Estoque negativo e emissão de nota fiscal de produto: pode emitir e como corrigir

Estoque negativo e emissão de nota fiscal de produto convivem mais do que deveriam: o emissor costuma autorizar a nota mesmo com saldo abaixo de zero, porque a autorização não confere o estoque da sua empresa. O problema aparece depois, já que saída sem entrada correspondente sugere mercadoria comprada sem nota, um dos sinais que a fiscalização estadual procura.

O que é estoque negativo, na prática

Estoque negativo é quando o sistema mostra que você vendeu mais unidades de um produto do que comprou. Fisicamente, isso é impossível: ninguém entrega o que não tem. Então o número negativo é sempre um sinal de que alguma informação está faltando ou errada.

O saldo fiscal é calculado com base nas notas de entrada e de saída. Se o sistema de gestão está ligado ao emissor, cada nota mexe no estoque. Quando uma das pontas falha, o saldo descola da prateleira.

Estoque negativo e emissão de nota fiscal de produto: posso emitir assim?

Tecnicamente, na maior parte dos sistemas, pode. A autorização da nota eletrônica confere dados como cadastro, tributação e formato do arquivo. O saldo do seu estoque não é conferido nesse momento.

Mas emitir não resolve. A nota de saída é verdadeira, a venda aconteceu, e o produto saiu de algum lugar. Se não há nota de entrada que explique de onde ele veio, a leitura natural de quem fiscaliza é que a mercadoria entrou sem documento. Essa divergência entre entradas e saídas é tratada em Divergência de estoque da loja virtual e fiscalização: o risco e como corrigir.

A regra prática é: emita a nota da venda, porque o cliente tem direito a ela e a venda é real, e corrija a causa do saldo negativo no mesmo dia.

As causas mais comuns em loja virtual

Nota de entrada não lançada

O fornecedor emitiu, a mercadoria chegou, mas ninguém importou o arquivo da nota no sistema. As vendas começam antes da entrada aparecer.

Pré-venda

O produto é vendido antes de chegar, com prazo de entrega maior. Se a nota de venda for emitida na hora do pedido, a saída vem antes da entrada.

Kit e combo sem desmembramento

A loja vende um kit, mas o estoque é controlado por item, ou o contrário. A baixa sai do código errado. O tratamento fiscal do kit está em Venda de kit e combo na loja virtual nota fiscal: item a item ou como produto novo?.

Troca e devolução sem nota

O cliente devolve um produto, a loja manda outro, mas a devolução não foi registrada com nota. O item devolvido fica fora do saldo. Veja Troca de produto na loja virtual como fica a nota fiscal da devolução e do novo envio.

Unidade de medida trocada

O fornecedor fatura em caixa com 12 unidades, e a loja vende por unidade. Se a conversão não está cadastrada, uma entrada de 1 caixa vira 1 unidade.

Estoque em armazém do marketplace

Mercadoria enviada para o centro de distribuição de um marketplace precisa de nota de remessa e de retorno simbólico conforme o caso. Sem isso, o estoque some do sistema da loja, mas as vendas continuam.

Como corrigir sem criar outro problema

• Identifique os produtos negativos. Relatório por código, com data da primeira saída sem saldo.
• Procure a nota de entrada que falta. Na maior parte dos casos, ela existe e só não foi lançada.
• Confira kits, unidades e conversões. Ajuste o cadastro antes de mexer em saldo.
• Registre devoluções e remessas pendentes com as notas corretas.
• Faça inventário físico dos itens que continuarem divergentes.
• Ajuste o saldo com documento. Diferença de inventário precisa de registro contábil e fiscal, nunca de edição manual do número no sistema.
• Bloqueie a venda sem saldo na loja, salvo nos itens de pré-venda controlados.

Integrar a loja, o sistema de gestão e o emissor reduz muito esses erros. O desenho dessa integração está em Integração de nota fiscal com loja virtual e ERP: como montar o fluxo certo.

Por que guardar tudo

O CTN (art. 195, parágrafo único) manda conservar os livros obrigatórios e os comprovantes dos lançamentos até a prescrição dos créditos tributários das operações. Notas de entrada, de saída, de devolução e o inventário são esses comprovantes. Em uma fiscalização, são eles que explicam por que o estoque ficou negativo e foi corrigido.

Um controle de estoque simples, com rotina semanal de conferência, evita a maior parte dos casos. O passo a passo está em Controle de estoque para pequena empresa: giro, inventário e o que o fisco pede. A emissão de notas ligada ao estoque é o tema de Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Divergência de estoque da loja virtual e fiscalização: o risco e como corrigir.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Código Tributário Nacional (art. 195, guarda de livros e comprovantes) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm