Divergência de estoque da loja virtual e fiscalização: o risco e como corrigir

A divergência de estoque da loja virtual e fiscalização se encontram num ponto: quando compras, vendas e inventário não fecham, o fisco pode tratar a diferença como venda sem nota. A Lei 9.430/1996 permite esse levantamento por espécie de mercadoria para empresas comerciais, e a LC 123 aplica essas presunções também a quem está no Simples Nacional.

Como o fisco enxerga o seu estoque

O fisco não precisa entrar no seu galpão para saber se o estoque bate. Ele tem as notas de compra emitidas pelos fornecedores, as notas de venda que você emitiu e o inventário que a empresa informa.

Com isso, a conta é simples: estoque no início, mais compras, menos vendas registradas, deve dar o estoque no fim. A Lei 9.430/1996, art. 41, descreve esse levantamento por espécie de quantidades e, no § 3º, diz que ele se aplica às empresas comerciais em relação às mercadorias compradas para revenda. A diferença, multiplicada pelo preço médio, é considerada receita omitida (§ 2º).

A LC 123, art. 34, estende ao Simples Nacional todas as presunções de omissão de receita das leis dos tributos que estão no regime.

Por que a divergência de estoque da loja virtual e fiscalização preocupam

No comércio físico, o produto sai pela porta com o cliente. Na loja virtual, ele passa por várias etapas, e cada uma pode criar diferença:

• Venda feita no marketplace e nota emitida com código de produto diferente do cadastro.
• Kit vendido como um item, com baixa de estoque dos componentes errada.
• Troca e devolução sem nota de entrada.
• Produto danificado ou extraviado no transporte sem registro.
• Brinde e amostra que saem sem documento.
• Estoque em armazém de terceiro, como o centro de distribuição da plataforma, controlado fora do seu sistema.

Cada uma dessas situações deixa o estoque físico diferente do estoque que as notas indicam.

Os dois tipos de diferença

Estoque físico menor que o das notas. Faltam produtos. Para o fisco, mercadoria que entrou e não tem nota de saída pode ter sido vendida sem nota. É o caso que gera a presunção de omissão de receita.

Estoque físico maior que o das notas. Sobram produtos. Isso pode indicar compra sem nota de entrada, o que também é problema. Também aparece quando a loja vende sem estoque registrado, tema de Estoque negativo e emissão de nota fiscal de produto: pode emitir e como corrigir.

O que mais o Simples observa

A LC 123, art. 29, lista situações de exclusão de ofício do Simples. Duas conversam com estoque e caixa:

• Inciso X: aquisições de mercadorias para revenda acima de 80% dos ingressos de recursos no ano, ressalvadas hipóteses justificadas de aumento de estoque, excluído o ano de início de atividade.
• Inciso VIII: falta de escrituração do livro-caixa ou movimentação financeira que não permita identificação.

Nos casos dos incisos II a XII, a exclusão produz efeitos a partir do mês em que ocorreram e impede nova opção pelo Simples pelos 3 anos-calendário seguintes (art. 29, § 1º). Por isso, crescer o estoque de propósito, para uma data de venda forte, merece estar documentado como aumento justificado.

Os demais cruzamentos que o regime faz estão em Malha fina do Simples Nacional: o que a Receita compara e como sair dela.

Como encontrar a divergência antes do fisco

1. Faça inventário físico pelo menos no fechamento do ano, contando produto por produto.
2. Compare com o sistema e com a soma das notas de entrada e saída do período.
3. Separe as diferenças por causa: cadastro, kit, troca, perda, armazém de terceiro.
4. Documente cada causa com nota fiscal, boletim de ocorrência, laudo ou registro interno.
5. Ajuste o cadastro para que o mesmo produto tenha um código só em todos os canais.

O controle no dia a dia está em Controle de estoque para pequena empresa: giro, inventário e o que o fisco pede.

Como regularizar o que já está errado

Perda, quebra e extravio devem ser registrados com documento que prove o fato e, quando a legislação do ICMS exigir, com a nota fiscal correspondente. Trocas e devoluções precisam de nota de entrada, como explica Troca de produto na loja virtual como fica a nota fiscal da devolução e do novo envio.

Quando a diferença é de cadastro, o ajuste é interno, mas deve deixar rastro: planilha com o antes e o depois, data e responsável. Quando a diferença indica venda sem nota, a conversa com o contador é sobre como regularizar a receita antes de qualquer intimação.

As regras de ICMS, como a nota exigida em cada tipo de baixa, são estaduais. Em São Paulo, confira com o contador a norma da SEFAZ-SP para o seu caso.

Se a fiscalização chegar

Responda dentro do prazo, entregue o que foi pedido e não "monte" documento depois. Ter inventário, notas e explicação das diferenças já organizados muda o tom da fiscalização. O preparo geral está em Como se preparar para fiscalização da prefeitura ou da Sefaz: checklist.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de loja virtual estão em E commerce.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Lei 9.430/1996, art. 41 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9430.htm; Planalto, Lei Complementar 123/2006, arts. 29 e 34 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm