Troca na loja virtual: como fica a nota fiscal

A dúvida sobre troca de produto na loja virtual como fica a nota fiscal tem resposta curta. A volta do item é registrada com uma nota de devolução ou de entrada que aponta para a nota original, e o produto enviado no lugar sai com uma nota nova.

Por que a troca não é só logística

Para o cliente, troca é trocar o tamanho da camiseta. Para o fisco, são dois movimentos de mercadoria: uma entrada no seu estoque e uma nova saída. Se a nota fiscal não acompanha os dois, aparecem três problemas ao mesmo tempo:

o estoque do sistema deixa de bater com o físico;
a receita da venda original continua contando, mesmo com o produto de volta;
o novo envio circula sem documento.

O primeiro problema é o que mais aparece numa fiscalização de estoque, tema de Divergência de estoque da loja virtual e fiscalização: o risco e como corrigir.

Troca de produto na loja virtual como fica a nota fiscal em cada cenário

São três situações comuns, e cada uma pede um caminho:

1. Troca por arrependimento. O Código de Defesa do Consumidor, art. 49, permite ao consumidor desistir da compra feita fora do estabelecimento em 7 dias, contados da assinatura ou do recebimento do produto, com devolução imediata dos valores pagos. Se ele desiste e quer outro item, há devolução da venda original e uma venda nova.

2. Troca por defeito. Pelo CDC, art. 18, § 1º, se o vício não for sanado em até 30 dias, o consumidor pode exigir a substituição do produto, a devolução do dinheiro ou o abatimento do preço. A substituição gera a volta do item com defeito e a saída do item novo, cada uma com seu documento.

3. Troca por cortesia. Tamanho, cor ou gosto, dentro da política da loja. A lei não obriga, mas o fluxo fiscal é o mesmo: volta e nova saída.

Os prazos para o consumidor reclamar de vício aparente estão no art. 26 do CDC: 30 dias para produto não durável e 90 dias para durável, contados da entrega.

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Como registrar a volta do produto

Quando o cliente é pessoa física, ele não emite nota. Por isso, em regra, a própria loja emite uma nota fiscal de entrada (devolução), referenciando a chave da nota de venda original e com a natureza da operação de devolução. A regra detalhada de cada estado fica no regulamento do ICMS, e o emissor de notas costuma ter o modelo pronto. Como emitir a nota de devolução, campo a campo, está em Nota fiscal de devolução: quem emite, prazo e CFOP.

Atenção para não confundir devolução com cancelamento. Cancelar a nota só vale dentro do prazo e quando a mercadoria não circulou. Se o produto já foi entregue e voltou, o caminho é a devolução. Prazos e limites do cancelamento estão em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou. E o caso do pedido cancelado antes do envio, com nota já emitida, tem página própria: Pedido cancelado depois da nota fiscal emitida loja virtual: o que fazer.

Como emitir a nota do novo envio

O produto que sai no lugar do devolvido precisa de nota própria, como qualquer saída. Três cuidados:

Valor: se o item novo tem o mesmo preço e o cliente não paga diferença, a nota sai com o valor do produto, e o pagamento é o da venda original, que foi compensado.
Diferença de preço: se o cliente paga a mais, a nota mostra o valor cheio do novo item; se a loja devolve diferença, o estorno é registrado no financeiro.
Frete: frete de troca pago pela loja é despesa; frete cobrado do cliente entra na nota.

Guarde a ligação entre os três documentos: nota original, nota de devolução e nota do novo envio. Um campo de observação com a chave da nota original resolve a maior parte das dúvidas numa conferência.

E o imposto já pago na venda original?

No Simples Nacional, a LC 123, art. 3º, § 1º, define que as vendas canceladas não entram na receita bruta. A devolução registrada corretamente reduz a receita do período em que acontece, e o DAS é calculado sobre o valor líquido. Sem a nota de devolução, a venda original segue somada e a nova venda também, e a loja paga imposto duas vezes sobre o mesmo produto.

Nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real, a devolução também reduz a receita, com reflexo em PIS, Cofins e ICMS conforme a apuração. O contador precisa receber a nota de devolução no mês em que ela aconteceu.

Marketplace e MEI

No marketplace, a plataforma costuma ter fluxo próprio de devolução, mas a nota continua sendo da loja vendedora. Confira no painel da plataforma quem gera a etiqueta e quem emite o documento, e mantenha a nota de entrada no seu emissor.

O MEI dispensado da NF-e para vender a consumidor tem regras próprias de documento, explicadas em Nota fiscal de MEI para empresa: o que o cliente pessoa jurídica exige.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Outras dúvidas de loja virtual estão em E commerce e em Contabilidade para e-commerce: o que a sua loja precisa acertar.

Perguntas frequentes

Posso cancelar a nota em vez de emitir a de devolução?+

Só quando a mercadoria não circulou e o prazo de cancelamento não passou. Se o produto foi entregue e voltou, o registro correto é a nota de devolução, que referencia a nota original.

O cliente pessoa física precisa emitir nota para devolver?+

Não. Em regra, a própria loja emite a nota de entrada para registrar a volta do produto. A regra exata está no regulamento do ICMS do seu estado.

Troca pelo mesmo produto exige nova nota?+

Sim. A saída do item novo é uma nova circulação de mercadoria e precisa de documento, mesmo sem pagamento de diferença. O vínculo com a venda original fica na observação da nota.

A devolução reduz o imposto do Simples?+

Reduz. A LC 123, art. 3º, § 1º, exclui as vendas canceladas da receita bruta. Com a nota de devolução registrada no mês, o DAS é calculado sobre a receita líquida.

Qual é o prazo de arrependimento na compra online?+

São 7 dias, contados da assinatura ou do recebimento do produto, pelo art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. Os valores pagos são devolvidos de imediato.

Troca de produto na loja virtual como fica a nota fiscal da devolução e do novo envio