe planilha de reembolso e regra escrita, some a discussão no fim do mês, o caixa para de ser surpreendido e o contador consegue separar o que é despesa da empresa do que é gasto pessoal do funcionário.

Por que a planilha de reembolso evita briga

Briga de reembolso quase nunca é sobre dinheiro. É sobre memória. O colaborador lembra de um combinado, o gestor lembra de outro, e ninguém anotou nada no dia em que a despesa aconteceu.

A planilha resolve isso porque transforma o combinado em linha. A despesa entra com data, valor e motivo, alguém aprova ou recusa na hora, e o histórico fica ali para quem quiser consultar depois. Quando a recusa acontece, ela acontece com o item na frente das duas pessoas, e não três semanas depois.

Tem ainda o efeito de tratamento igual. Se todo mundo lança na mesma planilha, com os mesmos campos e o mesmo teto, ninguém sente que o colega recebeu um privilégio. Isso vale mais para o clima do time do que qualquer discurso.

O que acontece quando despesa pessoal entra na empresa

Sem controle, o reembolso vira porta de entrada para gasto que não é do negócio. Combustível do fim de semana, mercado de casa, jantar de família, assinatura pessoal. Às vezes é má fé, mas na maioria das vezes é só desorganização de quem juntou tudo no mesmo bolso.

O problema é que esse gasto entra na despesa e derruba o lucro que aparece nos seus relatórios. Você olha o resultado do mês, acha que o negócio rendeu menos, e toma decisão errada sobre preço, sobre contratação e sobre retirada.

O segundo problema é fiscal. Despesa sem documento válido, ou com documento no nome de uma pessoa física sem nenhuma ligação com a operação, não se sustenta numa análise. Em regimes que apuram lucro, isso muda a base de cálculo do imposto. E nenhum regime aceita nota de supermercado da casa do sócio como custo do negócio.

O terceiro problema aparece na folha. Reembolso pago sem comprovante, de forma repetida e no mesmo valor todo mês, deixa de parecer reembolso e passa a parecer complemento de salário, com todo o efeito trabalhista e previdenciário que isso carrega.

Se a sua rotina de pagamento de pessoal está confusa, vale conversar sobre Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente antes que o assunto vire passivo.

Quais colunas a planilha de reembolso precisa ter

Quem monta o arquivo é o seu time, e a lógica é simples: cada linha da planilha é uma despesa, e não um pacote de despesas. Se o colaborador gastou em três lugares no mesmo dia, são três linhas.

Comece pela data da despesa, que é o dia em que o dinheiro saiu do bolso da pessoa, não o dia em que ela lembrou de lançar. Depois vem o colaborador, com nome completo, para não misturar dois "Paulo". O centro de custo ou projeto diz de qual área ou cliente aquilo saiu, e é o campo que depois permite olhar despesa por frente de trabalho.

O tipo de despesa precisa ser uma lista fechada, escolhida numa caixa de seleção: transporte, alimentação, hospedagem, material, correio, estacionamento, outros. Campo livre aqui destrói qualquer relatório. A descrição é o texto curto que explica o motivo, no formato "visita ao cliente X" ou "compra de tinta para a loja".

O fornecedor é quem emitiu o documento, e o valor é o total pago, com centavos. O comprovante tem dois campos: o tipo do documento e o número dele. Ao lado, o anexo, que é o link ou o nome do arquivo da foto ou do PDF. Sem anexo, a linha não anda.

Fecham o bloco os campos de decisão: status (enviado, aprovado, recusado, pago), aprovador, data da aprovação, data do pagamento e forma de pagamento do reembolso. É esse bloco que separa despesa combinada de despesa que alguém simplesmente pagou.

Colunas obrigatórias

| Coluna | O que vai nela |

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| Data da despesa | Dia real do gasto, não o dia do lançamento |

| Colaborador | Nome completo de quem pagou |

| Tipo de despesa | Lista fechada, escolhida em caixa de seleção |

| Descrição | Motivo em uma linha, com cliente ou finalidade |

| Valor | Total pago, com centavos |

| Comprovante | Tipo e número do documento apresentado |

| Anexo | Arquivo ou link da foto ou do PDF do comprovante |

Colunas que valem a pena ter

| Coluna | Para que serve |

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| Centro de custo ou projeto | Ver despesa por área, loja ou cliente |

| Fornecedor | Identificar quem emitiu o documento |

| Status | Enviado, aprovado, recusado ou pago |

| Aprovador | Quem carimbou a despesa |

| Data da aprovação | Medir quanto tempo a aprovação demora |

| Data do pagamento | Saber quando o dinheiro voltou para a pessoa |

| Observação | Registrar recusa parcial ou combinado específico |

Duas dicas de construção para o time que vai montar o arquivo. Trave o tipo de despesa e o status com validação de dados, para que ninguém digite variações do mesmo texto. E deixe a soma por colaborador e por mês numa aba separada, porque é dali que sai o valor a pagar.

Que regras a empresa deveria escrever antes de abrir a planilha

Planilha sem política vira campo de negociação. Antes de distribuir o arquivo, escreva uma página com cinco decisões, e mande junto com a planilha.

A primeira é o prazo de envio. Defina até quando a despesa do mês pode ser lançada e diga o que acontece com o que chega depois. Sem prazo, o mês nunca fecha.

A segunda é o comprovante obrigatório. Diga qual documento é aceito, se foto legível serve, e o que fazer quando o comprovante se perde. A regra mais comum é direta: sem comprovante, sem reembolso.

A terceira é o teto por tipo de despesa. Cada tipo ganha um limite por ocorrência ou por dia, definido pela empresa de acordo com a sua realidade. O que passar do teto ou é recusado, ou precisa de autorização prévia registrada por escrito.

A quarta é quem aprova. Nomeie o aprovador por área e o substituto para férias e ausências. Deixe claro que ninguém aprova a própria despesa, incluindo sócio e diretor.

A quinta é como a empresa paga. Defina a data de pagamento dos reembolsos, se ela é única no mês ou se acompanha a folha, e por qual meio o dinheiro sai. Escreva também que reembolso é devolução de despesa e não parte da remuneração, e mantenha esse pagamento identificado como reembolso no extrato.

Vale ainda listar o que a empresa nunca reembolsa, como multa de trânsito, bebida alcoólica e gasto de acompanhante.

Qual o impacto contábil de reembolsar errado

Reembolso bem feito é despesa da empresa com documento no lugar certo, e entra na contabilidade pelo que é. Reembolso mal feito distorce três coisas ao mesmo tempo.

Distorce o resultado, porque gasto pessoal vira custo do negócio e some do seu lucro real de gestão. Distorce a base de imposto, porque o que não tem lastro não deveria estar reduzindo lucro nenhum. E distorce a leitura do fluxo de caixa, porque a saída aparece sem previsão, sempre no pior dia.

Tem também o efeito de sócio. Dinheiro que sai da empresa para pagar conta pessoal do dono, sem registro correto, não é despesa: é retirada. Tratar retirada como despesa é o erro mais comum em empresa pequena, e é o primeiro que aparece quando alguém olha os números com atenção. Se você quer enxergar o resultado limpo, o caminho passa por Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Por fim, existe o efeito no planejamento. Empresa que não sabe quanto gasta com deslocamento, alimentação e material não consegue avaliar regime tributário, precificação nem margem por cliente. Números bagunçados atrapalham qualquer conversa de Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Como a WJR entra nisso

O ponto de partida é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial no escritório da Mooca ou online. Nele o time olha como o dinheiro sai hoje da sua empresa, o que está sendo pago sem comprovante e o que está entrando como despesa sem ser.

A partir daí, a WJR ajuda a definir as regras de reembolso, os tipos de despesa que fazem sentido no seu negócio e a forma de registrar tudo isso na contabilidade, para que o relatório do mês reflita a operação. O trabalho de arrumar processo interno tem página própria em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

A comunicação fica no grupo de WhatsApp do cliente, com time especializado do outro lado, e a resposta costuma sair em algumas horas. Como escreveu a Mariana no Google: "eles te inserem em todo o processo, deixando tudo muito bem explicado".

Perguntas frequentes

Fontes: WJR Contabilidade